Daftar Purchase Order [Pesanan Pembelian]
Semua formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang sudah anda buat akan direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Pesanan Pembelian (List Of Purchase Order).
Daftar Pesanan Pembelian (LIst Of Purchase Order) dapat dibuka dari menu utama List – Purchase – Purchase Orde.
Tampilan daftar Purchase Order terbagi menjadi beberapa bagian:
1. Tombol menu pada Daftar Purchase Order, terdiri dari:
- New : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang baru.
- Edit : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang tersorot, sehingga anda dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja. Pengeditan tampilan Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
- Delete : Tombol ini berfungsi untuk menghapus Formulir Purchase Order yang tersorot. Penghapusan Formulir Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
- Filter : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.
- Find : Berfungsi untuk mempermudah anda mencari Formulir Purchase Order yang ingin anda edit, hapus ataupun cek. Pencarian formulir dilakukan berdasarkan <Invoice No> dan berdasarkan <Invoice Desc>.
- Refresh : Tombol ini berfungsi untuk mengupdate tampilan Daftar Purchase Order sesuai dengan penginputan data yang terakhir.
- Print : Tombol ini berfungsi untuk mencetak Daftar Purchase Order.
- Proceeded by : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.
2. Purchase Order List Detail, terdiri dari:
a. PO No : Kolom ini menampilkan nomor Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang telah dibuat.
b. Date : Kolom ini manampilkan tanggal pembuatan Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order).
c. Status : Kolom ini menampilkan status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order). Pada daftar ini terdapat tiga status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order), yaitu:
- On Process : Formulir dengan status On Proses adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan belum diterima atau sudah diterima tetapi hanya sebagian dari total pesanan saja.
- Closed : Formulir dengan status Closed adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan dibatalkan seluruhnya atau sebagian saja.
- Full Received : Formulir dengan status Full Received adalah formulir pesanan dimana seluruh barang yang dipesan telah diterima.
d. Vendor Name : Kolom ini menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.
e. Expected : Kolom yang menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.
f. Freight : Kolom yang menampilkan taksiran biaya angkut.
g. Amount : Kolom ini menampilkan jumlah nilai pesanan.
h. Deposit : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka yang telah dibayar dari Purchase Order yang tersorot.
i. Deposit Used : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka dari Purchase Order yang tersorot yang telah dipakai untuk mengurangi hutang Faktur Pembelian.
j. Description : Kolom ini menampilkan keterangan yang anda ketik pada Formulir Purchase Order.
h. Currency : Kolom ini menampilkan informasi mata uang (currency) dari Vendor barang.
3. Klik Mouse Kanan
a. New : Untuk membuat PO yang baru.
b. Edit : Membuka (membuka) PO yang tersorot (aktif)
c. Delete : Menghapus PO yang tersorot. PO yang tersorot dapat dihapus dengan catatan PO tersebut belum diproses menjadi RI atau PI.
d. Filter Ctrl + F : Tombol yang bersungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal. filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.
e. Sort by : Pilihan urutan secara acending (klik sekali) atau secara decending (klik sekali lagi), berdasarkan judul kolom yang telah disediakan.
f. Proceeded by : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.
Cara Menghapus/Mengubah Formulir Purchase Order
Formulir Purchase Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau uabah pada Daftar Formulir Purchase Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
- Buka Daftar Formulir Purchase Order dengan cara klik menu utama List – Purchase – Purchase Order [Daftar- Pembelian – Pesanan Pembelian];
- Pada Daftar Formulir Purchase Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor Formulir atau description formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
- Setelah Formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah Formulir tersebut.
Catatan : Formulir Purchase Order dapat dihapus/diubah dengan catatan formulir tersebut belum diproses menjadi receive item atau purchase invoice. Jika formulir Purchase Order tersebut telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice, anda harus terlebih dahulu membatalkan transaksi receive item atau purchase invoice tersebut baru kemudian menghapus atau mengedit formulir Purchase Order yang anda inginkan.
Untuk video tutorialnya dibawah ini………..
