Fitur Daftar Barang dan Jasa [List of Items] pada Accurate 5

ACCURATE Accounting Software menyediakan satu Tabel yang dapat anda gunakan untuk mencatat data Barang Dagangan dan Jasa yang anda miliki.

Tabel Daftar Barang dan Jasa menampilkan informasi nomor barang (item no), nama barang (description). jumlah barang (quantity), harga jual (unit price) dan informasi tipe barang.

Jenis item yang dapat dicatat pada Tabel Daftar Barang dan Jasa dapat dibedakan menjadi 4 tipe item yaitu:

1 Item dengan tipe Inventory Part. Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Inventory Part (Persediaan) jika barang yang anda beli tersebut merupakan barang dagangan yang ditujukan untuk dijual kembali.

Item yang dapat dikategorikan sebagai item dengan tipe Inventory Part, adalah item yang mempunyai karakteristik sebagai berikut:

• Mempunyai informasi persediaan, yang meliputi: informasi kuantitas, cost/unit dan tempat barang disimpan dapat di telusuri.
• Barang tersebut dibeli untuk distok (disimpan) dengan tujuan untuk dijual kembali kepada pelanggan.
• History dari barang tersebut dapat ditelusuri.
• Pencatatan barang tersebut mempengaruhi akun dengan tipe persediaan.
• Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang tersebut dapat secara otomatis dihitung sesuai dengan metode perhitungan harga pokok yang anda gunakan apakah metode FIFO atau AVERAGE.

2. Item dengan tipe Non Inventory Part. Anda dapat mencatat barang yang anda miliki dengan tipe Non Inventory Part (Non-Persediaan) jika barang yang anda beli tersebut merupakan barang yang akan anda konsumsi sendiri atau dipakai sendiri.

Item yang dapat dikategorikan sebagai item dengan tipe Non Iventory Part adalah item yang mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Tidak memunyai informasi persediaan karena informasi kuantitas, cost/unit item tersebut tidak tersedia.
2. Barang tersebut dibeli untuk dipakai sendiri (langsung habis) dan tidak untuk disimpan (di stock).
3. History dari barang tersebut tidak dapat ditelusuri.
4. Karena barang tersebut dibeli untuk langsung dipakai, maka pencatatan Pembelian barang tersebut akan mempengaruhi akun beban (expense).
5. Jika barang tersebut dijual, maka Harga Pokok Penjualan dari barang dengan tipe non persediaan tidak dapat dihitung secara otomatis.

3. Item dengan tipe Service. Tipe Item Service khusus digunakan untuk mencatat jenis jasa yang anda jual kepada pelanggan anda. Pencatatan Item Service secara otomatis akan mempengaruhi akun revenue secara yang anda miliki.

4. Item dengan tipe Grouping. Tipe Grouping khusus digunakan untuk mencatat jenis item persediaan yang akan anda jual secara Paket atau secara Group.

Tabel Daftar Barang dan Jasa dapat anda buka dari menu utama List – Items – [Daftar – Barang dan Jasa]. Tampilan Tabel Daftar Barang dan Jasa dibagi dalam 3 kelompok, berikut penjelasannya:

1. Kelompok Tombol Menu. Tombol Menu pada Tabel Daftar Barang dan Jasa terdiri dari tombol-tombol:

a. Tombol New          : Tombol ini berfungsi untuk membuat Item Baru.

b. Tombol Edit          : Tombol ini berfungsi untuk mengedit data Item.

c. Tombol Delete      : Tombol ini berfungsi untuk menghapus data Item

d. Tombol Filter       : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan kolom Filter yang terdapat di sebelah kiri Daftar Barang dan Jasa. Dengan filter anda dapat menampilkan hanya Item yang anda inginkan saja pada Daftar Barang dan Jasa. Filter Daftar Barang dan Jasa dapat dilakukan berdasarkan:

• Item Type         : Filter berdasarkan tipe barang dan jasa. Terdapat empat pilihan tipe barang: Inventory Part, Non Inventory Part, Grouping dan Service.
• Suspended       : Filter berdasarkan status aktif atau tidaknya Item. Terdapat tiga pilihan:

A. Yes  : Hanya menampilkan item yang tidak aktif atau item yang suspended saja pada Daftar Barng dan Jasa.

B. No   : Hanya menampilkan item yang tidak aktif atau item yang tidak suspended saja pada Daftar Barang dan Jasa.

C. All    : Menampilkan semua Item, baik yang aktif (tidak suspended) maupun yang tidak aktif (suspended) pada Daftar Barng dan Jasa.

• Do Not Show Zero Qty Except Parent Item  : Jika option ini anda centang, maka Daftar Barang dan Jasa tidak akan menampilkan informasi data Item tipe inventory part yang saldo kuantitasnya nol (0).

e. Tombol Refresh  : Tombol ini berfungsi untuk memperbarui/mengupdate tampilan Daftar Item sesuai dengan penginputan data yang terakhir dilakukan.

f. Tombol Print       : Tombol ini berfungsi untuk mencetak tampilan Daftar Barang dan Jasa di layar monitor komputer anda, senelum dicetak di atas kertas.

g. Kolom Find Item : Kolom ini mempermudah anda untuk melakukan pencarian item yang anda inginkan pada Daftar Barang dan Jasa. Pencarian cepat dapat anda lakukan hanya dengan mengetikkkan nomor item yang anda inginkan pada field <Item No> atau dapat juga dilakukan dengan mengetikkan nama item yang anda inginkan pada field <Item Description>.

2. Kelompok Detail Tabel, menampilkan kolom – kolom yang menyajikan informasi dari Barang dan Jasa yang anda miliki. Kolom – kolom tersebut terdiri dari:

a. Item No             : Kolom ini menampilkan informasi nomor Item yang anda miliki.

b. Description     : Kolom ini menampilkan informasi nama Item yang anda miliki.

c. Quantity           : Kolom ini menampilkan informasi saldo kuantitas item yang anda miliki per tanggal sistem komputer anda. Kolom Quantity ini hanya menampilkan informasi saldo kuantitas dari item dengan tipe inventory part.

d.  Unit Price      : Kolom ini menampilkan informasi default harga jual dari Item yang anda miliki.

e. Type                   : Kolom ini menampilkan informasi tipe item yang anda miliki.

3. Klik Mouse Kanan pada Daftar Barang dan Jasa. Beberapa aktifitas yang dapat dilakukan dengan klik Mouse Kanan antara lain:

a. New                            : Klik Mouse Kanan lalu pilih New, berfungsi untuk membuat Item baru pada Daftar Barang dan Jasa.

b. Edit                            : Klik Mouse Kanan lalu pilih Edit mempunyai fungsi yang sama dengan jika anda mengklik tombol menu Edit pada Daftar Barang dan Jasa, yaitu berfungsi untuk mengedit atau mengubah data Item yang terdapat pada Daftar Barang dan Jasa.

c. Delete                        : Klik mouse Kanan lalu pilih Delete mempunyai fungsi yang sama dengan jka anda mengklik tombol menu Delete Barang dan Jasa, yaitu berfungsi untuk menghapus data Item yang terdapat pada Daftar Barang dan Jasa.

d. Filter                          : Klik Mouse Kanan lalu pilih Filter mempunyai fungsi yang sama dengan jika anda mengklik tombol menu Filter pada Daftar Barang dan Jasa yaitu berfungsi untuk menampilkan kolom Filter di sebelah kiri Daftar Barang dan Jasa.

e. Sort by                       : Klik Mouse Kanan lalu pilih Sort by berfungsi untuk mengurutkan tampilan Item pada Daftar Barng dan Jasa sesuai dengan judul kolom yang terdapat pada daftar tersebut.

f. Refresh F5                : Klik Mouse Kanan lalu pilih Refresh (F5) mempunyai fungsi yang sama dengan jika anda mengklik tombol menu Refresh pada Daftar Barang dan Jasa yaitu berfungsi untuk memperbarui/mengupdate tampilan Daftar Barang dan Jasa sesuai dengan penginputan data item yang terakhir anda lakukan.

g. Adjust Quantity     : Klik Mouse Kanan lalu pilih Adjust Quantity pada baris Item yang tersorot, berfungsi untuk melakukan penyesuaian kuantitas dari Item yang tesorot, secara otomatis ACCURATE akan membuka aktifitas Penyesuaian Persediaan (Inventory Adjustment) yang baru, pada formulir Penyesuaian Persediaan (Inventory Adjustment) tersebut anda dapat dapat menyesuaikan kuantitas dari barang yang anda inginkan.

h. Item History          : Klik Mouse Kanan lalu pilih Item History pada baris Item yang tersorot, berfungsi untuk membuka history transaksi dari item tersebut. Hiatory suatu Item hanya tersedia untuk item dengan tipe Inventory Part. Dengan adanya history Item, anda dapat menelusuri history transaksi yang berhubungan dengan suatu item (tipe inventory part).

j. Warehouse             : Klik Mouse Kanan lalu pilih Warehouse pada baris Item yang tersorot, berfungsi untuk melihat jumlah kuantitas dari Item tersorot per Gudang yang anda miliki.