Cara Membuat Item Baru Tipe Inventory Part pada Accurate 5

Item baru tipe Inventory Part dapat anda buat dengan cara:

1. Buka terlebih dahulu Daftar Barang dan Jasa dari menu utama Daftar – Barang dan Jasa (List – Items).
2. Pada tampilan Daftar Barang dan Jasa klik tombol Baru (New)
3. Pada tampilan isian Item baru (form new item), ikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Langkah Pertama: Pengisian Tab GENERAL.

Pada tab General, isi informasi Item baru anda sesuai dengan petunjuk dibawah ini:

√ Item Type                   : Karena item baru yang ingin anda buat adalah item dengan tipe Inventory Part, maka pada kolom Item Type ini anda dapat memilih tipe Inventory Part.

√ Item No                       : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nomor Item baru yang anda miliki. Pengetikkan nomor Item pada kolom ini dapat dilakukan max. 30 karakter.

√ Description               : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nama Item baru yang anda miliki. Pengetikkan nama Item pada kolom ini dapat dilakukan max. 240 karakter.

√ Suspended                : Check box ini tidak perlu anda centang. Check box ini hanya dapat dicentang jika anda ingin menon-aktifkan Item yang anda miliki, sehingga item tersebut tidak dapat digunakan lagi dalam transaksi.

√ Sub Item                    : Check box ini dapat anda aktifkan, jika item baru yang anda buat merupakan Anak Item (Sub Item) dari Parent Item yang sudah anda buat selamanya.

√ Opening Balance:

• Qty                    : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan jumlah saldo kuantitas dari Item Baru yang anda miliki. Jika Item baru yang anda miliki bersaldo 0 maka kolom ini dapat anda isi dengan nilai 0.
• Cost                  : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan nilai harga pokok per unit dari Item Baru yang anda miliki. Kolom ini hanya dapat di isi jika Item Baru yang anda input mempunyai saldo kuantitas ≥ 1.
• Total Value     : Secara otomatis akan menampilkan nilai total kuantitas dikali dengan harga pokok per unit barang.

√ Warehouse OB  : Pada kolom ini anda dapat memilih nama Gudang tempat item tersebut akan disimpan. Jika Item yang anda miliki disimpan di lebih dari satu Gudang (Multi Warehouse), maka anda dapat mencatatnya dengan cara mengklik tombol Elipsis (tombol titik tiga) yang terdapat di ujung kolom Warehouse OB ini.

√ Category              : Jika Item baru yang anda input

√ As Of                     : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan tanggal start date database anda

√ Unit                       : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan satuan dari kuantitas item yang anda input. Max pengetikan unit item 3 karakter.

b. Langkah Kedua: Pengisian Tab SALES/PURCHASE

Pada tab Sales/Purchase isi informasi item baru sesuai dengan petunjuk dibawah ini:

√ Sales Information  : 

• Default Unit Price   : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan harga jual default dari Item baru yang anda input. Harga jual yang anda ketik pada kolom ini secara otomatis akan ditampilkan pada saat anda memilih Item ini di formulir Sales Quotation, Sales Order, dan Sales Invoice. Default harga jual dari 1 item dapat anda setting dalam 5 tingkat harga yang berbeda dengan cara mengklik tombol ellipsis (tombol titik tiga) yang terdapat di ujung kolom Default Unit Price tersebut.
• Default Discount      : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan default diskon penjualan dari Item Baru yang anda input. Diskon ini secara otomatis akan ditampilkan pada saat anda memilih Item ini di formulir Sales Quotation, Sales Order, dan Sales Invoice.
• Sales Tax Code           : Jika Item baru yang anda input tersebut merupakan Barang Kena Pajak, maka kolom ini harus anda isi dengan kode PPN sesuai dengan daftar kode PPN yang sebelumnya harus anda buat pada Daftar Kode Pajak (List – Other – Tax Code). Pengisian kode pajak penjualan pada form new item ini berfungsi untuk menampilkan nilai PPN pada saat Item baru tersebut dijual. PPN akan muncul pada formulir Penjualan (Sales) dengan catatan Pelanggan (Customer) juga merupakan Pengusaha Kena Pajak (Customer Is Taxable).

√ Purchase Information  :

• Prefered Vendor     : Pada kolom ini, anda dapat menampilkan informasi nama supplier/pemasok/vendor yang merupakan pemasok utama dari Item baru yang anda input. Kolom ini dapat diisi dengan cara mengklik tombol drop down (tanda panah ke bawah) lalu pilih nama pemasok yang anda inginkan.
• Min. Qty Reorder   : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan minimum jumlah item untuk pemesan kembali kepada pemasok.
• Purch. Tax Code     : Jika Item baru yang and input tersebut mrupakan Barang Kena Pajak, maka kolom ini harus anda isi dengan kode PPN sesuai dengan daftar Kode PPN yang sebelumnya harus anda buat pada Daftar Kode Pajak (menu utama List – Other – Tax Code). Pengisian kode pajak pembelian pada form new item ini berfungsi untuk menampilkan nilai PPN pada saat item baru tersebut anda beli. PPN akan muncul pada formulir Pembelian (Purchase) dengan catatan pemasok (Vendor) item tersebut juga merupakan Pengusaha Kena Pajak (Vendor Is Taxable).

c. Langkah Ketiga: Pengaturan GL ACCOUNTS

Pengaturan GL Accounts harus dilakukan dengan benar, agar ACCURATE dapat mencatat setiap transaksi atas Item ini ke akun yang tepat, sehingga ACCURATE dapat menghasilkan jurnal sesuai dengan yang anda inginkan.

GL Accounts untuk Item Tipe Inventory Part terdiri dari 8 Default Account yang harus anda mapping sesuai dengan daftar akun yang anda miliki. Jika sebelumnya anda telah mengatur Item Default Account di Setup Preference, maka pada saat anda membuat Item baru pada Daftar Barang dan Jasa, maka tab GL Accounts dari Item baru ini secara otomatis telah terisi sesuai dengan Item Default Account yang terdapat di Setup Preference. Anda dapat menyesuaikan pengaturan Item Default Account sesuai dengan Item baru yang anda input.

Berikut item default Account yang harus anda siapkan:

• Inventory Account (Akun Persediaan)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe persediaan. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas pembelian atau perolehan Item (Barang) yang anda input.
• Sales Account (Akun Penjual)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas penjualan Item (Barang) yang anda input.
• Sales Return Account (Akun Ret. Penjualan)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas retur penjualan yang dilakukan pelanggan atas Item (Barang) yang anda input.
• Sales Disc Account (Akun Disk. Penjualan)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan. Akun ini berfungsi untuk mencatat jika terdapat diskon atas penjualan Item (Barang) yang anda input.
• Good In Transit (Akun Belum Tertagih)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe persediaan (Inventory). Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas pengiriman barang kepada Pelanggan (Delivery Order) dimana tagihan atas pengiriman barang tersebut belum anda kirim ke Pelanggan.
• COGS Account (Akun HPP)  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe harga pokok penjualan (cost of good sold). Akun ini berfungsi untuk mencatat perhitungan harga pkok penjualan (cost of good sold) atas penjualan Item (Barang) yang anda input.
• Akun Ret. Pembelian  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe persediaan (inventory). Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas retur pembelian barang kepada vendor (pemasok). Untuk pengisian akun pada kolom ini, anda disarankan menggunakan akun yang sama dengan akun yang anda isi pada kolom Inventory Account (Akun Persediaan).
• Unbilled Goods Accnt  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe hutang lancar lainnya. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan barang dari pemasok (vendor), dimana tagihan atas penerimaan barang tersebut belum anda terima dari pemasok (vendor).

Untuk mempermudah pemahaman anda tentang pengaturan Item Default Account untuk Item Tipe Inventory Part, berikut ini gambar yang menyajikan contoh pengisian Item Inventory Default Account di ACCURATE:

d. Langkah Keempat: Pembuatan Custom Fields

Pembuatan kolom tambahan atau custom fields dapat anda lakukan jika terdapat informasi yang harus anda tambahkan sehubungan dengan item baru yang anda input tetapi kolom untuk pencatatan informasi tersebut belum disediakan di ACCURATE, contohnya: Informasi warna item, merk, item dan informasi tambahan lainnya. Pembuatan kolom tambahan atau custom fields dapat anda lakukan pada Tab Custom Fields yang terdapat pada form isian new item tersebut.

Langkah-langkah yang dapat anda lakukan:

1. Klik Tombol Custom pada form isian new item
2. Klik tombol Custom Fields, kemudian ketikkan nama-nama kolom yang anda butuhkan, lalu klik Tombol OK
3. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini:

e. Langkah Kelima: Pengaturan Commisions

Sama halnya dengan langkah keempat, pengaturan commissions (komisi) atas Item ini tidak wajib dilakukan. Anda dapat melakukan pengaturan Commisions (komisi) jika memang anda membutuhkan perhitungan komisi salesman atas penjualan barang yang terjadi di dalam perusahaan anda.

Sebelum melakukan pengaturan Commisions Item, anda disarankan untuk melakukan mengisi Daftar Batasan Komisi terlebih dahulu. Pengisian Daftar Batasan Komisi dapat anda lakukan dari menu utama Daftar – Daftar Lain – Batasan Komisi (List – Others – Commisions Range).

f. Langkah Keenam: Pengaturan Inventory Control Pada tab Invemtory Control, anda dapt menentukan apakah Item baru yang anda input menggnakan Seial Number atau tidak. Selain pengaturan nomor seri, pada tahap ini anda juga dapat menentukan apakah item baru yang anda input tersebut mempunyai tanggal kadaluarsa. Untuk memudahkan pemahaman anda, perhatikan penjelasan singkat dibawah ini:

√ Manage Serial Number (Pakai Nomor Seri): Jika Item baru yang anda input menggunakan Seial Number atau Batch Number, maka anda dapat input mencentang check box Manage Seial Number (Pakai Nomor Seri), sebaliknya jika item baru yang anda input tidak menggunakan Serial Number atau Batch Number, maka anda tidak perlu mencentang check box i8590.

• Force Serial Number Selection on Transaction (Harus Memilih Nomor Seri di Transaksi): check box ini akan otomatis aktif jika anda telah mencentang check box Manage Serial Number. Anda dapat mencentang check box ini, maka setiap kali anda menginput Item ini dalam formulir transaksi, maka anda wajib untuk mengisi nomor serial atau nomor batch, jika anda tidak mengisi nomor serial/batch item tersebut pada formulir transaksi, maka ACCURATE tidak akan bisa menyimpan formulir transaksi tersebut.
• Can Deliver Serial Number even has no stock available (Dapat Mengeluarkan Nomor Seri meskipun tidak ada stok barang): sama halnya dengan check box Force Serial Number Selection, check box ini juga secara otomatis akan aktif jika anda telah mencentang check box Manage Serial Number. Anda dapat mencentang check box ini, jika Serial Number atas Item tersebut tetap dapat dikeluarkan meskipun stock item tersebut di Gudang nol (0).

Serial Number Type (Tipe Nomor Seri): dapat anda atur sesuai dengan kebutuhan anda. Untuk tipe nomor, ACCURATE menyediakan 2 pilihan yaitu:

• Unique Number (Nomor Unik)         : Sering disebut nomor Serial, biasa dipakai untuk barang-barang elektronik.
• Batch Number (Nomor Produksi)    : Sering disebut nomor Batch, bisa dipakai untuk barang-barang makanan atau obat.

√ Manage Expired Date: Jika item baru yang anda input mempunyai tanggal kadaluarsa maka anda dapat mencentang check box Manage Expired Date ini, sebaliknya jika item baru yang anda input tidak mempunyai tanggal kadaluarsa, maka anda tidak perlu mencentang check box ini. Pengaturan tanggal kadaluarsa dari Item baru yang anda input dapat anda lakukan pada saat anda melakukan pencatatan pembelian item tersebut di formulir Purchase Invoice. Tanggal kadaluarsa dari item tersebut dapat anda isi pada saat anda memasukkan nomor seri (serial number) pada Formulir Purchase Invoice.

g. Tab Miscellaneous: Pada tab ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat atau informasi singkat sehubungan dengan item baru yang anda input. Pengisian Tab Miscellaneous tidak wajib dilakukan tetapi tergantung dari kebutuhan anda.

4. Langkah terakhir Klik Tombol OK untuk menyimpan data Item baru yang telah anda buat.