Impor Merek Barang dari File Excel Pada Accurate Online

/0 Comments/in , , , , /by

Impor Merek Barang dari File Excel Pada Accurate Online

Dalam artikel ini, akan dibahas bagaimana cara import nama merek barang ke dalam database accurate online anda. Agar lebih praktis maka kita bisa langsung import file excel nya. berikut caranya:

 

  • Ke modul persediaan, lalu klik Merek Barang
  • klik list hijau dan klik import yang ada disini

  • pilih penyimpanan file nya, lalu klik unggah, lalu klik lanjutkan

Klik Contoh File untuk mendapat Temple

  • setelah semua data berhasil di proses, klik tutup

Available on Accurate Online

Video Tutorial….

Settingan untuk Mengimport File XML Database Cabang pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Agar proses import file XML Export dari Data Cabang berhasil dilakukan, Anda harus terlebih dahulu mendaftarkan (menambahkan) kode (ID) Database Cabang yang akan diimport pada Form Company Info Database Pusat.

Kode Database adalah kode (ID) database yang secara otomatis dibuatkan oleh ACCURATE pada saat pembuatan Database Baru. Kode ini secara otomatis dicantumkan di tab Branch ID pada Form Company Info.

Setelah anda mendaftarkan kode Database Cabang di Tab Branch pada Form Company Info, lakukan impor file xml hasil export Database Cabang dengan cara:

  1. Klik menu utama File – Extract Import Transaction
  2. Pada tampilan Export Import Transaction, klik tombol Import Data, lalu pada window open pilih File XML Database Cabang yang akan anda impor lalu klik Tombol OPEN 
  3. Tunggu beberapa saat, ACCURATE akan melakukan proses import file XML Database Cabang. Setelah proses import selesai dilakukan, ACCURATE akan menampilkan pesan yang menginformasikan jumlah data yang berhasil di import dan jumlah data yang tidak berhasil (gagal) diimpor. Perhatikan gambar berikut ini:
  4. Klik tombol OK, proses import file XML database cabang telah selesai dilakukan.

Export Import History

Daftar Export Import History adalah daftar yang menampilkan histori aktifitas export dan import transaction yang telah dilakukan user. Daftar ini juga menampilkan detail transaksi-transaksi yang eror pada saat proses import.

Anda dapat mengklik tombol Show Log pada Daftar Export Import History untuk menampilkan detail transaksi-transaksi yang eror pada saat proses import dilakukan.

Keterangan Daftar Export Import History:

  1. Kolom Export Import Name : Kolom ini menampilkan nama file xml, diambi dari nama file exportnya atau nama file importnya.
  2. Kolom Date dan Time : Kolom ini menampilkan tanggal dan waktu proses export atau import dilakukan.
  3. Kolom User Name : Kolom ini menampilkan nama user yang melakukan proses import atau export.
  4. Kolom Status : Menampilkan status Exported atau Imported
  5. Kolom Message : Menampilkan informasi hasil proses Import.

Alur Proses Cabang Mengekspor Transaksi-Transaksi yang Diinginkan untuk Dikirimkan ke Data Utama Melalui Formulir Export Import Transaction pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Berikut langkah yang dapat anda lakukan untuk mengekstract Database Cabang:

  1. Klik menu utama File – Export Import Transaction
  2. Filter tanggal pembuatan transaksi (Filter by Created Date) atau tanggal transaksi tersebut (Filter by Source Date) berfungsi untuk memilih jenis transaksi yang akan anda ekspor (extract) berdasarkan tanggal transaksi dibuat atau berdasrakan tanggal dari transaksi tersebut. Pilih pilihan ‘Filter by Created Date’ jika akan meng-ekspor transaksi berdasrkan tanggal pembuatannya. Dan pilih ‘Filter by Source Date’ jika akan meng-ekpor transaksi berdasrkan tanggal transaksi tersebut.
  3. Filter Tipe Data (Data Type) yang ingin anda eksport (ekstrak). Filter Tipe Data (Data Type) terdiri dari:
  • Data Type :

√ Original     : Data yang dibuat di database itu sendiri

√ Imported  : Data hasil import transaksi

  • Status :

√ No Status  : Data yang belum diexport

√ Exported    : Data yang sudah pernah diexport

  • Source Status :

√ Inserted : Data dibuat

√ Delete     : Data dihapus

  • User Name : Filter nama-nama user yang melakukan pembuatan transaksi
  • Transaction Type : Filter transaksi mana saja yang ingin dimunculkan pada Daftar Transaksi.

4. Transaksi yang akan diekport sesuai dengan filter yang anda buat akan secara otomatis ditampilkan pada grid/detail Daftar Transaksi. Centang transaksi yang ingin anda Export lalu klik tombol Export Checked Data.

Keterangan Grid/Detail Daftar Transaksi :

  • Source No          : Nomor Transaksi/Invoice
  • Source Date      : Tanggal Transaksi/Tanggal Invoice
  • Created Date    : Tanggal dan Jam Transaksi dibuat
  • Type                   : Tipe Transaksi
  • Data Type         : Original/Imported
  • Source Status   : Inserted/Deleted
  • Status                : No Status/Exported
  • Users                 : Nama user yang membuat.

5. Pada window Save As di kolom File Name ketikkan nama File XML hasil export/ekstrak data Cabang kemudian klik tombol Save.

6. Tunggu sampai muncul pesan yang menginformasikan bahwa proses Export/Ekstrak Data Cabang kemudian telah selesai dilakukan.

7. Klik tombol OK. File XML hasil export/ekstrak data Cabang siap untuk dikirmkan ke Pusat untuk diimport.

Preferences Export Import

Merupakan informasi saat proses export dan import, antara lain:

  1. Default Folder Export : ACCURATE akan menuju folder tersebut saat user melakukan Export data.
  2. Default Folder Import : ACCURATE akan menuju folder tesebut saat user melakukan import data.
  3. Import Data Manipulation : Berfungsi untuk menset data import tertentu untuk diimport ke data lain. Contohnya misal semua Customer atas cabang XXX akan dipetakan ke customer YYY di data pusat, artinya ketika proses import dilakukan, begitu ACCURATE menentukan data cabang XXX, maka transaksi yang dibuat akan diset customernya ke YYY.

Fitur pada File – Undo Import Journal pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Undo Import (Batal Import Jurnal) adalah fitur yang berfungsi untuk membatalkan aktifitas impor jurnal yaitu pembatalan aktifitas penggabungan (konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang.

Pembatalan Import Jurnal (pembatalan konsolidasi) di ACCURATE dapat dilakukan dengan cara:

  1. Klik menu utama Berkas – Batal Impor Jurnal (File – Undo Import Journal)
  2. Pada window batal impor jurnal (undo import jurnal), centang nama Kantor Cabang yang penggabungannya akan dibatalkan. Lalu klik tombol OK.
  3. Tunggu sampai muncul pesan yang menginformasikan bahwa pembatalan impor jurnal (penggabungan/konsolidasi) telah berhasil dilakukan.

Fitur Import Jurnal pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Fungsi Import yaitu untuk mempermudah anda dalam menggabungkan laporan keuangan Kantor Pusat dengan Kantor Cabang sehingga menjadi satu kesatuan pencatatan (gabungan) yang menghasilkan laporan keuangan yang disebut Laporan Keuangan Konsolidasi.

Penggabungan (Konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang di Accurate dengan Fitur Import Journal

Penggabungan (Konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang di ACCURATE dengan Fitur Import Journal dapat dilakukan dengan cara:

  1. Persiapkan terlebih dahulu Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang yang akan digabungkan (dikonsolidasi), dengan cara meng-copy Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang ke salah satu Folder di Hard disk Anda (Hard disk Server).
  2. Buka Program ACCURATE, kemudian Buka Copy Database Kantor Pusat yang akan digabungkan (dikonsolidasi).
  3. Lakukan penggabungan (konsolidasi) Database dengan cara Klik menu utama Berkas – Import Jurnal [File – Import Journal].
  4. Pada window Import dari Perusahaan Lain (Import Financial Statement) lakukan hal berikut ini:
  • Centang check box Lokal jika Copy Database Kantor Cabang terletak di PC Lokal Anda (di hard disk komputer Anda). Atau centang check box Mesin Lain (Remote) dan ketikkan nama server (server name) jika Copy Database Kantor Cabang terletak di Komputer Server.
  • Pada kolom Lokasi Database (Database Lacation), ketikkan alamat lokasi Copy Database Kantor Cabang dan nama Database Kantor Cabang, lalu klik tombol OK.
  • ACCURATE akan menampilkan warning yang memperingatkan anda untuk memastikan bahwa tidak ada user lain yang sedang mengakses ke Database yang akan anda impor. Jika anda sudah yakin bahwa tidak ada user yang mengakses Database yang akan anda import, silahkan klik Tombol OK untuk melanjutkan proses Import Database Kantor Cabang. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

5. Langkah selanjutnya, anda harus melakukan Validasi Database Impor. Validasi Database Impor dilakukan dengan mengetikkan nama pengguna (user name) dan kata kunci (password) untuk masuk ke Database Kantor Cabang (Database yang akan diimpor). Kemudian klik Tombol OK.

Nama Pengguna dan Kata Kunci (Password) yang anda ketikkan pada saat proses Validasi Database Import adalah Nama Pengguna (User Name) dari Pengguna (User) dengan level Admin.

6. Setelah proses Validasi Database Import berhasil dilakukan, langkah selanjutnya adalah melakukan Eliminasi untuk menghilangkan/mengeliminir saldo semua rekening timbal balik. Proses eliminasi saldo semua rekening timbal balik dapat anda lakukan pada window Merge Accounts.

Cara melakukan eliminasi saldo rekening timbal balik pada window Merge Accounts:

  1. Pada kolom Filter source data from, tentukan batasan tanggal transaksi yang ingin anda impor.
  2. Pada detail tabel Merged Source Accounts:
  • Source Account  : Pada kolom ini pilih rekening (akun) timbal balik di Database Kantor Cabang yang akan dieliminasi.
  • Dest. Account     : Pada kolom ini pilih rekening (akun) timbal balik di Database Pusat yang akan dieliminasi.
  • Klik Tombol OK untuk mengeliminasi rekening (akun) timbal balik tersebut.

3. Tunggu sampai muncul pesan informasi seperti gambar berikut ini.

7. Proses Konsolidasi Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang selesai.

Pakai Data Cadangan [File – Restore] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Restore adalah file yang memungkinkan anda untuk membuka Data Cadangan (file backup) anda di ACCURATE.

Restore Database dilakukan dengan tujuan untuk mengubah File Backup (File Gbk) menjadi Database ACCURATE (File Gdb), sehingga file tersebut dapat anda buka di ACCURATE.

Restore data backup (file gbk) menjadi database ACCURATE (file gdb) dapat dilakukan dengan cara:

  1. Buka Program ACCURATE tanpa membuka Database
  2. Klik menu utama Berkas – Pakai Data Cadangan (File – Restore)
  3. Pada window Restore Database:
  • Centang check box Lokal jika file gbk yang akan direstore berada di PC Lokal anda (di komputer anda) atau centang check box Remote dan isi kolom nama Server jika file gbk yang akan direstore berada di Komputer Server.
  • Pada detail Restore form, isi kolom File Name dengan alamat dan nama file gbk (file backup) yang akan anda restore.
  • Pada Detail To, isi kolom Database Name dengan alamat tempat Database hasil restore akan anda letakkan dan nama Database hasil restore yang anda inginkan.
  • Klik Tombol OK untuk menjalankan proses Restore Data Backup. Tunggu Sampai muncul pesan konfirmasi yang menyatakan Restore Data Backup telah selesai dilakukan.

Untuk video tutorial nya bisa ditonton dibawah ini ya……….

Perbaikan Data [File – Repair] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Repair adalah file yang disediakan ACCURATE untuk membantu anda memperbaiki Stuktur Database, jika terjadi kerusakan pada Struktur Database ACCURATE anda.

File Repair ini dapat anda jalankan, jika terjadi Corrupt pada Database ACCURATE anda.

Cara Menjalankan File Repair

  1. Sebelum menjalankan file Repair, tutup Database ACCURATE anda (klik menu File – Close Lod Off) dan pastikan tidak ada user lain yang sedang mengakses Database yang akan anda repair tersebut.
  2. Pada program ACCURATE, klik menu utama Berkas – Perbaikan Data (File – Repair)
  3. Pada window Database Repair:
  • Centang check box Lokal, jika Database yang akan direpair terletak di PC Lokal Anda (di komputer Anda). Atau centang check box Remote, jika Database yang akan direpair terletak di Komputer Server, dan ketikkan nama komputer server atau IP Address Komputer Server.
  • Pada kolom Database Name: Ketikkan alamat dan nama Database ACCURATE yang akan direpair.
  • Klik tombol OK untuk menjalankan Repair Database

4. Jika file repair yang anda jalankan berhasil memperbaiki struktur Database ACCURATE anda yang Corrupt, maka ACCURATE akan meminta anda mengetikkan nama Database yang baru untuk Database yang baru untuk Database hasil Repair. Dimana Database hasil Repair itulah yang harus anda buka setiap kali anda membuka Database ACCURATE.

Cadangan Data [File – Back Up] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

File Back-up adalah file yang memungkinkan anda untuk membuat Data Cadsangan (Backup) dari Database ACCURATE Anda.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) ditujukan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan (Corrupt) pada stuktur Database ACCURATE anda yang menyebabkan Database ACCURATE anda tidak dapat dibuka lagi.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) dapat dilakukan dengan 2 cara:

1. Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Otomatis

Pengaturan Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Otomatis dapat dilakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Persiapan – Preferensi (Setup – Preference)
  • Pada window Preferensi, klik Company kemudian centang check box “Backup on Close”. 
  • Klik Tombol OK, untuk menyimpan pengaturan yang telah anda lakukan.

Dengan mencentang check box “Backup on Close” maka setiap anda menutup database ACCURATE, maka secara otomatis akan muncul pesan konfirmasi untuk pembuatan Data Cadangan. Berikut ini gambar pesan konfirmasi pembuatan data Cadangan:

Jika Anda mengklik Yes pada pesan konfirmasi tersebut, maka secara otomatis ACCURATE akan membuat satu file backup dengan nama sesuai dengan nama Database ACCURATE anda disertai informasi periode bulan dan tahun (sesuai dengan setting tanggal komputer server anda). Data Cadangan yang telah dibuat akan otomatis tersimpan di alamat yang sama dengan alamat penyimpanan Database ACCURATE anda.

Setiap bulan sekali ACCURATE akan membuat File Backup yang berbeda. Default pemberian nama file Backup yang berbeda. Default pemberian nama file Backup adalah: NamaFile MMMYY.GBK.

2. Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Manual

Jika sebelumnya kita telah membahas pembuatan Database ACCURATE secara otomatis, dimana Data Cadangan tersebut secara otomatis akan tersimpan di alamat yang sama dengan alamat penyimpanan Database ACCURATE anda. Sekarang kita akan membahas cara pembuatan Data Cadangan secara Manual dimana Data Cadangan yang anda buat dapat anda simpan di folder yang berbeda dengan folder penyimpanan Database ACCURATE anda.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Manual dapat anda lakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Berkas – Cadangan Data [File – Backup]
  • Pada window Back up Database isi kolom File Name dengan mengetikkan alamat tempat file Backup akan anda simpan dan nama file Bakup yang anda inginkan. Pengisian kolom File Name juga dapat anda lakukan dengan mengklik Tombol Elipsis […]. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini:
  • Klik Tombol OK, dan tunggu sampai muncul konfirmasi bahwa proses pembuatan Data Backup telah sukses dilakukan.

Untuk video tutorialnya bisa ditonton dibawah ini ya………..

Profil Pengguna [User Profil] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Jika perusahaan anda bekerja dengan jaringan dan ACCURATE akan dioperasikan oleh lebih dari satu orang (lebih dari satu komputer), salah satu hal yang harus anda lakukan adalah mendelegasikan dan membagi tugas masing-masing user sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Masing-masing user memiliki login name sendiri dengan password yang berbeda untuk setiap login name (user).

Tingkatan user profil di dalam ACCURATE di bagi menjadi 3 level:

1. Admin

User profile ini mempunyai akses ke semua menu dan aktifitas yang disediakan oleh ACCURATE. Tingkatan Level Admin ini biasanya hanya satu dan berada pada level paling tinggi di ACCURATE.

2. Supervisor

User profile ini mempunyai hampir semua akses yang disediakan oleh ACCURATE tetapi harus mengaktifkan menu yang diinginkan. Jika semua menu pilihan diaktifkan maka kemampuannya sama dengan Admin, kecuali level ini tidak bisa untuk Create New Company, Upgrade, User Profile, dan Quick Setup. User level supervisor bisa lebih dari satu.

3. User

User profile ini mempunyai kewenangan (akses) paling sedikit. Level ini berada di bawah Admin dan Supervisor. Jika semua pilihan akses diaktifkan maka kewenangannya hampir sama dengan Supervisor, meski demikian level ini tetap tidak bisa melakukan Create New Company, Restore, Import, Upgrade, Undo Import, Company Info, Preference, User Profile, Quick Setup, Form Template, dan akses ke Currency.

Membuat user profile ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan level Admin. Settingan user profile ini terdiri dari 9 kelompok akses (kewenangan):

  1. Sales [Penjualan]
  2. Purchase [Pembelian]
  3. Item & Inventory [Persediaan]
  4. Production [Produksi]
  5. General Ledger & Other [Buku Besar & Lainnya]
  6. Bank & Fixed Asset [Bank & Aktiva Tetap]
  7. Memorized Reports [Laporan Tersimpan]
  8. Extract – Import.

Di setiap bagian (kelompok) yang merupakan akses ke transaksi aktifitas diberikan 3 pilihan:

  • Create [Buat]
  • Edit [Ubah]
  • Delete [Hapus]
  • Report [Laporan]
  • View [Lihat]
  • List [Daftar]

Membuat User Profile [Profil Pengguna]

  1. Klik menu utama Setup – User Profile [Persiapan – Profil Pengguna]
  2. Klik New

Lalu isikan field yang berhubungan dengan profil pengguna tersebut. Keterangan:

  • Login Name         : Isikan nama user ID. Nama inilah nantinya yang akan ditanyakan setiap membuka data ACCURATE.
  • Full Name            : Isikan nama lengkap dari pengguna tersebut.
  • Password             : Isikan Password pertama yang akan anda berikan kepada user tersebut. Password ini nantinya harus diubah sendiri oleh user yang bersangkutan. Password ini tidak membedakan huruf besar maupun kecil.
  • Confirmation    : Isikan password sama persis dengan yang anda isikan.
  • User Level          : Pilihan level user sebagai Admin, Supervisor, atau User.
  • Check box field : Klik sekali akan dicentang, berarti user tersebut boleh melakukan aktifitas pada baris pilihan yang diaktifkan.
  • Save                        : Klik untuk menyimpan nama pengguna yang telah selesai anda dibuat.
  • Get Privilege       : Klik untuk menampilkan hak pengguna yang ada bila anda ingin membuat pengguna baru yang haknya hampir sama dengan salah satu pengguna yang telah ada.

Menampilkan Laporan User Profile

Untuk menampilkan Laporan User Profile, dapat dilakukan dengan cara:

  1. Klik menu utama Report – Other Reports
  2. Lalu pilih User List Summary

 

Membuka Database di Komputer Server (Remote) Beda Lokasi Dengan Koneksi Internet pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Anda dapat membuka Database ACCURATE di komputer Server (Remote) yang berada di tempat yang berbeda lokasi dengan menggunakan koneksi internet, dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Program ACCURATE dengan cara klik menu Start Windows – All Programs – CPSSoft – Accurate V5 kemudian klik icon Accurate.
  2. Setelah membuka program ACCURATE, anda dapat membuka database ACCURATE anda dengan cara:
  • Pada tampilan Welcome To ACCURATE, klik pilihan “Open Existing Company”
  • Pada saat anda mengklik “Open Existing Company”, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan window Open Database. Karena Database ACCURATE yang akan anda buka terletak di komputer Sarver, maka pada window Open Database centang check box Internet lalu pada kolom Server Name ketikkan IP Public (bisa dilihat dikomputer server yang berkoneksi internet dengan membuka link http://whatismyipaddress.com) komputer Server tempat database ACCURATE berada. Setelah itu, pada kolom File Name, anda dapat mengetikkan alamat dan nama Database ACCURATE yang ingin anda buka. Pengetikkan alamat dan nama Database ACCURATE harus tepat sesuai dengan alamat dan nama Database tersebut di Komputer Server. Setelah mengisi kolom File Name, klik tombol OK untuk membuka Database.
  • Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar barikut ini: 
  • ACCURATE akan menampilkan window login untuk masuk ke dalam Database ACCURATE anda. Silahkan login dengan mengetikkan user name dan password anda.

(Catt : Untuk server tempat database Accurate berada jika ingin bisa dibuka via internet, maka harus dilakukan konfigurasi router komputer server terlebih dahulu, dimana parameter penting yang perlu diperhatikan adalah seting NAT dengan membuka port 3051 – 3052 dengan Local IP Address adalah alamat IP komputer dimana database Accurate berada.

Database ACCURATE juga dapat anda buka dari menu itama dengan cara klik Menu Uatma lalu pilih Membuka Data [File – Open/Login], langkah selnajutnya sama dengan petunjuk yang telah dijelaskan sebelumnya.