Penyesuaian Persediaan [Inventory Adjustment] pada Accurate 5

Inventory Adjustment (Penyesuaian Persediaan) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penyesuaian jumlah persediaan (Inventory) antara pencatatan di ACCURATE dengan catatan manual perusahaan (jumlah fisik sebenarnya di Gudang).

Kuantitas Item yang dapat disesuaikan dengan menggunakan Formulir Inventory Adjustment adalah kuantitas Item dengan tipe Inventory Part (Tipe Persediaan) saja.

Pada saat anda melakukan penginputan saldo Item tipe Inventory Part melalui Quick Setup, ataupun langsung dari  menu List – Item, ACCURATE secara otomatis akan membuat satu Formulir Inventory Adjustment untuk mencatat penginputan saldo Item yang anda lakukan.

Jika pada periode berjalan ternyata terdapat kesalahan dalam pencatatan saldo persediaan barang maka anda dapat melakukan koreksi dengan membuat penyesuaian (adjustment) pada Formulir Inventory Adjustment.

Berikut ini beberapa aktifitas yang dapat dicatat pada Formulir Inventory Adjustment.

1. Saldo Awal Persediaan (Opening Balance Equity Of Inventory)
2. Penyesuaian/Adjustment barang hilang atau rusak
3. Penyesuaian/Adjustment penerimaan barang yang bukan berasal dari aktifitas pembelian. Misalnya: Bantuan. Sumbangan, atau setoran modal berupa barang dagang.
4. Penyesuaian/Adjustment barang keluar tetapi bukan untuk aktifitas penjualan. Misalnya: Item Sample yang diberikan secara gratis kepada customer sehubungan dengan aktifitas promosi perusahaan.

Cara Membuat Inventory Adjustment

Aktifitas Inventory Adjustment dapat dibuat dengan cara:

1. Klik menu utama Aktifitas – Persediaan – Penyesuaian Persediaan (Activities – Inventory – Inventory Adjustment)
2. Formulir Inventory Adjustment juga dapat dibuka dari menu Jelajah (Explorer), dengan cara meng-klik tombol Persediaan (Inventory) pada menu Jelajah (Explorer) lalu pilih Penyesuaian Persediaan (Inventory Adjustment).

Tampilan Formulir Inventory Adjustment

Tampilan Formulir Inventory Adjustment terdiri dari:

1. Tombol Previous               : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Inventory Adjustment sebelumnya.
2. Tombol Next                       : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Inventory Adjustment berikutnya (selanjutnya).
3. Tombol Preview                : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Formulir Inventory Adjustment di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
4. Tombol Printer                  : Tombol ini berfungsi untuk mencetak tampilan Formulir Inventory Adjustment di atas kertas.
5. Tombol Memorize Transaction  : Dengan tombol ini anda dapat me momorize tampilan detail Inventory Adjustment yang telah anda buat, sehingga tampilan detail tersebut dapat anda copy pada saat anda membuka Formulir Inventory Adjustment yang baru.
6. Tombol Get From Memorize        : Tombol ini berfungsi untuk mengeluarkan Transaction formulir Inventory Adjustment yang telah anda memorize sebelumnya. Jika anda membuat formulir Inventory Adjustment dengan detail yang sama dengan detail pada Formulir Inventory Adjustment yang telah anda buat sebelumnya, maka dengan tombol ini anda tidak perlu menginput ulang detail pada Formulir Inventory Adjustment baru anda, tetapi cukup Get Memorize Tarnsaction akun dari Formulir Inventory Adjustment yang telah anda buat sebelumnya. Get From Memorize dari Formulir Inventory Adjustment sebelumnya dapat dilakukan jika detail form Inventory Adjustment tersebut telah anda memorize terlebih dahulu.
7. Kolom Template          : Kolom ini menampilkan jenis rancangan formulir Inventory Adjustment. Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Secara Default kolom ini hanya menampilkan satu jenis rancangan formulir Inventory adjustment saja. Untuk membuat rancangan Formulir Inventory Adjustment sesuai dengan yang anda inginkan, dapat dilakukan dari menu utama Setup – Form Template.
8. Kolom Adj. No             : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor Formulir Inventory Adjustment. Pengetikkan pada kolom ini dapat dilakukan max. 30 karakter.
9. Kolom Adj. Account  : Pada kolom ini anda dapat memilih akun yang akan anda gunakan untuk mencatat aktifitas penyesuaian persediaan yang anda buat. Jika check box Value Adjustment dicentang, secara otomatis ACCURATE akan mencatat akun ini di posisi kredit. Sebaliknya jika check box Value Adjustment tidak dicentang, secara otomatis ACCURATE akan mencatat akun ini diposisi debit.
10. Kolom Adj. Date        : Pada kolom ini, anda dapat mengisi tanggal aktifitas penyesuaian persediaan yang anda buat.
11. Kolom Warehouse    : Kolom ini menampilkan daftar nama Gudang yang anda miliki sesuai dengan daftar Gudang yang telah anda buat sebelumnya. Pada kolom ini anda dapat memilih Gudang yang berhubungan dengan aktifitas penyesuaian persediaan yang anda buat.
12. Kolom Description   : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubungan dengan aktifitas penyesuaian persediaan yang anda buat.
13. Check Box Value Adjustment : Centang check box Value Adjustment jika Formulir Inventory Adjustment yang anda buat ditujukan untuk pencatatan penyesuaian kuantitas nilai barang. Contoh: Pada saat melakukan stock opname, ditemukan bahwa kuantitas dan nilai barang menurut catatan akuntansi (ACCURATE) lebih kecil dari kuantitas menurut catatan Gudang. Untuk menyesuaiakan catatan akuntasi dengan catatan Gudang, maka anda harus melakukan penyesuaian untuk menambah kuantitas barang menurut catatan Akuntansi. Aktifitas penyesuaian ini dapat anda catat dengan mencentang check box Value Adjustment pada Formulir Inventory Adjustment. Sebaliknya, anda tidak perlu mencentang check box Value Adjustment, jika Formulir Inventory Adjustment yang anda buat ditujukan untuk mencatatan penyesuaian pengurangan kuantitas barang. Contoh: Pada saat melakukan stock opname, ditemukan bahwa kuantitas barang menurut catatan akuntansi (ACCURATE) lebih besar dari kuantitas menurut catatan Gudang. Untuk menyesuaiakan catatan akuntasi dengan catatan Gudang, maka anda harus melakukan penyesuaian untuk mengurangi kuantitas barang menurut catatan Akuntansi. Aktifitas penyesuaian ini dapat anda catat langsung pada Formulir Inventory Adjustment tanpa mencentang Check Box Value Adjustment.
14. Detail Formulir terdiri dari:

• Kolom Item                           : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nomor dari item yang akan anda sesuaikan. Jika anda tidak menghapal nomor Item yang anda sesuaikan, maka anda dapat memilihnya dari Daftar Item. Daftar Item dapat dimunculkan dengan cara double klik pada kolom Item tersebut atau anda dapat menggunakan kombinasi tombo Crtl+Enter. Daftar Item juga dapat dimunculkan dengan meng-klik tombol elipsisi yang terdapat pada kolom Item tersebut.
• Kolom Item Description  : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan deskripsi dari nomor item yang anda pilih
• Kolom Current Qty             : Setelah anda memilih Item yang akan disesuaikan, secara otomatis kolom ini akan menampilkan total kuantitas Item tersebut.
• Kolom New Value                : Kolom ini dapat anda isi dengan total kuantitas Item tersebut setelah adanya penyesuaian.
• Kolom Dept                            : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Departemen yang berhubungan dengan aktifitas penyesuaian barang, jika diperlukan.
• Kolom SN                                : Kolom ini secara otomatis menampilkan Serial Number dari Item yang anda sesuaikan.
• Total                                          : Secara otomatis menampilkan nilai yang disesuaikan.