Fitur Bukti Jurnal Umum [Journal Umum] pada Accurate 5

Form Journal Voucher (Formulir Bukti Jurnal Umum) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat transaksi – transaksi yang biasanya dicatat dalam Jurnal Umum (General Journal) dimana transaksi – transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia ACCURATE.

Transaksi – transaksi yang sebaiknya dicatat pada form Journal Voucher (formulir Bukti Jurnal) adalah sebagai berikut:

a. Transaksi setoran dana tunai ke Cash/Bank;

b.Transaksi transfer dana dari Cash/Bank ke Cash/Bank;

c. Transaksi pengambilan dana tunai dari Cash/Bank;

d. Penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka (prepaid Rent), asuransi dibayar dimuka (repaid insurance) dan pembebanan transaksi pembayaran dimuka lainnya;

e. Perhitungan dan pencatatan biaya yang masih harus dibayar (Accrual Expense);

f. Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis dipakai;

g. Pembelian dan penjual Valuta Asing;

Formulir Journal Voucher (Bukti Jurnal) dapat dibuka dari menu utama Activities – General Ledger – Journal Voucher (Aktifitas – Buku Besar – Bukti Jurnal). Selain dari menu utama, formulir Journal Voucher juga dapat dibuka dari menu Jelajah (Explorer), dengan cara klik tombol General Ledger yang terdapat pada menu Explorer lalu pilih Journal Voucher (Bukti Jurnal), perhatikan gambar berikut ini:

Formulir Journal Voucher

Anda dapat mengisi formulir Journal Voucher (Bukti Jurnal Umum) dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

1. Tombol Previous                             : Dengan tombol ini, anda dapat melihat tampilan Formulir Journal Voucher yang telah anda buat sebelumnya.
2. Tombol Next                                     : Dengan tombol ini, anda dapat melihat tampilan Formulir Journal Voucher berikutnya (selanjutnya).
3. Tombol Preview                              : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Formulir Journal Voucher di layar monitor komputer anda.
4. Tombol Printer                                : Tombol ini berfungsi untuk mencetak tampilan Formulir Journal Voucher.
5. Tombol Clear                                     : Tombol ini berfungsi untuk membersihkan semua detail akun yang telah anda pilih.
6. Tombol Recurring                           : Tombol ini berfungsi untuk meng-copy Transaction formulir Journal Voucher yang telah anda memorize sebelumnya. Jika anda membuat formulir Journal
7. Tombol Copy Transaction            : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy Transaction formulir Journal Voucher yang telah anda memorize sebelumnya. Jika anda membuat formulir Journal Voucher dengan detail jurnal sama dengan detail jurnal pada Formulir Journal Voucher yang telah anda buat sebelumnya, maka dengan tombol ini anda tidak pernah perlu menginput ulang detail jurnal pada Formulir Journal Voucher baru anda, tetapi cukup meng-Copy Transaction jurnal dari Formulir Journal Voucher yang telah anda buat sebelumnya.  Copy Transaction dari Formulir Journal Voucher sebelumnya dapat dilakukan jika detail tersebut telah anda memorize terlebih dahulu.
8. Tombol Memorize Transaction : Tombol ini berfungsi untuk me-memorize (merekam) tampilan detail jurnal Formulir Journal Voucher yang telah anda buat. Detail yang telah anda memorize ini nantinya dapat di copy pada saat anda membuat Formulir Journal dengan jurnal yang sama.
9. Kolom Template                              : Kolom ini menampilkan jenis rancangan formulir Journal Voucher. Secara default ACCURATE telah menyediakan satu jenis rancangan Formulir Journal Voucher. Anda dapat membuat rancangan Formulir Journal Voucher sesuai dengan yang anda inginkan dari menu utama Setup – Form Template. Dengan pilihan jenis rancangan formulir, anda dapat membedakan cetakan Journal Voucher untuk masing-masing transaksi.
10. Kolom Voucher No                       : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nomor Voucher Formulir. Pengiriman nomor pada kolom ini dapat dilakukan maksimal 20 karakter. Nomor ini akan otomatis bertambah satu angka (jika digit terakhir adalah angka) setiap anda membuat Formulir Journal Voucher yang baru.
11. Kolom Date                                     : Pada kolom ini, anda dapat mengisi tanggal transaksi yang anda catat.
12. Check Box Multi Currency        : Anda dapat mengaktifkan check box ini, jika transaksi yang anda catat adalah transaksi yang menggunakan akun tipe cash/bank account receivable, account payable dengan mata uang asing (foreign currency). Jika check box ini dicentang, maka ACCURATE akan menampilkan kolom Prime Amount dan Rate pada formulir Journal Voucher.
13. Kolom Description                        : Pada kolom ini anda dapat megetikkan keterangan singkat tentang transaksi yang anda catat pada Formulir Journal Voucher.
14. Detail Tabel Formulir Journal Voucher :

• Account No         : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor akun yang akan anda gunakan untuk mencatat transaksi dengan cara mengetikkan nomor akun tersebut. Jika anda tidak hapal nomor akun yang akan anda gunakan, anda dapat langsung memilihnya langsung dari Daftar akun dengan menggunakan tombol Elipsisi […] atau double klik pada kolom Account No atau dapat juga menggunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter pada Keyboard Anda.
• Account  Name  : Kolom ini akan otomatis menampilkan deskripsi akun atau nama akun dari nomor akun yang anda pilih.
• Debit                      : Pada kolom ini, anda dapat mengisi nilai perubahan transaksi atas akun yang anda pilih jika berpengaruh pada posisi Debit.
• Credit                    : Pada kolom ini, anda dapat mengisi nilai perubahan transaksi atas akun yang anda pilih jika berpengaruh pada posisi Kredit.
• Memo                    : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan keterangan spesifik dari akun yang anda pilih selain keterangan yang anda ketikkan pada kolom Description.
• Rate                        : Kolom ini akan otomatis ditampilkan jika check box Multi Currency dicentang. Pada kolom ini anda dapat mengisi nilai tukar mata uang asing terhadap mata uang dasar ( base currency) yang anda gunakan.
• Prime Amount    : Kolom ini juga akan otomatis ditampilkan jika check box Multi Currency dicentang. Pada kolom ini anda dapat mengisi nilai perubahan dalam nilai pokok mata uang tersebut, apakah tukar mata uang tersebut, apakah bertambah atau berkurang. Jika Prime Amount (Positif) dikalikan dengan Rate maka ACCURATE akan mencatat di posisi Debit. Tetapi jika Prime Amount Minus (Negatif) dikalikan dengan Rate maka ACCURATE akan mencatatnya di posisi Kredit.
• SubLedger           : Kolom ini akan otomatis ditampilkan jika akun yang anda pilih dalam pencatatan transaksi adalah akun dengan tipe account receivable (piutang usaha) dan tipe account payable (hutang usaha). Jika akun yang anda pilih adalah akun dengan tipe account receivable maka kolom ini dapat anda isi dengan nama pelanggan yang berhubungan dengan transaksi piutang yang anda catat dan jika akun yang anda pilih adalah akun dengan tipe account payable, maka anda dapat mengisi kolom ini dengan nama pemasok (vendor) yang berhubungan dengantransaksi hutang yang anda catat.
• Dept                       : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor Department yang berhubungan dengan transaksi yang anda catat.
• Project                 : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor Project yang berhubungan dalam transaksi yang anda catat.

15. Tombol Save & New                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir Journal Voucher yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Formulir Journal Voucher yang baru.

16. Tombol Save & Close                      : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir Journal Voucher yang tampil dan sekaligus menutup tampilan Formulir Journal Voucher.

Journal Voucher – Base Currency

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun (account) selain yang tipenya Cash/Bank, Account Receivable, dan Account Payable. Semua account yang dipilih menggunakan Base Currency, artinya semua amount yang diisikan di posisi Debit/Credit akan dikalikan dengan satu.

Jurnal Voucher – Multi Currency

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun (account) yang tipenya Cach/Bank, Account Receivable, dan Account Payable yang menggunakan Currency selain Base Currency. Cara pengisian hanya meng-aktifkan (centang) field Multi Currency, lalu memilih account yang bersangkutan. Dalam tampilan kolom isian ditambahkan kolom Prime Amount dan Rate. Prime Amount : isikan dengan angka sejumlah nilai mata uang yang bersangkutan. Jika diisikan Minus (negatif) akan dikalikan dengan Rate dan diletakkan pada posisi Credit.

Jurnal Voucher – Sub Ledger

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun (account) yang tipenya Account Receivable dan Account Payable. Setiap memilih Account No dengan tipe Account Receivable atau Account Payable pasti akan menanyakan siapa Sub Ledgernya. Tanpa mengisikan Subledger  tersebut maka tidak dapat mengisikan baris berikutnya dan transaksi tersebut tidak dapat disimpan. Mengisikan Subledger bisa menggunakan Clik Mouse Kanan pada baris account dengan tipe Account Receivable/Account Payable tersebut atau dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl+L.

Jika Account No tipe Account Receive/Account Payble yang anda pilih menggunakan mata juang (currency) IDR, maka yang ditampilkan hanyalah Customer/Vendor dengan mata uang yang sama dengan mata uang account tersebut.

Jurnal Voucher – Period End

Setiap selesai melakukan aktifitas Period End, secara otomatis ACCURATE membuatkan dua jenis journal voucher:

1. Jurnal dengan tipe Period End (Realized/Unrealized Gain or Loss)
2. Jurnal dengan tipe Depreciation & Amortization Asset.

Kedua jurnal hasil aktifitas Period End tersebut tidak dapat anda edit secara manual. Jika terjadi kesalahan maka anda dapat menghapus kedua jurnal tersebut dari menu utama List – General Ledger – Journal Voucher, lalu lakukan aktifitas Period End lagi.