Fitur Pesanan Pembelian [Purchase Order] pada Accurate 5

Purchase Order (PO) merupakan suatu formulir yang dapat anda gunakan untuk mencatat aktifitas pemesanan barang kepada Vendor.

Pencatatan aktifitas Purchase Order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Aktifitas ini hanya mengubah status item yang dipesan menjadi On Purchase.

Meskipun pada dasarnya aktifitas ini tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, tetapi jika aktifitas ini disertai dengan pencatatan pembayaran uang muka kepada vendor, maka aktifitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaan

Formulir Purchase Order

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Order :

1. Previous                             : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order sebelumnya.
2. Next                                      : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
3. Preview                               : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
4. Printer                                 : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan formulir Purchase Order di atas kertas.
5. Down Payment                 : Tombol yang berfungsi untuk membuka Formulir Purchase Invoice untuk pencatatan tagihan uang muka dari Vendor.
6. Requisition                        : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar Formulir Permintaan Pembelian yang belum diproses menjadi pesanan pembelian.
7. Receive Item                      : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Receive Item atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
8. Purchase Invoice             : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Purchase Invoice atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
9. Get From Memorize      : Tombol ini berfungsi untuk mencopy / memuat kembali Transaction order yang telah dimemorize ke detail purchase order yang baru.
10. Memorize Transaction : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan detail Purchase Order. Sehingga detail order yang telah disimpan tersebut dapat dicopy di Purchase order berikutnya.
11. Select From Project       : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Order ini bersumber dari project.
12. Template                           : Field yang berisi jenis rancangan formulir. Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Secara default kolom ini menampilkan template Purchase Order. Jika anda belum memiliki template khusus untuk formulir ini, anda dapat menggunakan template default untuk mencetak tampilan Purchase Order yang anda buat.
13. Help ?                                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.
14. Save & New                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Purchase Order yang telah anda buat sekaligus untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang baru.
15. Cancel                                 : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Order atau keluar dari Formulir Purchase Order tanpa melakukan penyimpanan.

Kolom – kolom pada Formulir Purchase Order

1. Kolom Vendor               : Field ini secara otomatis menampilkan daftar nama vendor (pemasok) sesuai dengan Daftar Vendor yang telah anda buat sebelumnya. Klik tombol drop down pada field ini kemudian pilih nama Vendor dari barang yang anda pesan. Jika Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada Daftar Vendor, anda dapat membuatnya langsung pada formulir ini dengan cara klik <New Vendor>.
2. Kolom PO Number       : Pada field ini anda dapat mengisi nomor Formulir Purchase Order sesuai dengan penomoran pada Perusahaan anda.
3. PO Date                              : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal pemesanan barang kepada Vendor.
4. FOB                                      : Pada field ini terdapat dua pilihan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
5. Terms                                  : Pada field ini, anda dapat memilih syarat pembayaran (Terms). Gunakan tombol drop down untuk memilih syarat pembayaran (Terms) yang anda inginkan. Jika ternyata daftar syarat pembayaran (Terms) belum ada, anda dapat langsung membuatnya dari formulir Purchase Order dengan memilih <New Terms>.
6. Ship Via                              : Pada field ini anda dapat memilih jenis pengiriman barang yang akan digunakan untuk mengirim barang yang anda pesan. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, anda dapat membuatnya langsung dari Formulir Purchase Order dengan cara memilih <New Shipment>.
7. Ship To                                : Pada field ini anda dapat mengetikkan alamat pengiriman barang yang dituju. Secara default, field ini akan terisi sesuai dengan alamat perusahaan pada Setup Company Info, anda dapat mengubahnya sesuai dengan alamat pengiriman barang yang anda inginkan.
8. Rate                                      : Field ini secara otomatis muncul pada saat anda memilih Vendor dengan mata uang Asing. Anda dapat mengisi kolom ini sesuai dengan nilai tukar (rate) yang berlaku pada saat pemesanan barang terjadi.
9. Expected Date                  : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal taksiran barang yang dipesan akan diterima.
10. Description                        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubungan dengan aktifitas pesanan pembelian yang anda catat.
11. DP Account                         : Field ini secara otomatis akan menampilkan akun dengan tipe Account Receivable. Pada field ini anda dapat memilih akun yang akan anda pakai untuk mencatat Uang Muka Pembelian.
12. Est. Freight                          : Pada kolom ini anda dapat mengisi taksiran biaya angkut yang harus ditanggung perusahaan atas aktifitas pembelian tersebut.
13. Freight Account                  : Pada kolom ini anda dapat memilih akun tipe Cost Of Good Sold yang nantinya akan digunakan mencatat jumlah biaya angkut yang anda catat (Akun ini akan mencatat biaya angkut pembelian pada saat PO yang anda buat sudah dibuat tagihannya/invoicenya).
14. Discount                                : Jika discount % diisikan field ini langsung menghitung jumlah potongan, tetapi field ini juga dapat diisi secara manual dengan mengetikkan angka. Biasanya pengetikan manual ini akan menghitung potongan yang sifatnya pembulatan (sulit dipersentasikan).
15. Total                                       : Menghitung otomatis Subtotal – Discount + Est Freight. Jika Option Inclusive Tax di atas diaktifkan, maka PPn dihitung secara Inclusive, berarti total sudah termasuk PPN, maka di belakang total diberikan kata [Tax Included].

Check Box pada Formulir Purchase Order

1.  Vendor Is Taxable  : Field option ini akan otomatis tercentang, jika pemasok (vendor) yang anda pilih merupakan PKP (Tax/PPN untuk pemasok tersebut sudah disetting).
2. Inclusive Tax            : Aktifkan option box ini jika harga pesanan tersebut adalah harga sudah termasuk PPN di dalamnya. Field ini aka terlihat aktif jika field Vendor is Taxable di atasnya aktif.
3. Closed                         : Jika jumlah kolom Raeceived sudah sama atau melebihi dari kuantitas yang dipesan maka check box Closed akan tercentang otomatis, hal ini menginformasikan bahwa semua barang yang dipesan telah diterima. Tetapi jika ternyata terdapat sebagian barang belum diterima, dan barang yang belum diterima tersebut akan dibatalkan atau anda ingin membatalkan barang yang anda pesan, maka anda dapat mencentang check box secara manual. Mencentang check box Closed secara manual akan mengubah status Purchase Order tersebut menjadi Closed.

Detail Tabel Formulir Purchase Order

1. Item                  : Pada kolom ini pilih jenis barang yang akan dipesan. Gunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter atau click ikon untuk memilih item dari daftar item.
2. Description    : Kolom ini secara otomatis menampilkan deskripsi dari nomor barang yang anda pilih. Deskripsi barang pada kolom ini dapat anda ubah dengan keterangan lain yang lebih spesifik.
3. Qty                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi jumlah item yang dipesan.
4. Unit                   : Kolom ini akan terisi otomatis sengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
5. Unit Price       : Pada kolom ini anda dapat mengisi harga pesanan per satuan barang.
6. Disc %               : Pada kolom ini anda dapat mengisi discount item barang.
7. Tax                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi kode pajak PPN.
8. Amount            : Kolom ini akan otomatis terisi dengan nilai Qty item yang dipesan dikali dengan unit price.
9. Received           : Kolom ini menampilkan jumlah item yang telah diterima.
10. Closed               : Kolom ini akan tercetang otomatis jika Purchase Order yang anda buat telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice.

Untuk Video terkait bisa disimak dibawah ini…..