Flow Proses Klaim Barang pada Accurate 5

1 Customer datang ke toko/distributor membawa barang untuk dikembalikan. Toko menerima keluhan customer yang bersangkutan, dan jika pihak toko setuju untuk diklaim maupun menerima barang dengan perjanjian untuk direpair, pihak toko membuatkan from “New RMA” yang berfungsi sebagai bukti (bagi pemilik produk) penerimaan barang yang diklaim ke toko/distributor.

Pencatatan New RMA dapat anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

a. Klik menu utama Activities – RMA – New RMA

b. Isi detail formulir New RMA dengan mengikuti petunjuk di berikut ini:

• RMA No                         : Secara default sudah terisi (Auto Counting). Anda dapat mengganti nomor RMA sesuai dengan penomoran yang anda inginkan.
• Date                                 : Isi field dengan tanggal klaim pelanggan
• Est. Fixed Date            : Estimasi tanggal penyelesaian perbaikan barang
• Customer Name          : Isi field ini dengan nama pelanggan anda.
• Ship To                           : Field ini secara otomatis menampilkan informasi alamat dari pelanggan yang anda pilih. Anda dapat mengganti alamat pada field ini sesuai dengan alamat pengiriman barang yang diinginkan pelanggan anda dengan cara mengetikkan alamat pengiriman yang diminta.
• Item No                           : Pada field ini pilih item yang diklaim pelanggan.
• Invoice No                      : Isi field ini dengan nomor invoice yang berhubungan dengan item yang diklaim. Anda tidak perlu mengisi field ini jika New RMA yang anda buat tidak berhubungan dengan invoice pada database anda.
• Field Serial Number    : Field ini otomatis akan aktif jika item yang anda isi pada formulir ini memiliki serial number.
• Problem Description   : Pada field ini anda dapat mengetikkan Informasi Kerusakan/Keluhan/Perjanjian

2. Pihak toko/distributor meneruskan ke proses selanjutnya, yakni mereka memeriksa kondisi barang, memperbaiki/mengganti komponen jika ada yang rusak, atau bila perlu dikirim ke supplier untuk mendapat pengganti. Setiap komponen yang diganti dicatat. Semua proses dicatat di formulir Action Activity.

Cara pencatatan Aktifitas RMA:

a. Klik menu utama Activities – RMA – RMA Action

b. Isi tampilan New RMA Action dengan mengikuti petunjuk di berikut ini:

• Action No       : Secara default sudah terisi (auto counting), anda dapat mengganti nomor Action sesuai dengan penomoran yang anda inginkan.
• Entry Date     : Isi dengan tanggal pencatatan formulir RMA Action
• RMA No          : Anda dapat mengisi field ini dengan cara memilih nomor form RMA yang akan diproses (Action).
• Action             : Pada field ini anda dapat memilih Action yang akan buat untuk memproses form RMA yang anda pilih. Action – action yang dimaksud terdiri dari:

1. Repaired, Action dimana bagian perbaikan memutuskan untuk memperbaiki barang yang diklaim. Saat perbaikan bisa jadi ada komponen yang diganti. Komponen ini nanti bisa dibuatkan tagihannya ke customer.
2. Replaced, Action bahwa toko/distributor menggantikan barang customer Action ini akan membuatkan otomatis Inventory Adjustment dengan Gudang Stok, karena barang jualan dijadikan pengganti barang rusak. Dan juga membuat Inventory Adjustment untuk memasukkan barang claim ke Gudang Scrap. Nilai inventory untuk barang tersebut adalah sebesar nilai inventory barang yang diambil dari Gudang Stok.
3. Canceled, Action bahwa customer membatalkan proses klaimnya atau pihak teknisi tidak dapat melakukan apa-apa lagi, tidak bisa di Repair dan tidak bisa direplace.

• Grid/Detail Daftar Componen Used  : Pada daftar ini anda dapat memasukkan barang yang dipakai selama perbaikan barang rusak dan jasa perbaikan barang rusak tersebut. Pada Daftar ini anda dapat memilih Item tipe Non Inventory Part dan Item Tipe Service. Detail Componen Used inilah nantinya akan ditagihkan ke customer dengan membuat formulir Sales Invoice adalah formulir RMA. RMA yang dapat dipilih pada formulir Sales Invoice adalah formulir RMA dengan action “Reprair”. ACCURATE secara otomatis akan menampilkan komponen yang dipakai pada proses perbaikan barang pada detail Sales Invoice.

Pada Akhir bulan, jika memang ada barang yang rusak/barang kembalian dari customer dimana toko yang bersangkutan yang menanggungnya, maka user buatkan inventory adjustment.

Berdasarkan jumlah barang rusak yang ada di Gudang barang rusak, maka jika itu adalah merupakan barang hasil pergantian ke customer dimana actionnya Replaced, maka dibuatkan Inventory Adjustment untuk menghilangkan stock barang rusak tersebut.