Membuat Master Data Proyek [Project Form] pada Accurate 5

Formulir Proyek adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan Aktivitas Proyek yang akan dikerjakan. Pada formulir master proyek terbagi menjadi 3 bagian besar yaitu:

• General [Umum]  : merupakan data – data informasi umum dari suatu proyek.
• Rencana Anggaran Biaya [RAB]  : merupakan Rencana Anggaran Biaya atas detail pekerjaan – pekerjaan dalam proyeknya, dimana akan menentukan besar nilai proyek/kontrak yang akan dilakukan.
• Budget & Quantity [Anggaran & Kuantitas]  : merupakan daftar bahan baku dan biaya – biaya yang merupakan perkiraan total biaya proyek yang akan dikeluarkan oleh kontraktor

Formulir Proyek dapat dibuat dari menu Activities [Aktifitas] – Project [Proyek] – Project [Proyek].

Keterangan bagian kepala Formulir Proyek :

1. Project No [No. Proyek]  : diisi dengan nomor urut formulir master proyek
2. Project Name [Nama Proyek]  : diisi dengan nama master proyek yang akan anda kerjakan
3. Description [Keterangan]  : diisi dengan keterangan tentang proyek yang anda kerjakan.
4. Icon  : klik icon ini jika anda akan meng-ekspor informasi proyek ke dalam Aplikasi MS Project.
5. Icon   : klik icon ini jika anda akan meng-impor detail informasi project dari Aplikasi MS Project.
6. Icon   : merupakan icon short cut untuk membuka formulir aktifitas proyek, antara lain formulir Material In Used [Bahan Baku Keluaran], Expense Payment [Pembayaran Biaya/Upah Proyek], Project Survey [Proyek Survey], Project Bills [Tagihan Proyek], Project Control [Kontrol Biaya & Kuantitas Bahan Baku Proyek] dan Project Ending [Penyelesaian Proyek].

Pencatatan informasi aktifitas proyek terdiri dari 3 detail informasi antara lain:

1. Informasi General

Isi detail informasi General pada formulir Proyek dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

1. Master Project [Master Proyek]  : jika aktifitas proyek yang anda kerjakan merupakan bagian dari proyek lain, maka pada kolom ini anda dapat mengisi nama proyek yang merupakan master (parent) dari proyek yang sedang anda kerjakan.
2. Owner [Pemilik]  : memilih nama pemilik proyek [Pelanggan] atas proyek tersebut. Data yang dipilih adalah data pelanggan yang telah anda buat sebelumnya pada daftar menu Daftar Pelanggan [List – Customers].
3. Project Type [Tipe Proyek]  : diisikan dengan tipe proyek yang anda kerjakan.
4. State/Province [Negara Bagian/Propinsi]  : diisikan dengan tipe nama propinsi yang menjadi domisili proyek yang anda kerjakan.
5. Location [Lokasi]  : diisikan dengan alamat lokasi proyek yang anda kerjakan.
6. Manager Name [Nama Manager]  : diisi dengan nama manager yang bertanggung jawab atas proyek tersebut.
7. Item for Bill [Item untuk Penagihan]  : pilih item tipe non persediaan [non inventory part] yang akan dijadikan item perantara pada saat penagihan proyek [invoice]. Anda dapat membuat item ini dari menu utama List [Daftar] – Items [Barang & Jasa] – Klik New [Baru], dengan tipe Non Inventory Part [Non Persediaan].
8. Item for Subcon  : pilih Item tipe non persediaan yang akan di jadikan sebagai item perantara saat melakukan pembelian/pemesanan pekerjaan dari pihak luar [outsource].
9. Account  : secara otomatis menampilkan akun default untuk proyek [Default Account for Project] yang sesuai dengan pengaturan yang sudah anda lakukan sebelumnya pada menu Setup [Persiapan] – Preference [Preferensi] – Profit and Cost Center [Laba & Biaya Terpusat].
10. Rate [Nilai Tukar]  : jika pemilik proyek / pelanggan anda menggunkan mata uang asing, maka pada kolom ini anda dapat mengisi nilai tukar dari mata uang asing tersebut terhadap mata uang dasar [base currency] yang anda gunakan.
11. Contract No [No. Kontrak]  : diisi dengan Nomor Kontrak Proyek tersebut.
12. SPK No  : diisi dengan Nomor Surat Perintah Kerja.
13. Start Date [Tanggal Mulai]  : diisi dengan tanggal mulainya pengerjaan proyek tersebut.
14. Est. Finished Date [Estimati Tanggal Berakhir]  : diisi dengan estimasi/perkiraan tanggal penyelesaian proyek terrsebut.
15. Payment Schedule [Jadwal Pembayaran]  : merupakan daftar termin penagihan yang telah disepakati antara pemilik proyek dan kontraktor.

• No                    : Nomor Urut
• % Progress   : % penyelesaian proyek yang akan ditagihi
• % Bill              : % yang akan ditagihi kepada pemilik proyek

2. Informasi RAB [Rencana Anggaran Biaya] Proyek

Detail tabel Rencana Anggaran Biaya (RAB) Proyek berisi detail pekerjaan – pekerjaan yang dikerjakan dalam penyelesaian suatu proyek. Dalam tabel Rencana Anggaran Biaya (RAB) Proyek ini ditampilkan komponen bahan baku dan tenaga kerja per masing-masing detail pekerjaan, dimana total RAB ini adalah nilai proyek yang akan ditagihi kepada pemilik proyek.

Keterangan:

• Jab [Pekerjaan]  : merupakan detail pekerjaan – pekerjaan atas proyek yang bersangkutan. Pekerjaan mempunyai detail bahan baku dan biaya atas pekerjaan tersebut.
• Header [Group]  : merupakan grup dari pekerjaan – pekerjaan proyek tersebut. Header ini tidak memiliki bahan baku dan biaya proyek.
• Description [Keterangan]  : merupakan keterangan mengenai suatu pekerjaan proyek.
• Volume [Volume]  : kuantitas / volume pekerjaan (cth: m3, m2, m)
• Factor [Faktor]  : merupakan nilai pengali atas satuan nilainya.
• Sub Con  : field checklist [Tanda Centang] berfungsi sebagai penanda pekerjaan yang bersangkutan tidak akan dikerjakan sendiri, melainkan di kerjakan oleh kontraktor lain (Outsource)
• Icon  : centang field ini jika RAB yang anda buat telah fixed [tetap].
• Addendum  : merupakan fungsi penambahan atau pengurangan pekerjaan dimana RAB sudah fixed (checkmark Fixed RAB tercentang).

Anda dapat membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek dengan mengikuti petunjuk di bawah ini :

1. Klik tombol untuk mencatat Judul Pekerjaan
2. Klik tombol untuk mengisi detail pekerjaan – pekerjaan yang dilakukan pada proyek tersebut. Perhaikan gambar di bawah ini:
3. Setelah semua detail pekerjaan anda catat pada tabel Rencana Anggaran Biaya Proyek, maka secara otomatis ACCURATE akan menghitung total dari Anggaran Biaya Proyek tersebut. Perhatikan gambar di bawah ini:

3. Informasi Budget & Quantity

Tabel Budget & Quantity adalah tabel yang menampilkan daftar bahan baku, tenaga kerja dan alat bantu yang digunakan dalam pekerjaan proyek. Tabel ini juga menampilkan informasi Anggaran atau Budget Proyek yang terdiri dari Anggaran Biaya Bahan Baku dan Anggaran Biaya Tenaga Kerja yang digunakan dalam pekerjaan proyek.

Setelah semua informasi proyek selesai anda catat dalam formulir Project, klik tombol Save & Close untuk menyimpan informasi yang telah anda catat dan sekaligus menutup formulir Project yang telah anda catat dan sekaligus menutup formulir Project yang telah anda buat.