Mengubah Default Template pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Default template ACCURATE dapat anda ubah sesuai dengan kebutuhan anda dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Form Template dari menu utama Setup – Form Template
  2. Agar anda lebih mudah memahami bagaimana cara mengubah design default template yang sudah tersedia, berikut ini gambar yang menyajikan contoh pengeditan pada design template Sales Invoice:
  3. Selain mengubah nama pada Tab Header s/d Tab Other, anda juga dapat mengatur informasi apa saja yang akan anda tampilkan pada tampilan screen dan print formulir tersebut. Perhatikan gambar berikut ini:
  4. Setelah mengatur detail informasi yang akan anda tampilkan pada Formulir Transaksi ACCURATE, selanjutnya anda dapat mengatur urutan kolom pada detail tabel Formulir tersebut, untuk lebih jelasnya perhatikan petunjuk pada gambar berikut ini:
  5. Anda juga dapat menampilkan Logo Perusahaan anda pada Formulir Transaksi, untuk lebih jelasnya perhatikan petunjuk pada Gambar berikut ini:
  6. Pengaturan lebih lanjut dapat anda lakukan pada tampilan Designer Formulir dengan menggunakan tools yang tersedia pada form Designer Template Formulir Transaksi tersebut.
  7. Klik tombol Save untuk menyimpan pengeditan yang telah anda lakukan kemudian Klik Tombol Close.

Form Template pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Setiap formulir transaksi yang telah anda buat dapat langsung anda cetak dengan menggunakan design template yang secara default tersedia di ACCURATE. Default template ACCURATE dapat anda sesuaikan dengan kebutuhan anda.

Selain menyediakan default template yang sudah siap pakai, ACCURATE juga menyediakan satu fitur yang dapat anda gunakan untuk membuat design template formulir yang baru sesuai dengan yang diinginkan. Fitur yang dimaksud adalah Form Template.

Dengan fitur Fitur Form Template anda dapat mengubah default template yang telah tersedia atau bahkan anda juga dapat mengganti default template tersebut dengan design template yang anda buat sendiri.

Jenis Template (Template Type)

Jenis template (template type) yang tersedia di ACCURATE terdiri dari:

  1. Sales Invoice, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Faktur Penjualan
  2. Sales Order, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Pesanan Penjulan
  3. Delivery Order, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Pengiriman Barang
  4. Sales Return, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Return Penjualan
  5. Purchase Invoice, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Faktur Pembelian
  6. Receive Items, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Penerimaan Barang
  7. Purchase Order, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Pesanan Pembelian
  8. Purchase Return, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Retur Pembelian
  9. Item Transfer, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir pemindahan barang
  10. VAT Invoice Lokal, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Faktur Pajak Standar (Mata Uang IDR)
  11. Purchase Payment, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Pembayaran Pembelian.
  12. Sales Receipt, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Penerimaan Paenjulan.
  13. Job Costing, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Pembiayaan Pesanan.
  14. Inventory Adjustment. yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Penyesuaian Persediaan
  15. Journal Voucher, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Bukti Jurnal
  16. Deposit, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Penerimaan
  17. Payment, yaitu jenis yang digunakan untuk mencetak formulir Pembayaran
  18. VAT Invoice Foreign, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Faktur Pajak Standar (Mata Uang Asing)
  19. Nota Retur, yaitu jenis template yang digunkan untuk mencetak formulir Retur Penjualan
  20. Sales Quotation, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Penawaran Penjualan.
  21. Purchase Requisition, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Permintaan Pembelian.
  22. RMA, yaitu jumlah template yang digunakan untuk mencetak formulir RMA
  23. Serial Number Entries, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Serial Number Entries.
  24. PPh Ps.23, yaitu jenis template yang digunakan untuk mencetak formulir Bukti Potong PPh pasal 23

Create New Branch pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

File Create New Branch adalah file khusus yang dapat membantu anda dalam pembuatan Database Cabang (Branch Office). Dengan file ini anda dapat membuat Database Cabang (Branch Office) dengan mudah.

File Create New Branch secara otomatis akan membuatkan satu Database baru yang merupakan Copy dari Database Pusat Anda, dimana file ini secara otomatis akan mengcopy data-data master dari Database Pusat, sehingga akan memudahkan anda dalam melakukan setup

Untuk video tutorialnya bisa di tonton dibawah ya………….

Settingan untuk Mengimport File XML Database Cabang pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Agar proses import file XML Export dari Data Cabang berhasil dilakukan, Anda harus terlebih dahulu mendaftarkan (menambahkan) kode (ID) Database Cabang yang akan diimport pada Form Company Info Database Pusat.

Kode Database adalah kode (ID) database yang secara otomatis dibuatkan oleh ACCURATE pada saat pembuatan Database Baru. Kode ini secara otomatis dicantumkan di tab Branch ID pada Form Company Info.

Setelah anda mendaftarkan kode Database Cabang di Tab Branch pada Form Company Info, lakukan impor file xml hasil export Database Cabang dengan cara:

  1. Klik menu utama File – Extract Import Transaction
  2. Pada tampilan Export Import Transaction, klik tombol Import Data, lalu pada window open pilih File XML Database Cabang yang akan anda impor lalu klik Tombol OPEN 
  3. Tunggu beberapa saat, ACCURATE akan melakukan proses import file XML Database Cabang. Setelah proses import selesai dilakukan, ACCURATE akan menampilkan pesan yang menginformasikan jumlah data yang berhasil di import dan jumlah data yang tidak berhasil (gagal) diimpor. Perhatikan gambar berikut ini:
  4. Klik tombol OK, proses import file XML database cabang telah selesai dilakukan.

Export Import History

Daftar Export Import History adalah daftar yang menampilkan histori aktifitas export dan import transaction yang telah dilakukan user. Daftar ini juga menampilkan detail transaksi-transaksi yang eror pada saat proses import.

Anda dapat mengklik tombol Show Log pada Daftar Export Import History untuk menampilkan detail transaksi-transaksi yang eror pada saat proses import dilakukan.

Keterangan Daftar Export Import History:

  1. Kolom Export Import Name : Kolom ini menampilkan nama file xml, diambi dari nama file exportnya atau nama file importnya.
  2. Kolom Date dan Time : Kolom ini menampilkan tanggal dan waktu proses export atau import dilakukan.
  3. Kolom User Name : Kolom ini menampilkan nama user yang melakukan proses import atau export.
  4. Kolom Status : Menampilkan status Exported atau Imported
  5. Kolom Message : Menampilkan informasi hasil proses Import.

Alur Proses Cabang Mengekspor Transaksi-Transaksi yang Diinginkan untuk Dikirimkan ke Data Utama Melalui Formulir Export Import Transaction pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Berikut langkah yang dapat anda lakukan untuk mengekstract Database Cabang:

  1. Klik menu utama File – Export Import Transaction
  2. Filter tanggal pembuatan transaksi (Filter by Created Date) atau tanggal transaksi tersebut (Filter by Source Date) berfungsi untuk memilih jenis transaksi yang akan anda ekspor (extract) berdasarkan tanggal transaksi dibuat atau berdasrakan tanggal dari transaksi tersebut. Pilih pilihan ‘Filter by Created Date’ jika akan meng-ekspor transaksi berdasrkan tanggal pembuatannya. Dan pilih ‘Filter by Source Date’ jika akan meng-ekpor transaksi berdasrkan tanggal transaksi tersebut.
  3. Filter Tipe Data (Data Type) yang ingin anda eksport (ekstrak). Filter Tipe Data (Data Type) terdiri dari:
  • Data Type :

√ Original     : Data yang dibuat di database itu sendiri

√ Imported  : Data hasil import transaksi

  • Status :

√ No Status  : Data yang belum diexport

√ Exported    : Data yang sudah pernah diexport

  • Source Status :

√ Inserted : Data dibuat

√ Delete     : Data dihapus

  • User Name : Filter nama-nama user yang melakukan pembuatan transaksi
  • Transaction Type : Filter transaksi mana saja yang ingin dimunculkan pada Daftar Transaksi.

4. Transaksi yang akan diekport sesuai dengan filter yang anda buat akan secara otomatis ditampilkan pada grid/detail Daftar Transaksi. Centang transaksi yang ingin anda Export lalu klik tombol Export Checked Data.

Keterangan Grid/Detail Daftar Transaksi :

  • Source No          : Nomor Transaksi/Invoice
  • Source Date      : Tanggal Transaksi/Tanggal Invoice
  • Created Date    : Tanggal dan Jam Transaksi dibuat
  • Type                   : Tipe Transaksi
  • Data Type         : Original/Imported
  • Source Status   : Inserted/Deleted
  • Status                : No Status/Exported
  • Users                 : Nama user yang membuat.

5. Pada window Save As di kolom File Name ketikkan nama File XML hasil export/ekstrak data Cabang kemudian klik tombol Save.

6. Tunggu sampai muncul pesan yang menginformasikan bahwa proses Export/Ekstrak Data Cabang kemudian telah selesai dilakukan.

7. Klik tombol OK. File XML hasil export/ekstrak data Cabang siap untuk dikirmkan ke Pusat untuk diimport.

Preferences Export Import

Merupakan informasi saat proses export dan import, antara lain:

  1. Default Folder Export : ACCURATE akan menuju folder tersebut saat user melakukan Export data.
  2. Default Folder Import : ACCURATE akan menuju folder tesebut saat user melakukan import data.
  3. Import Data Manipulation : Berfungsi untuk menset data import tertentu untuk diimport ke data lain. Contohnya misal semua Customer atas cabang XXX akan dipetakan ke customer YYY di data pusat, artinya ketika proses import dilakukan, begitu ACCURATE menentukan data cabang XXX, maka transaksi yang dibuat akan diset customernya ke YYY.

Fitur pada File – Undo Import Journal pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Undo Import (Batal Import Jurnal) adalah fitur yang berfungsi untuk membatalkan aktifitas impor jurnal yaitu pembatalan aktifitas penggabungan (konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang.

Pembatalan Import Jurnal (pembatalan konsolidasi) di ACCURATE dapat dilakukan dengan cara:

  1. Klik menu utama Berkas – Batal Impor Jurnal (File – Undo Import Journal)
  2. Pada window batal impor jurnal (undo import jurnal), centang nama Kantor Cabang yang penggabungannya akan dibatalkan. Lalu klik tombol OK.
  3. Tunggu sampai muncul pesan yang menginformasikan bahwa pembatalan impor jurnal (penggabungan/konsolidasi) telah berhasil dilakukan.

Fitur Import Jurnal pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Fungsi Import yaitu untuk mempermudah anda dalam menggabungkan laporan keuangan Kantor Pusat dengan Kantor Cabang sehingga menjadi satu kesatuan pencatatan (gabungan) yang menghasilkan laporan keuangan yang disebut Laporan Keuangan Konsolidasi.

Penggabungan (Konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang di Accurate dengan Fitur Import Journal

Penggabungan (Konsolidasi) Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang di ACCURATE dengan Fitur Import Journal dapat dilakukan dengan cara:

  1. Persiapkan terlebih dahulu Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang yang akan digabungkan (dikonsolidasi), dengan cara meng-copy Database Kantor Pusat dan Database Kantor Cabang ke salah satu Folder di Hard disk Anda (Hard disk Server).
  2. Buka Program ACCURATE, kemudian Buka Copy Database Kantor Pusat yang akan digabungkan (dikonsolidasi).
  3. Lakukan penggabungan (konsolidasi) Database dengan cara Klik menu utama Berkas – Import Jurnal [File – Import Journal].
  4. Pada window Import dari Perusahaan Lain (Import Financial Statement) lakukan hal berikut ini:
  • Centang check box Lokal jika Copy Database Kantor Cabang terletak di PC Lokal Anda (di hard disk komputer Anda). Atau centang check box Mesin Lain (Remote) dan ketikkan nama server (server name) jika Copy Database Kantor Cabang terletak di Komputer Server.
  • Pada kolom Lokasi Database (Database Lacation), ketikkan alamat lokasi Copy Database Kantor Cabang dan nama Database Kantor Cabang, lalu klik tombol OK.
  • ACCURATE akan menampilkan warning yang memperingatkan anda untuk memastikan bahwa tidak ada user lain yang sedang mengakses ke Database yang akan anda impor. Jika anda sudah yakin bahwa tidak ada user yang mengakses Database yang akan anda import, silahkan klik Tombol OK untuk melanjutkan proses Import Database Kantor Cabang. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

5. Langkah selanjutnya, anda harus melakukan Validasi Database Impor. Validasi Database Impor dilakukan dengan mengetikkan nama pengguna (user name) dan kata kunci (password) untuk masuk ke Database Kantor Cabang (Database yang akan diimpor). Kemudian klik Tombol OK.

Nama Pengguna dan Kata Kunci (Password) yang anda ketikkan pada saat proses Validasi Database Import adalah Nama Pengguna (User Name) dari Pengguna (User) dengan level Admin.

6. Setelah proses Validasi Database Import berhasil dilakukan, langkah selanjutnya adalah melakukan Eliminasi untuk menghilangkan/mengeliminir saldo semua rekening timbal balik. Proses eliminasi saldo semua rekening timbal balik dapat anda lakukan pada window Merge Accounts.

Cara melakukan eliminasi saldo rekening timbal balik pada window Merge Accounts:

  1. Pada kolom Filter source data from, tentukan batasan tanggal transaksi yang ingin anda impor.
  2. Pada detail tabel Merged Source Accounts:
  • Source Account  : Pada kolom ini pilih rekening (akun) timbal balik di Database Kantor Cabang yang akan dieliminasi.
  • Dest. Account     : Pada kolom ini pilih rekening (akun) timbal balik di Database Pusat yang akan dieliminasi.
  • Klik Tombol OK untuk mengeliminasi rekening (akun) timbal balik tersebut.

3. Tunggu sampai muncul pesan informasi seperti gambar berikut ini.

7. Proses Konsolidasi Database Kantor Pusat dan Kantor Cabang selesai.

Pakai Data Cadangan [File – Restore] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Restore adalah file yang memungkinkan anda untuk membuka Data Cadangan (file backup) anda di ACCURATE.

Restore Database dilakukan dengan tujuan untuk mengubah File Backup (File Gbk) menjadi Database ACCURATE (File Gdb), sehingga file tersebut dapat anda buka di ACCURATE.

Restore data backup (file gbk) menjadi database ACCURATE (file gdb) dapat dilakukan dengan cara:

  1. Buka Program ACCURATE tanpa membuka Database
  2. Klik menu utama Berkas – Pakai Data Cadangan (File – Restore)
  3. Pada window Restore Database:
  • Centang check box Lokal jika file gbk yang akan direstore berada di PC Lokal anda (di komputer anda) atau centang check box Remote dan isi kolom nama Server jika file gbk yang akan direstore berada di Komputer Server.
  • Pada detail Restore form, isi kolom File Name dengan alamat dan nama file gbk (file backup) yang akan anda restore.
  • Pada Detail To, isi kolom Database Name dengan alamat tempat Database hasil restore akan anda letakkan dan nama Database hasil restore yang anda inginkan.
  • Klik Tombol OK untuk menjalankan proses Restore Data Backup. Tunggu Sampai muncul pesan konfirmasi yang menyatakan Restore Data Backup telah selesai dilakukan.

Untuk video tutorial nya bisa ditonton dibawah ini ya……….

Perbaikan Data [File – Repair] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

File Repair adalah file yang disediakan ACCURATE untuk membantu anda memperbaiki Stuktur Database, jika terjadi kerusakan pada Struktur Database ACCURATE anda.

File Repair ini dapat anda jalankan, jika terjadi Corrupt pada Database ACCURATE anda.

Cara Menjalankan File Repair

  1. Sebelum menjalankan file Repair, tutup Database ACCURATE anda (klik menu File – Close Lod Off) dan pastikan tidak ada user lain yang sedang mengakses Database yang akan anda repair tersebut.
  2. Pada program ACCURATE, klik menu utama Berkas – Perbaikan Data (File – Repair)
  3. Pada window Database Repair:
  • Centang check box Lokal, jika Database yang akan direpair terletak di PC Lokal Anda (di komputer Anda). Atau centang check box Remote, jika Database yang akan direpair terletak di Komputer Server, dan ketikkan nama komputer server atau IP Address Komputer Server.
  • Pada kolom Database Name: Ketikkan alamat dan nama Database ACCURATE yang akan direpair.
  • Klik tombol OK untuk menjalankan Repair Database

4. Jika file repair yang anda jalankan berhasil memperbaiki struktur Database ACCURATE anda yang Corrupt, maka ACCURATE akan meminta anda mengetikkan nama Database yang baru untuk Database yang baru untuk Database hasil Repair. Dimana Database hasil Repair itulah yang harus anda buka setiap kali anda membuka Database ACCURATE.

Cadangan Data [File – Back Up] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

File Back-up adalah file yang memungkinkan anda untuk membuat Data Cadsangan (Backup) dari Database ACCURATE Anda.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) ditujukan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan (Corrupt) pada stuktur Database ACCURATE anda yang menyebabkan Database ACCURATE anda tidak dapat dibuka lagi.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) dapat dilakukan dengan 2 cara:

1. Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Otomatis

Pengaturan Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Otomatis dapat dilakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Persiapan – Preferensi (Setup – Preference)
  • Pada window Preferensi, klik Company kemudian centang check box “Backup on Close”. 
  • Klik Tombol OK, untuk menyimpan pengaturan yang telah anda lakukan.

Dengan mencentang check box “Backup on Close” maka setiap anda menutup database ACCURATE, maka secara otomatis akan muncul pesan konfirmasi untuk pembuatan Data Cadangan. Berikut ini gambar pesan konfirmasi pembuatan data Cadangan:

Jika Anda mengklik Yes pada pesan konfirmasi tersebut, maka secara otomatis ACCURATE akan membuat satu file backup dengan nama sesuai dengan nama Database ACCURATE anda disertai informasi periode bulan dan tahun (sesuai dengan setting tanggal komputer server anda). Data Cadangan yang telah dibuat akan otomatis tersimpan di alamat yang sama dengan alamat penyimpanan Database ACCURATE anda.

Setiap bulan sekali ACCURATE akan membuat File Backup yang berbeda. Default pemberian nama file Backup yang berbeda. Default pemberian nama file Backup adalah: NamaFile MMMYY.GBK.

2. Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Manual

Jika sebelumnya kita telah membahas pembuatan Database ACCURATE secara otomatis, dimana Data Cadangan tersebut secara otomatis akan tersimpan di alamat yang sama dengan alamat penyimpanan Database ACCURATE anda. Sekarang kita akan membahas cara pembuatan Data Cadangan secara Manual dimana Data Cadangan yang anda buat dapat anda simpan di folder yang berbeda dengan folder penyimpanan Database ACCURATE anda.

Pembuatan Data Cadangan (Backup) secara Manual dapat anda lakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Berkas – Cadangan Data [File – Backup]
  • Pada window Back up Database isi kolom File Name dengan mengetikkan alamat tempat file Backup akan anda simpan dan nama file Bakup yang anda inginkan. Pengisian kolom File Name juga dapat anda lakukan dengan mengklik Tombol Elipsis […]. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini:
  • Klik Tombol OK, dan tunggu sampai muncul konfirmasi bahwa proses pembuatan Data Backup telah sukses dilakukan.

Untuk video tutorialnya bisa ditonton dibawah ini ya………..