Profil Pengguna [User Profil] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Jika perusahaan anda bekerja dengan jaringan dan ACCURATE akan dioperasikan oleh lebih dari satu orang (lebih dari satu komputer), salah satu hal yang harus anda lakukan adalah mendelegasikan dan membagi tugas masing-masing user sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Masing-masing user memiliki login name sendiri dengan password yang berbeda untuk setiap login name (user).

Tingkatan user profil di dalam ACCURATE di bagi menjadi 3 level:

1. Admin

User profile ini mempunyai akses ke semua menu dan aktifitas yang disediakan oleh ACCURATE. Tingkatan Level Admin ini biasanya hanya satu dan berada pada level paling tinggi di ACCURATE.

2. Supervisor

User profile ini mempunyai hampir semua akses yang disediakan oleh ACCURATE tetapi harus mengaktifkan menu yang diinginkan. Jika semua menu pilihan diaktifkan maka kemampuannya sama dengan Admin, kecuali level ini tidak bisa untuk Create New Company, Upgrade, User Profile, dan Quick Setup. User level supervisor bisa lebih dari satu.

3. User

User profile ini mempunyai kewenangan (akses) paling sedikit. Level ini berada di bawah Admin dan Supervisor. Jika semua pilihan akses diaktifkan maka kewenangannya hampir sama dengan Supervisor, meski demikian level ini tetap tidak bisa melakukan Create New Company, Restore, Import, Upgrade, Undo Import, Company Info, Preference, User Profile, Quick Setup, Form Template, dan akses ke Currency.

Membuat user profile ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan level Admin. Settingan user profile ini terdiri dari 9 kelompok akses (kewenangan):

  1. Sales [Penjualan]
  2. Purchase [Pembelian]
  3. Item & Inventory [Persediaan]
  4. Production [Produksi]
  5. General Ledger & Other [Buku Besar & Lainnya]
  6. Bank & Fixed Asset [Bank & Aktiva Tetap]
  7. Memorized Reports [Laporan Tersimpan]
  8. Extract – Import.

Di setiap bagian (kelompok) yang merupakan akses ke transaksi aktifitas diberikan 3 pilihan:

  • Create [Buat]
  • Edit [Ubah]
  • Delete [Hapus]
  • Report [Laporan]
  • View [Lihat]
  • List [Daftar]

Membuat User Profile [Profil Pengguna]

  1. Klik menu utama Setup – User Profile [Persiapan – Profil Pengguna]
  2. Klik New

Lalu isikan field yang berhubungan dengan profil pengguna tersebut. Keterangan:

  • Login Name         : Isikan nama user ID. Nama inilah nantinya yang akan ditanyakan setiap membuka data ACCURATE.
  • Full Name            : Isikan nama lengkap dari pengguna tersebut.
  • Password             : Isikan Password pertama yang akan anda berikan kepada user tersebut. Password ini nantinya harus diubah sendiri oleh user yang bersangkutan. Password ini tidak membedakan huruf besar maupun kecil.
  • Confirmation    : Isikan password sama persis dengan yang anda isikan.
  • User Level          : Pilihan level user sebagai Admin, Supervisor, atau User.
  • Check box field : Klik sekali akan dicentang, berarti user tersebut boleh melakukan aktifitas pada baris pilihan yang diaktifkan.
  • Save                        : Klik untuk menyimpan nama pengguna yang telah selesai anda dibuat.
  • Get Privilege       : Klik untuk menampilkan hak pengguna yang ada bila anda ingin membuat pengguna baru yang haknya hampir sama dengan salah satu pengguna yang telah ada.

Menampilkan Laporan User Profile

Untuk menampilkan Laporan User Profile, dapat dilakukan dengan cara:

  1. Klik menu utama Report – Other Reports
  2. Lalu pilih User List Summary

 

Membuka Database di Komputer Server (Remote) Beda Lokasi Dengan Koneksi Internet pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Anda dapat membuka Database ACCURATE di komputer Server (Remote) yang berada di tempat yang berbeda lokasi dengan menggunakan koneksi internet, dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Program ACCURATE dengan cara klik menu Start Windows – All Programs – CPSSoft – Accurate V5 kemudian klik icon Accurate.
  2. Setelah membuka program ACCURATE, anda dapat membuka database ACCURATE anda dengan cara:
  • Pada tampilan Welcome To ACCURATE, klik pilihan “Open Existing Company”
  • Pada saat anda mengklik “Open Existing Company”, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan window Open Database. Karena Database ACCURATE yang akan anda buka terletak di komputer Sarver, maka pada window Open Database centang check box Internet lalu pada kolom Server Name ketikkan IP Public (bisa dilihat dikomputer server yang berkoneksi internet dengan membuka link http://whatismyipaddress.com) komputer Server tempat database ACCURATE berada. Setelah itu, pada kolom File Name, anda dapat mengetikkan alamat dan nama Database ACCURATE yang ingin anda buka. Pengetikkan alamat dan nama Database ACCURATE harus tepat sesuai dengan alamat dan nama Database tersebut di Komputer Server. Setelah mengisi kolom File Name, klik tombol OK untuk membuka Database.
  • Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar barikut ini: 
  • ACCURATE akan menampilkan window login untuk masuk ke dalam Database ACCURATE anda. Silahkan login dengan mengetikkan user name dan password anda.

(Catt : Untuk server tempat database Accurate berada jika ingin bisa dibuka via internet, maka harus dilakukan konfigurasi router komputer server terlebih dahulu, dimana parameter penting yang perlu diperhatikan adalah seting NAT dengan membuka port 3051 – 3052 dengan Local IP Address adalah alamat IP komputer dimana database Accurate berada.

Database ACCURATE juga dapat anda buka dari menu itama dengan cara klik Menu Uatma lalu pilih Membuka Data [File – Open/Login], langkah selnajutnya sama dengan petunjuk yang telah dijelaskan sebelumnya.

Membuka Database di Komputer Lokal [PC Lokal] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Anda dapat membuka Database ACCURATE di komputer Lokal dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka program ACCURATE, dengan cara klik Menu Start Windows – All Programs – CPSSoft – Accurate V5 kemudian klik icon Accurate
  2. Setelah membuka program ACCURATE, anda dapat membuka Database ACCURATE anda dengan cara:
  • Pada tampilan “Welcome To ACCURATE”, klik pilihan Open Existing Company.
  • Pada saat anda meng-klik Open Existing Company, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan window Open Database. Karena database ACCURATE yang akan anda buka terletak di PC Lokal anda, maka pada window Open Database  centang check box Lokal, kemudian pada kolom File Name ketikkan path alamat database anda dan nama database ACCURATE anda, atau anda dapat mengisi kolom File Name dengan meng-klik tombol Elipsis […] lalu browse alamat dan tempat database ACCURATE anda. Setelah kolom File Name pada window Open Database terisi dengan alamat dan nama Database anda langkah selanjutnya klik Tombol OK untuk membuka Database.
  • Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
  • ACCURATE akan menampilkan window login untuk masuk ke dalam Database ACCURATE anda. Silahkan login dengan mengetikkan user name dan password anda.

Mengatur Tampilan Report (Laporan) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Report (Laporan) merupakan dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan, bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya, mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

Jadi report adalah hal yang sangat penting. Lalu bagaimana menampilkan Report (Laporan) yang baik dan sesuai kebutuhan. Berikut ini adalah cara Custumize (Penyesuaian) dalam Accurate.

Contoh Custumize (Penyesuaian) untuk Laporan Work Order Detail yaitu:

Klik menu Report – Index to Report – Manufacturing Report – dan klik dua kali Work Order Detail

Maka akan tampil box Report Format

Report Format – Coloms & Filters

    Report Format – Numbers   

    Report Format – Group Header & Footers  

        Report Format – Pages Setup & Fonts  

Report Format – Analysis   

Report pada Menu List (Daftar) di Accuarate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Untuk menampilkan laporan melalui menu report yaitu

Pilih Menu List (Daftar) – Pabrikasi (Pabrikasi), kemudian pilih daftar yang ada.

Berikut ini merupakan laporan yang tersedia pada menu List (Daftar):

1. Persons in Charge List

Menampilkan daftar orang-orang yang bertanggung jawab atas produksi. Laporan ini didapat dari menu List – Pabrikasi – Person in Charge, kemudian klik pilihan Print (Cetak) pada menu Person in Charge.

Contoh tampilan: 

2. Production Department List

Menampilkan daftar departemen yang bertanggung jawab atas produksi. Laporan ini didapat dari menu List – Pabrikasi – Production Department kemudian klik pilihan Print (Cetak) pada menu Production Department List.

Contoh tampilan: 

3. Conversion Cost List

Menampilkan semua daftar biaya-biaya konversi yang digunakan untuk produksi. Laporan ini didapat dari menu List – Pabrikasi – Conversion Cost kemudian klik pilihan Print (Cetak) pada menu Conversion Cost.

Contoh tampilan:

4. Product and Material Status List

Menampilkan daftar status barang jadi dan bahan baku. Laporan ini didapat dari seluruh proses produksi yang terjadi. Laporan ini dapat dilihat dari menu List – Pabrikasi – Product and Material Status.

Contoh tampilan:

5. Item Standard Cost Adjustment List

Menampilkan daftar penyelesuaian Item Standard Cost (Biaya Standard Bahan Baku) yang dlakukan untuk proses produksi. Setiap perubahan Item Standard Cost yang anda lakukan akan terlihat disini.

Contoh tampilan:

6. Bill of Material List Detail

Menampilkan daftar Bill of Material yang dibuat untuk proses produksi.

Contoh tampilan:

7. Work Order List Summary

Menampilkan daftar Work Order yang digunakan untuk proses produksi. Semua Work Order yang anda buat akan tampil disini.

Contoh tampilan:

8. Material Release List Summary

Menampilkan daftar Material Release yang digunakan untuk proses produksi. Semua daftar Material Release yang telah anda buat, dapat dilihat di laporan ini.

Contoh tampilan:

9. Product and Material Result List Summary

Menampilkan daftar Product and Material Result yang dibuat untuk proses produksi. Semua daftar Product and Material Result yang telah anda buat, akan tampak di sini.

Contoh tampilan:

Video Tutorial……

Laporan pada Modul Pabrikasi (Modul Pabrikasi) di Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Untuk menampilkan laporan modul manufaktur (modul pabrikasi) dapat dilakukan dengan cara melalui menu Report (Laporan) dan melalui menu List (Daftar). Laporan dapat disajikan sesuai kebutuhan. Berikut ini penjabarannya:

Laporan pada menu Laporan (Report)

Untuk menampilkan laporan melalui menu report yaitu

Pilih menu Report (laporan) – Index to Report (Daftar Laporan) – Manufacturing Reports (Laporan Pabrikasi)

Berikut ini merupakan laporan yang tersedia pada menu Report (Laporan) :

1. Production Request Schedule

Menampilan daftar barang yang diminta untuk diproduksi dalam kurun waktu yang ditentukan.

Contoh tampilannya yaitu:

2. Material Resource Schedule

Menampilkan daftar bahan baku yang dibutuhkan untuk suatu proses produksi dalam kurun waktu yang ditentukan.

Contoh tampilannya yaitu:

3. Standard & Actual Cost

Menampilkan nilai harga standar dan aktual dari bahan baku dan biaya – biaya produksi (conversion cost) per perintah kerja (work order). Contoh tampilan:

4. Release & Result by Work Order

Menampilkan penggunaan bahan baku (Material Release) dan barang yang diproduksi (Product & Material Release) per Surat Perintah (Work Order).

Contoh Tampilan: 

5. Bill of Material Detail

Manampilkan Rincian Formula Produk (Bill of Material Detail) yang anda buat pada database anda

Contoh tampilan:

6. Work Order Detail

Menampilkan perincian bahan baku & biaya – biaya yang terdapat dalam formulir Work Order yang digunakan untuk proses produksi.

Contoh tampilan yaitu:

7. Material Release List Detail

Menampilkan daftar Pengeluaran Bahan Baku (Material Release) yang dilakukan oleh perusahaan untuk periode tertentu.

Contoh Tampilan:

8. Product Result List Detail

Menampilkan Daftar Produksi barang yang dihasilkan oleh perusahaan anda per periode.

Contoh tampilan:

9. WIP by Work Order

Menampilkan Nilai Pengerjaan Dalam Proses (WIP) dari total nilai bahan baku yang digunakan serta total nilai barang hasil produksi berdasarkan surat perintah kerja dalam kurun waktu yang ditentukan.

Contoh tampilan yaitu:

10. WIP by Work Order Detail

Menampilkan Nilai Pengerjaan Dalam Proses (WIP) dari detil nilai bahan baku yang digunakan serta detil nilai barang hasil produksi berdasarkan surat perintah kerja dalam kurun waktu yang ditentukan.

Contoh tampilannya yaitu:

11. WIP Inventory by WO

Menampilkan nilai persediaan dalam proses (Work In Process Inventory) per perintah kerja (work order) pada periode tertentu. Persediaan dalam proses ini adalah nilai total bahan baku yang telah dikeluarkan (Material Release) untuk suatu proses produksi namun belum selesai (Product & Material Result).

Contoh tampilannya:

12. Variance Production by WO

Menampilkan nilai varian (selisih nilai standard & actual) dari suatu proses produksi per masing-masing perintah kerja (work order).

Cotoh tampilannya:

13. Work In Process Inventory

Menampilkan laporan persediaan dalam proses (work in process inventory) dalam periode tertentu.

Contoh tampilannya:

14. Cost of Good Manufactured

Menampilkan nilai biaya produksi barang (Cost of Good Manufactured) dalam periode tertentu.

Contoh tampilannya:

15. Variance Of Production

Menampilkan nilai varian seluruh proses produksi dalam suatu periode tertentu.

Contoh tampilannya:

Melakukan Period End di Aktivitas Manufaktur (Pabrikasi) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Period End pada proses Pabrikasi (Pabrikasi) harus dilakukan untuk mengetahui nilai Variance, yang merupakan selisih dari Actual Cost dengan Standart Cost. Selain itu, dengan melakukan Period End. ACCURATE secara otomatis akan membuat beberapa jurnal antara lain penyusutan aktiva tetap dan selisih kurs. Lakukanlah Period End setiap akhir periode (setiap bulan).

Untuk membuka formulir ini, pilihlah menu Activities (Aktifitas) – Periodic (Periodik) – Period End (Proses Akhir Bulan).

Contoh tampilan:

               Period End (Proses Akhir Bulan)

Bagian Header (Atas) :

Tabel Keterangan Bagian Header dalam Form Period End (Proses Akhir Bulan)

Bagian Detail (Tabel isian):

Tabel Keterangan Bagian Dalam dalam Form Period End (Proses Akhir Bulan)

Membagi biaya konversi sesuai dengan Surat Perintah Kerja (Work Order):

Untuk membagi biaya konversi sesuai dengan SPK (WO) dalam suatu periode berdasarkan dengan kebijakan masing – masing perusahaan atau tidak di bagi proposional berdasrkan perhitungan ACCURATE caranya adalah sebagai berikut:

  1. Pada box Period End di bagian Detail (Tabel isian), klik pada kolom ‘Allocated Amount’ untuk biaya yang akan dibagi sesuai dengan SPK (WO) yang ada, maka akan tampil tombol . Perhatikan gambar berikut ini:
  2. Klik tombol tersebut maka akan tampil box untuk memasukkan nilai biaya konversi berdasarkan Surat Perintah Kerja (Work Order) yang dilakukan pada periode tersebut. Perhatikan gambar berikut ini:
  3. Masukkan nilai biaya tersebut sesuai dengan Surat Perintah Kerja (WO) yang ada pada kolom ‘Amount’.
  4. Klik ‘OK’ untuk menyimpannya. Dan lanjutkan langkah yang sama jika terdapat biaya konversi lainnya yang akan dilakukan hal yang sama.
  5. Dan yang terakhir lakukan proses Period End (Akhir Bulan).
Jurnal untuk Period End yang telah dilakukan dapat dilihat dengan cara:

Pilihlah menu List (Daftar) – General Ledger (Buku Besar) – Journal Voucher (Bukti Jurnal Umum) – dan Cek (√) Production Period End (Akhir Periode Produksi).

Hasil jurnal Period End untuk suatu proses produksi dalam 1 bulan adalah sebagi berikut ini:

Apa saja yang dijurnal saat Period End?

  1. Melakukan alokasi nilai WIP Inventory dari suatu proses produksi. WIP Inventory merupakan nilai dari suatu proses produksi yang belum selesai diproduksi/masih berupa bahan baku setengah jadi.
  2. Melakukan alokasi biaya kerja dan biaya lainnya bulan ini ke WIP (jumlah alokasi tidak bisa melebihi jumlah actual). Sebelum Period End, Seluruh biaya yang sudah dikeluarkan akan dijurnal:
  3. Menjurnal selisih WIP Standard dengan WIP Actual ke akun Variance Production.

Membukukan Biaya Konversi (Produksi) di Aktivitas Manufaktur (Pabrikasi) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Pada tahapan proses produksi diatas yaitu membuat Bill of Material, Work Order, dan Product & Material Result, biaya konversi/produksi telah diperhitungkan dalam pembebanan biaya produk yang dihasilkan. Namun saat melakukan Material Release, ACCURATE hanya mencatat nilai biaya bahan baku yang dikeluarkan. Kapan biaya konversi diakui / dicatat ? Jawabannya, saat perusahaan anda membayarkan biaya konversi tersebut atau saat perusahaan anda mengakui kewajiban atas biaya konversi tersebut.

Namun sebelum anda mencatat biaya konversi di ACCURATE, anda perlu memastikan bahwa semua akun penampung biaya konversi telah mencentang pilihan . Untuk memeriksa apakah akun penampung biaya konversi telah tercentang pilihan tersebut, lakukan langkah-langkah berikut ini:

  1. Masuk ke menu List – [Daftar] – Chart of Account [Daftar Akun]
  2. Cari nama akun penampung biaya konversi yang akan anda maksud, kemudian klik dua kali pada nama akun tersebut.
  3. Akan tampil kotak detail akun. Perhatikan gambar berikut ini:

                                Kotak Detail Akun

  4. Pastikan pilihan telah tercentang. Jika belum, silahkan anda beri tanda centang, lalu klik OK untuk menyimpannya,
  5. Lakukan langkah yang sama untuk memeriksa akun lainnya.

Formulir untuk membukukan (mencatat) biaya konversi (produksi) di ACCURATE bisa dilakukan melalui formulir Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum] : Activities [Aktifitas] – General Ledger [Buku Besar] atau Pengeluaran [Payment] : Activities [Aktifitas] – Cash/Bank [Kas/Bank]. Lakukan penginputan seperti transaksi beban/biaya lainnya.

Bukukan transaksi biaya konversi pada formulir Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum] jika perusahaan anda akan mengakui kewajiban (hutang) atas beban/biaya konversi tersebut. Dan bukukan transaksi biaya konversi pada formulir Pengeluaran [Payment] jika perusahaan anda langsung membayar tunai beban/biaya konversi tersebut.

Perhatikan gambar berikut ini:

Formulir Bukti Jurnal Umum [Journal Voucher]   

          Formulir Pengeluaran [Payment]

Membuat Product and Material Result (Produk dan Bahan Baku Keluaran) di Aktivitas Manufaktur (Pabrikasi) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , , /by

Formulir ini digunakan untuk mencatat barang hasil produksi ke gudang. Produk – produk Formulir Pelaksanaan Perintah Produksi (Work Order) yang sudah selesai diproduksi dimasukkan ke gudang melalui formulir ini. Kuantitas produk yang dicatat tergantung berapa yang sudah selesai dikerjakan. Selain itu, formulir ini juga bisa digunakan untuk mencatat pengembalian bahan baku yang proses produksi-nya dibatalkan. Serta dapat digunakan sebagai pencatatan pengembalian kelebihan bahan baku yang digunakan pada suatu proses produksi.

Untuk membuka formulir ini, bukalah menu Activities (Aktifitas) – Pabrikasi (Pabrikasi) – Product and Material Result (Produk dan Bahan Baku Keluaran).

Contoh tampilan:

Product and Material Result (Produk dan Bahan Baku Keluaran)

  1. Bagian Header (Atas):

    Tabel Keterangan Bagian Header dalam Form Product and Material Result (Produk dan Bahan Baku Keluaran)

  2. Bagian Detail (Tabel Isian):

       Product and Material Result – Bagian Detail  

    Tabel Keterangan Bagian Detail dalam Form Product and Material Result (Produk dan Bahan Baku Keluaran)  

Membuat Material Release (Pengeluaran Bahan Baku) di Aktivitas Manufaktur (Pabrikasi) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , , /by

Formulir Material Release / Pengeluaran Bahan Baku digunakan untuk mencatat pengeluaran bahan baku saat proses produksi. Formulir Pengeluaran Bahan Baku dibuat oleh bagian gudang atas permintaan Formulir Pelaksanaan Kerja (Work Order) melalui Slip Pengeluaran bahan baku. Formulir Pengeluaran Bahan Baku juga bisa melakukan pencatatan pengeluaran bahan baku atas penambahan bahan baku.

Untuk membuka formulir ini, pilih menu Activities (Aktifitas) – Pabrikasi (Pabrikasi) – Material Release (Pengeluaran Bahan Baku).

Contoh tampilan:

   Material Release (Pengeluaran Bahan Baku)

  1. Bagian Header (Atas):

    Tabel Keterangan Bagian Header dalam Form Material Release

  2. Bagian Detail (Tabel Isian): 

    Tabel Keterangan Bagian Detail dalam Form Material Release  

Video tutorial