Cut Off Company [Tutup Database] pada Accurate 4

Cut Off adalah proses memindahkan data Accurate lama ke database Accurate baru sehingga pengguna Accurate bisa melanjutkan transaksi di databse baru tersebut. Yang dipindahkan adalah semua data sampai tanggal Cut off. Transaksi sebelum tanggal Cut off tidak dibawa dan transaksi setelah tanggal Cut off dibawa ke database yang baru. Data lama tetap aman karena datanya hanya dicopy ke data baru bukan dikosongkan. Di data baru, hampir semua transaksi lama akan mengalami perubahan/penyesuaian. yaitu berubah menjadi Opening Balance, penyesuaian detail item. dll.

Cut off berguna untuk:

• Merampingkan ukuran database yang besar
• Sebagai sarana tutup buku atau tutup tahun
• Sebagai sarana untuk mengubah metode Costing barang di data baru

Alur Proses Cut Off Company

Berikut ini langkah-langkah dan alur proses Cut Off Company:

1. Klik menu utama File – Cut Off Company
2. Klik tombol Next untuk memulai proses Cutt off.
3. Tentukan tanggal, bulan dan tahun berapa yang anda inginkan sebagai tanggal cut off atau sebagai titik perpindahan data lama ke data baru. Accurate merekomdasikan Cut off dilakukan di akhir tahun, jadi semua saldo yang anda lihat di data baru adalah saldo terakhir tahun lalu. Kemudian klik tombol Next.
4. Pilih Metode perhitungan persediaan yang akan anda gunakan di data baru. Kemudian klik tombol Next.
5. Di sini dijelaskan data apa saja yang akan di bawa ke data baru. Klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
6. Di sini dijelaskan transaksi apa saja yang tidak dibawa ke data baru. Klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
7. Step ini memastikan anda melakukan proses Period End terlebih dahulu sebelum Cut off. Klik Next, maka proses Period End akan muncul. Masukan kurs pada akhir periode yang akan di Cut off bila anda menggunkan mata uang asing selain mata uang Rupiah, kemudian klik OK untuk menyelesaikan proses Period End.
8. Setelah Period End, anda diinformasikan mengenai alamat dan nama database hasil cut off. Anda bisa mengubah nama Server dan letak file bahkan nama file data yang baru. Jika sudah siap, klik tombol Next untuk memulai proses Cut off.
9. Disini anda bisa menyaksikan proses yang dilakukan Cut off, yaitu membuat database baru, dan memindahkan seluruh data yang ada di data lama.
10. Proses Cut off selesai. Letak database baru anda disebutkan di kotak yang disediakan. Setelah klik Finish, Accurate secara otomatis akan melakukan log-off data lama anda dan log-in ke data baru dengan login username yang melakukan Cut off.

(Catatan : Bila di step terakhir disebutkan bahwa proses Cut off field/gagal, ada dua kemungkinan:

1. Data baru yang dihasilkan kemungkinan tidak valid. Anda bisa melihat Error Log yang dihasilkan Accurate dan memperbaiki data lama sesuai keterangan di Log itu, lalu lakukan Cut off lagi. Ada pilihan untuk hapus atau tidak hapus data baru,
2. Cut off tersebut benar-benar gagal, maka data baru akan dihapus dan anda sebaiknya mengirimkan Log itu ke CPS melalui email ke support@cpssoft.com.)