Fitur Retur Pembelian [Purchase Return] pada Accurate 5

Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari vendor/supplier, perusahaan biasanya akan mencocokkan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang diterima ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan retur pembelian (debit demo) tentunya setelah ada kesepakatan dengan vendor/supplier.

Untuk mencatat aktifitas retur pembelian, ACCURATE menyediakan satu form khusus yaitu form Purchase Return (Formulir Retur Pembelian).

Tampilan Formulir Purchase Return

Tombol – Tombol pada Fomulir Purchase Return

1. Previous          : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return sebelumnya.
2. Next                   : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return berikutnya.
3. Tombol       : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Return yang dibuat.
4. Preview            : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetakan formulir Purchase Return di layar monitor sebelum anda cetak di atas kertas.
5. Template          : Kolom yang menampilkan pilihan jenis template formulir Purchase Return.
6. Save & New      : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Formulir Purchase Return yang baru.
7. Save & Close    : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Return yang tampil dan sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.
8. Help ?                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.

Check Box Pada Formulir Purchase Return

1.  Vendor Is Taxable  : Field option box ini secara otomatis akan aktif dan tercentang otomatis jika Faktur yang anda retur dikenakan PPN.
2.  Inclusive Tax             : Field option box ini akan aktif jika option box Vendor is taxable tercentang. Jika field option box ini tercentang berarti nilai barang yang anda retur sudah termasuk PPN.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Return

1. Vendor Name       : Pada kolom ini, anda dapat memilih nama Vendor dari barang yang akan anda retur.
2. Receipt/Inv.No.   : Pada kolom ini, anda dapat memilih nomor Purchase Invoice atau nomor Receive Item yang anda retur.
3. Rate                           : Secara otomatis menampilkan nilai tukar dari Purchase Invoice yang anda retur.
4. Return No                : Pada kolom ini, anda dapat mengisi nomor formulir Purchase Return sesuai dengan format penomoran yang berlaku di perusahaan anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari nomor formulir yang terakhir diinput.
5. Date                            : Pada kolom ini anda dapat mengisi tanggal Retur pembelian. Default kolom ini menmpilkan tanggal yang sama dengan tanggal komputer anda.
6. Fiscal Rate                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.
7. Fiscal Date                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.

Detail Tabel Item Pada Formulir Purchase Return

1. Item                   : Kolom ini menampilkan nomor item yang anda retur. Anda dapat memilih item yang akan anda retur dari kolom ini jika Purchase Invoice dari item yang anda retur tidak dapat ditelusuri (faktur tidak tercatat di ACCURATE). Untuk dapat melakukan aktifitas retur faktur nihil, anda dapat memilih item dari kolom ini, dengan terlebih dahulu mengaktifkan option Can Enter Any Item In Purchase Return dari menu utama Setup – Preference – Purchase.
2. Description    : Double klik pada kolom ini, untuk mengisi detail barang yang akan anda retur, jika faktur yang anda retur terdapat di ACCURATE. Pemilihan item dari kolom ini akan otomatis menampilkan item-item yang sesuai dengan Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur beserta informasi kuantitas dan unit pricenya.
3. Qty                      : Pada kolom ini anda dapat mengisi kuantitas barang yang anda retur.
4. Unit                    : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penujuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa tersiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit Preferensi.
5. Unit Price         : Jika anda memilih item yang diretur dari kolom Description maka kolom ini akan secara otomatis terisi dengan harga beli yang sesuai dengan harga beli pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur.
6. Tax                      : Jika pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur terdapat kode pajak (tagihan dikenakan pajak), maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan kode pajak (PPN) yang sama dengan yang terdapat pada tampilan Formulir Purchase Invoicce yang diretur tersebut.
7. Amount            : Kolom ini secara otomatis menampilkan jumlah nilai barang yang anda retur.
8. Dept                   : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Departement yangberhubungan dengan aktifits retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
9. Project              : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Project yang berhubungan dengan aktifitas retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
10. Warehouse      : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan nama Gudang yang sama dengan Gudang pada Formulir Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur.
11. Sub Total          : Penjumlahan dari amount di dala tabel isian (detail) formulir retur pembelian.

CARA MEMBUAT FORMULIR PURCHASE RETURN

Anda dapat mencatat Aktifitas pengembalian barang kepada Vendor pada Formulir Purchase Return dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

1. Buka Formulir Return yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Return (Aktifitas – Pembelian – Retur Pembelian).
2. Pada tampilan formulir Purchase Return tersebut isi nama vendor barang yang anda retur, lalu isi tanggal retur barang, dan nomor formulir retur.
3. Pada field ini Invoice/Receip No pilih nomor tagihan (invoice) atau nomor penerimaan barang dari barang yang anda retur.
4. Perhatikan gambar berikut ini untuk pengisian detail barang yang diretur:
5. Setelah anda mengisi detail item yang akan diretur langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan aktifitas yang telah anda buat sekaligus untuk menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.