Cara Membuat Item Baru Tipe Non Inventory Part pada Accurate 5

Item baru tipe Non Inventory Part dapat anda buat dengan cara:

1. Buka terlebih dahulu Daftar Barang dan Jasa dari menu utama Daftar – Barang dan Jasa (List – Items);
2. Pada tampilan Daftar Barang dan Jasa klik tombol Baru (New)
3. Pada tampilan isian item baru (form new item), ikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Langkah Pertama : Pengisian Tab General 

Pada tab General, isi informasi Item baru (Non Inventory Part) sesuai dengan petunjuk di bawah ini:

√ Item Type                      : Karena item baru yang ingin anda buat adalah tipe dengan tipe Non Inventory Part, maka pada kolom Item Type ini anda dapat memilih tipe Non Inventory Part.

√ Item No                          : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nomor Item baru yang anda miliki. Pengetikkan nomor Item pada kolom ini dapat dilakukan max. 30 karakter.

√ Description                   : Pada kolom ini, anda dapat mengetikkan nama Item baru yang anda miliki. Pengetikkan nama Item pada kolom ini dapat dilakukan max. 240 karakter.

√ Suspended                    : Check box ini tidak perlu anda centang. Check box ini hanya dapat dicentang jika anda ingin menon-aktifkan Item yang anda miliki, sehingga item tersebut tidak dapat digunakan lagi dalam transaksi.

√ Sub Item                       : Check box ini dapat anda aktifkan, jika item baru yang anda buat merupakan anak item (Sub Item) dari Parent Item yang sudah anda buat sebelumnya.

√ Unit                                 : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan satuan dari kuantitas item yang anda input. Max pengetikkan unit item 3 karakter.

√ Default Department : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Department yang berhubungan dengan Item baru yang anda buat, jika diperlukan.

b. Langkah Kedua: Pengisian Tab Sales/Purchase

Anda dapat mengisi tab Sales/Purchase ini dengan mengikuti petunjuk yang telah diuraikan pada pembahasan pembuatan Item dengan tipe Inventory Part (Baca Langkah Kedua Pembuatan Item dengan Tipe Inventory Part).

c. Langkah Ketiga: Pengaturan GL Accounts

Pengaturan GL Accounts harus dilakukan dengan benar, agar ACCURATE dapat mencatat setiap transaksi atas Item ini ke akun yang tepat, sehingga ACCURATE dapat menghasilkan jurnal sesuai dengan yang anda inginkan.

GL Accounts untuk itrm tipe Non Inventory Part terdiri dari 6 Default Account yang harus anda mapping sesuai dengan daftar akun yang anda miliki.

Berikut ini Default Account yang harus anda siapkan dalam pembuatan Item dengan Tipe Non Inventory Part:

• Expense Account            : Pada dasarnya akun yang dipilih pada kolom ini berfungsi untuk mencatat perolehan Item Non Inventory Part yang anda input. Pengisian akun pada kolom ini dapat disesuaikan dengan tujuan penginputan Item Non Inventory Part.
• Sales Account                  : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan (revenue). Akun ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan Item Non Inventory Part yang anda input. Jika ternyata Item Non Inventory Part yang anda input tidak ditujukan untuk dijual kembali, maka kolom ini dapat anda isi dengan akun yang sama seperti akun yang anda pilih pada kolom Expense Account.
• Sales Return Accnt        : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan (revenue). Akun ini berfungsi untuk mencatat transaksi retur penjualan Item Non Inventory Part yang anda input. Jika ternyata Item Non Inventory Part yang anda input tidak ditujukan untuk dijual kembali, maka kolom ini dapat anda isi dengan akun yang sama seperti akun yang anda pilih pada kolom Expense Account.
• Sales Item Disc Accnt    : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe pendapatan (revenue). Akun ini berfungsi untuk mencatat jika terdapat diskon atas penjualan Item Non Inventory Part yang anda input. Jika ternyata Item Non Inventory Part yang anda input tidak ditujukan untuk dijual kembali, maka kolom ini dapat anda isi dengan akun yang sama seperti akun yang anda pilih pada kolom Expense Account.
• Purchase Ret. Accnt       : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun sama seperti akun yang anda pilih pada kolom Expense Account.
• Unbilled Goods Accnt    : Pada kolom ini, anda dapat memilih akun dengan tipe hutang lancar lainnya. Akun ini berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan barang dari pemasok vendor), dimana tagihan atas penerimaan barang tesebut belum anda terima dari pemasok (vendor).

Untuk mempermudah pemahaman anda tentang pengaturan Item Default Account untuk item tipe Non Invntory Part, berikut ini gambar yang menyajikan contoh pengisian Item Non Inventory Default Account di ACCURATE.

4. Setelah semua informasi yang berhubungan dengan Item Non Inventory Part selesai anda input, langkah selanjutnya klik tombol OK untuk menyimpan data Item baru yang telah anda buat tersebut.