Fitur Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

Purchase Invoice/Faktur Pembelian (PI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirmkan oleh vendor/supplier atas barang yang telah anda beli/terima (receive item). Jika vendor/supplier mengirimkan barang yang anda beli sekaligus dengan tagihan maka aktifitas tersebut dapat langsung anda catat dengan menggunakan form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) tanpa harus membuat formulir Receive Item (Penerrimaan Barang) terlebih dahulu.

Formulir Purchase Invoice

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Invoice:

1. Previous                               : Membuka tammpilan Formulir Purchase Invoice sebelumnya.
2. Next                                        : Membuka tampilan Formulir Purchase Invoice selanjutnya (berikutnya).
3. Preview                                : Melihat tampilan Formulir Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
4. Print                                      : Mencetak Fomulir Purchase Invoice di atas kertas.
5. Select PO                             : Menampilkan daftar Formulir Pesanan Pembelian yang belum diproses atas Vendor yang dipilih.
6. Select RI                               : Menampilkan daftar Formulir Penerimaan Barang yang belum ditagih atas Vendor yang dipilih.
7. Get From Memorize        : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
8. Memorize Transaction   : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
9. Purchase Payment            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan pembayaran dari aktifitas Purchase Invoice yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Purchase Invoice tersebut.
10. Select From Project          : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Invoice ini bersumber dari project
11. Memorize Transaction    : Menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formuir Receive Item berikutnya.
12. Recurring                              : Membuat Reminder bahwa transaksi pembelian yang anda catat merupakan transaksi recurring (berulang).
13. Tombol                              : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Invoice yang dibuat.
14. Template                               : Kolom ini menampilkan pilihan jenis rancangan formulir yang dapat anda gunakan pada saat mencetak formulir Purchase Invoice. Pilihan jenis rancangan formulir dapat anda tambah dan ubah dari menu Setup | Form Template.
15. Save & New                          : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Fomulir Purchase Invoice yang baru.
16. Save & Close                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase yang tampil dan sekaligus menutup tampilan Purchase Invoice tersebut.
17. Help ?                                   : Tombol untuk membuka menu bantuan.
18. Cancel                                   : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Invoice atau keluar dari Formulir Purchase Invoice tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Invoice

1. Form No                 : Nomor urut formulir pembelian (nomor voucher pembelian) sesuai dengan penomoran perusahaan anda.
2. A/P Account          : Field ini berisi akun hutang yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian pada formulir Purchase Invoice. Field ini akan ditampilkan pada formulir Purchase Invoice jika pada Daftar akun anda terdapat lebih dari satu akun dengan tipe account payable dengan currency yang sama, sehingga anda dapat memilih akun yang akan digunakan.
3. Warehouse            : Field untuk menentukan Gudang tempat barang yang anda beli akan disimpan. Jika nama Gudang yang anda inginkan belum tercatat pada daftar Gudang, maka anda dapat langsung menambahkan Gudang tersebut dari formulir ini dengan cara klik tombol <New Warehouse>.
4. Vendor                      : Masukkan nama Vendor dari barang yang anda beli. Jika nama Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada daftar vendor maka anda dapat langsung menambahkan nama Vendor tersebut dari formulir Purchase Invoice dengan cara klik tombol <New Vendor>.
5. Vendor DO No       : Nomor Delivery Order (Surat Jalan) dari Vendor. Jika formulir Purchase Invoice anda catat berdasarkan aktifitas Penerimaan Barang yang telah anda catat sebelmnya, maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan surat jalan dari Vendor atas penerimaan barang tersebut.
6. Invoice No              : Nomor penagihan dari Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
7. Invoice Date           : Nomor penagihan Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
8. Ship Date                 : Tanggal pengiriman barang. Jika sebelumnya anda telah mencatat aktifitas penerimaan barang, maka kolom ini akan secara otomatis terisi sesuai tanggal ship date yang terdapat pada formulir penerimaan barang yang sebelumnya anda catat (Create PI dengan cara select RI).
9. Rate                             : Rate terhadap kurs mata uang Vendor. Jika vendor menggunakan base currency rate ini secara otomatis akan menampilkan nilai tukar 1.
10. FOB                              : Pada kolom ini terdapat dua pililhan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
11. Term                            : Field ini akan menampilkan pilihan Syarat Pembayaran sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya. Jika ternyata anda belum membuat daftar syarat pembayaran, maka anda dapat langsung membuatnya dari formulir dengan cara klik <New Termint>.
12. Ship Via                       : Pilihan jenis pengiriman yang digunakan untuk mengirimkan barang yang anda beli. Jika jenis pengiriman yang anda inginkan belum tersedia, anda dapat langsung menambahkannya dari formulir ini dengan cara klik <New Shipment>.
13. Amount                        : Jumlah tagihan yang anda terima sesuai dengan Bill Vendor, atau isi kolom ini dengan klik tombol Recalc yang tersedia pada formulir Purchase Invoice.

Check Box Pada Formulir Purchase Invoice

1. Vendor Is Taxable   : Aktifkan field option box ini jka Vendor dari barang yang dibeli adalah PKP dan pembelian yang dilakukan tersebut dikenakan pajak. Default akan aktif jika di dalam data isian Vendor (List|Vendor) di bagian Purchase Tax.
2.  Inclusive Tax              : Jika harga beli barang yang anda catat pada formulir Purchase Invoice sudah termsuk pajak, maka anda dapat mengaktifkan field option box ini.