Fitur Pesanan [Sales Order] pada Accurate 5

Sales Order form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer [Pelanggan]. pesanan tersebut biasa dalam bentuk Purchase Order (PO)

Beikut beberapa kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan pesanan penjualan:

1. Pesanan dengan mata uang Base Currency [Rupiah] atau mata uang Asing.

Pesanan ini akan otomatis mengikuti pengaturan dari Mata Uang Customer [Peanggan] yang diatur pada bagian Terms, etc. di field Currency.

2. Pesanan yang disertai dengan penerimaan uang muka.

Pada transaksi ini, pencatatan uang muka dilakukan dengan 2 langkah. Yang pertama melalui form Sales Invoice [Faktur Penjualan] untuk menerbitkan uang muka lalu dilanjutkan dengan Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan] pada saat penerimaan uangnya.

3. Pembatalan Pesanan Penjualan [Close]

Suatu pesanan penjualan yang sudah dibuat tetapi dibatalkan karena suatu hal seperti kurangnya stok atau hal lain, maka Pesanan [SO] yang sudah dibuat harus di close agar status dari SO tersebut tidak outstanding dan juga supaya jumlah barang yang dipesan tidak masuk ke dalam reminder Item on Sales.

Formulir Sales Order

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Order

1. Previous                               : Membuka form Sales Order sebelumnya.
2. Next                                        : Membuka form Sales Order selanjutnya.
3. Preview                                 : Melihat tampilan Sales Order sebelum di print.
4. Quotation                             : Menampilkan Sales Quotation yang sudah di buat sebelumnya, centang pada Sales Quotation yang di maksud untuk menampilkan detailnya.
5. Down Payment                   : Tombol untuk memasukkan uang muka ini akan terhubung dengan Sales Invoice. Masukkan jumlah uang muka yang diterima pada detail item.
6. DO Invoice.                           : Tombol Short Cut yang menghubungkan ke DO dan Sales Invoice.
7. Get From Memorize          : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transaction  dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
8. Memorize Transaction    : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
9. Help ?                                      : Tombol untuk membuka menu bantuan
10. Save & New                           : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
11. Save & Close                         : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Order

1. DP Account             : Field Akun Down Payment / Uang muka, berisikan menu list down berupa pilihan akun-akun dengan tipe Account Payable [Hutang].
2. Salesman                  : Field untuk memilih dan menentukan Salesman
3. Order by                   : Field untuk memilih Customer yang memesan barang / jasa.
4. SO Number              : Field untuk mengisi no SO. Nomor akan otomatis berurut dari sebelumnya.
5. SO Date                     : Field untuk mengisi taggal dari SO, secara default akan terisi mengikuti tanggal sistem dari komputer.
6. PO. NO.                     : Field untuk mengisi No PO [Purchase Order] dari customer.
7. FOB                             : Field untuk memilih jenis penyerahan barang. Ada 2 jenis yaitu: Shipping Point atau Destination.
8. Terms                         : Berisikan syarat pembayaran, biasa akan terisi secara otomatis sesuai dengan yang sudah di atur pada Customer.
9. Rate                             : Field untuk mengisikan Kurs yang digunakan dalam transaksi. Untuk base currency (rupiah) maka akan terisi 1, tetapi untuk mata uang asing silahkan di input sesuai dengan kurs yang berlaku.
10. Ship to                         : Kolom untuk mengisi tujuan pengiriman. Biasanya akan otomatis terisi sesuai dengan data customer.
11. Ship Date                    : Field untuk mengisi tanggal pengiriman barang.
12. Ship Via                       : Field untuk mengisi jenis pengiriman yang digunakan.
13. Cust. is Taxable         : Option box ini akan otomatis tercentang jika Customer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
14. Inclusive Tax              : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.

Detail Tabel Formulir Sales Order

1. Item                              : Pilih nomor item yang dipesan oleh customer
2. Item Description     : Secara otomatis kolom ini akan terisi dengan Nama Barang sesuai dengan nomor item yang dipilih. Field ini dapat di ubah dengan description lain dengan cara double klik pada field dan ketikkan nama baru yang diinginkan.
3. Qty                                 : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan dipesan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi degan angka minus (angka di bawah NOL).
4. Unit                               : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang. Apabila belum diset, maka untuk menambahkannya harus masuk ke daftar item.
5. Unit Price                   : Isikan dengan harga pesanan per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang sudah di set sebelumnya.
6. Disc %                          : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
7. Tax                                : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi, Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan Pajak Customer.
8. Amount                       : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi dengan Disc.
9. Shipped                       : Kolom ini hanya muncul pada SO yang sudah pernah disimpan dan tidak muncul pada SO yang baru. Kolom ini tidak bisa diisi manual dan akan terisi secara otomatis dengan jumlah barang yang sudah dikirimkan dengan Delivery Order [DO] atau sudah dibuatkan Sales Invoice [SI].
10. Dept                              : Kolom ini akan muncul jika anda menggunkan ACCURATE versi Deluxe dan Enterprise dan sudah mengaktifkan feature Multi Department pada Preferences. Kolom ini berfungsi untuk mencatat department yang berkaitan dengan Penjualan yang dilakukan.
11. Quote No                      : Secara otomatis akan terisi dengan No dari Sales Quotation yang dibuat sebelumnya apabila SO ini dibuat berdasarkan Quotation tersebut. Tetapi jika tidak ada Quotation sebelumnya, maka kolom ini akan kosong.
12. Closed                            : Jika jumlah Shipped sudah sama atau melebihi dari Qty yang dipesan maka kolom secara otomatis akan tercentang pada baris item yang bersangkutan, yang berarti semua barang telah terkirim. Tetapi untuk barang yang belum terkirim, dapat di close secara manual dengan meng-klik di baris item yang bersangkutan satu per satu apabila barang tesebut tidak jadi dikirim atau dibatalkan. Jika ingin membatalkan semua barang sekaligus, maka dapat langsung meng-klik check box Close di sudut kanan bawah.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Order

1. Description                 : Field untuk mengisi keterangan atas Pesanan.
2. Sub Total                      : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
3. Close                           : Option box ini berfungsi untuk membatalkan pesanan yang sudah dibuat. Biasanya hal ini disebabkan karena ketidaan stok barang atau dapat juga karena pembatalan dari Customer sebeum barang dikirim.
4. Disc                                 : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam persentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3, sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
5. Sales Tax                        : Informasi pajak ini akan muncul di bawah Discount apabila pada pesanan penjualan ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
6. Estimated Freight       : Field untuk mengisi estimasi dari biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
7. Total Order                    : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Estimated Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.