Melihat Daftar Faktur Penjualan [List of Sales Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua formulir Sales Invoice yang telah anda buat baik yang sudah lunas maupun yang masih outstanding akan disimpan atau direkap dalam satu Tabel yang disebut Daftar Faktur Penjualan (List of Sales Invoice).

Daftar Sales Invoice dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Invoice (Daftar – Penjualan – Faktur Penjualan)

Tampilan daftar Sales Invoice terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Sales Invoice, terdiri dari:

a. New                         : Membuat SI yang baru

b. Edit                         : Mengubah SI yang tersorot

c. Delete                     : Menghapus SI yang tersorot, dengan catatan SI tersebut belum ada pembayaran

d. Filter                      : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.

e. Refresh                  : Menampilkan data terakhir yang telah diinput

f. Print                        : Mencetak daftar SI atau mencetak SI yang tersorot

g. Return History   : Menampilkan histori pembayaran yang telah dibuat berdasarkan SI yang tersorot

h. Payments             : Menampilkan histori pembayaran yang telah dibuat berdasarkan SI yang tersorot

i. Find                         : Mencari SI berdasarkan No SI atau No Customer

2. Sales Invoice List Detail, terdiri dari:

a. Invoice No                : No Sales Invoice

b. Date                            : Tanggal pembuatan DO

c. Age                              : Umur piutang setiap faktur yang di hitung dari tanggal jatuh tempo (due date) sesuai dengan perhitungan termin (terms)

d. Customer Name     : Nama Customer

e. Amount                      : Jumlah Sales Invoice

f. Down Payment        : Uang muka yang berasal dari SO yang tercatat atas invoice tersebut.

g. Paid Amount           : Kolom yang mencatat jumlah yang sudah di bayarkan atas invoice tersebut melalui form Sales Receipt. Untuk historinya dapat dilihat dengan mengklik tombol Payment dari tombol menu

h. Discount                   : Jumlah potongan yang diterima saat mengisikan form Sales Receipt yang diisikan melalui Discount Info (klik kanan mouse) pada setiap baris Invoice

i. PPh ps. 23                 : Jumlah potongan pajak Pph 23 yang dimasukkan lewat Sales Receipt

j. Return                        : Jumlah amount atas Sales Retur yang dibuat. Histori nya dapat dilihat dengan mengklik tombol Return pada menu

k. Owing                       : Jumlah yang masih harus ditagih atas SI tersebut

l. Description             : Keterangan atas SI tersebut

m. Printed                   : Status dari SI, apakah sudah dicetak atau belum

3. Menu Klik Mouse – List SI

a. New                                : Membuat SI yang baru

b. Edit                                : Mengubah SI yang tersorot

c. Delete                            : Menghapus SI yang tersorot, dengan catatan SI tersebut belum ada pembayaran atau Retur

e. Outstanding Only    : Apabila di aktifkan (√) akan menampilkan SI yang belum lunas pembayarannya

f. Filter                            : Memilih tampilan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal

g. Sort by                       : Menampilkan SI secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia

h. Refresh                     : Menampilkan data terakhir yang telah diinput

i. Email                          : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak SI ke email

j. Bill – to                        : Menampilkan data Customer SI yang tersorot

k. Returns                     : Menampilkan daftar retur (Sales Return) atas SI tersebut

l. Payments                   : Menampilkan daftar pembayaran (Sales Receipt) atas SI tersebut.

 

Cara Membuat Formulir Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

1. Sales Invoice yang di Dahului Sales Quotation / Sales Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu utama Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih nama Customer, kemudian isi informasi seperti nomor invoice, tanggal invoice dan informasi lainnya.

c. Karena formulir Sales Invoice dibuat berdasarkan Sales Quotation/Sales Order, maka untuk mengisi detail tabel formulir, anda dapat mengklik tombol Select SQ jika dibuat berdasarkan Sales Quotation atau klik tombol select SO jika sales invoice tesebut dibuat berdasarkan Sales Order, lalu centang nomor form SQ/SO yang akan ditagih.

d. Secara otomatis detail tabel Sales Invoice akan terisi sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta taggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Perhatikan Gambar contoh pembuatan Sales Invoice bedasarkan Sales Order dibawah ini:

2. Sales Invoice yang di Dahului Delivery Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya).

c. Klik select DO, lalu centang DO yang akan di tagih, lalu klik OK.

d. Secara otomatis SI akan terisi dengan sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Berikut gambar contoh pembuatan Sales Invoice berdasarkan DO:

3. Pembuatan SI Secara Langsung Tanpa di Dahului dengan SQ, SO dan DO (Direct Sales Invoice).

Pembuatan SI secara langsung tanpa didahului Quotation / SO / DO sebelumnya merupakan mode penjualan model penjualan yang sering dijumpai pada supermarket atau toko. Customer datang seketika untuk membeli dan mengambil barangnya dan bahkan langsung membayarnya juga. Biasanya untuk penjualan seperti customer dikelompokkan menjadi satu nama yaitu Customer Cash.

Berikut langkah-langkah pembuatan Direct SI:

a. Buka form Sales Invoice dari Menu Explorer atau Activities – Sales – Sales Invoice

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya) dan tanggal penjualan.

c. Isikan detail item dengan langsung mengklik pada kolom Item, pilih item yang dijual kemudian isikan Qty dan Unit Price.

d. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

e. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

f. Berikut ini gambar contoh pembuatan Sales Invoice:

 

Fitur Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Invoice (SI) adalah faktur penjualan kepada customer, dimana pada aktifitas ini terjadi pengakuan Piutang Customer. SI biasa dibuat berdasarkan atas Sales Quotation (Penawaran), Sales Order (Pesanan) atau Delivery Order (Pengiriman Barang). tetapi dapat juga langsung dibuat dengan mengisi item yang akan dijual.

Formulir Sales Invoice

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Invoice

  1. Previous                               : Membuka form SI sebelumnya
  2. Next                                        : Membuka form SI selanjutnya
  3. Preview                                 : Membuka tampilan SI sebelum di print
  4. Select DO                             : Menarik DO yang sudah dibuat sebelumnya. Selain DO, SI juga dapat dibuat dengan memilih Quote atau SO atau RMA.
  5. Select DP                             : Untuk menambahkan DP, apabila pembayaran DP ada lebih dari satu kali.
  6. Copy Transaction            : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  7. Memorize Transaction  : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Invoice untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Invoice lainnya.
  8. Recurring                           : Berfungsi untuk mengatur pencetakan ulang atas invoice yang sedang dibuka. Pembuatan invoice berulang dapat dilakukan secara mingguan, 2 mingguan, bulanan atau secara Caturwulan, Semester serta tahunan.
  9. Tombol                             : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Sales Invoice yang dibuat.
  10. Cust. Receipt                    : Shortcut untuk membuat penerimaan dari pelanggan atas invoice yang terbuka.
  11. Fiscal Receipt                   : Shortcut untuk membuat form Sales Receipt untuk penerimaan pembayaran pajak dari customer atas invoice yang terbuka.
  12. Save & New                        : Tombol menyimpan Sales Invoice sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Invoice.
  13. Save & Close                      : Tombol untuk menyimpan Sales Invoice sekaligus menutup tampilan.
  14. Pay                                        : Tombol untuk menginput langsung pembayaran tunai pelanggan atau penerimaan penjualan tunai dari pelanggan, sehingga bila diklik tombol ini akan langsung diarahkan ke formulir penerimaan penjualan.
  15. Print                                      : Tombol untuk mencetak langsung Sales Invoice yang sedang dibuat.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Invoice

  1. Customer                              : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No.                                    : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Invoice No                            : No Invoice yang dibuat.
  4. Invoice Date                         : Tanggal dibuatnya SI
  5. Ship to                                    : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Rate                                         : Kurs yang berlaku pada saat pembuatan invoice
  7. FOB                                          : Pilihan cara penerimaan barang via FOB destination atau shipping point.
  8. Terms                                      : Syarat pembayaran
  9. Fiscal Rate                             : Kurs pajak yang berlaku saat pembuatan invoice
  10. Ship Date                               : Tanggal pengiriman barang, biasanya mengikuti DO kalau sebelumnya sudah dibuat, atau sama dengan tanggal invoice.                             
  11. Ship Via                                  : Pilihan jenis pengiriman barang.
  12. Receivable Account            : Field yang menampung akun-akun piutang untuk invoice yang dibuat.
  13. Salesman                                : Field untuk memasukkan nama Salesman yang menjual
  14. Warehouse                            : Untuk menentukan gudang yang akan diambil barangnya.

Detail Tabel Item pada Formulir Sales Invoice

  1. Item                : No barang yang dijual
  2. Item Desc     : Nama barang yang dijual
  3. Qty                  : Jumlah barang yang dijual
  4. Unit                : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang.
  5. Unit Price     : Harga per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang di set sebelumnya.
  6. Disc %            : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                  : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi. Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan setinggan Pajak Customer.
  8. Amount         : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi Disc.
  9. Qty Control  : Kolom untuk memasukkan jumlah kuantitas dalam satuan unit lain, yang berfungsi untuk memudahkan perhitungan stock.
  10. Dept                : Department yang menerbitkan Sales Invoice (jika ada)
  11. SN                    : Serial Number barang yang dijual

Detail Tabel Use DP pada Foemulir Sales Invoice

  1. Description      : Jika formulir Sales Invoice anda buat berdasarkan SO (Select SO) dimana SO tersebut disertai uang muka maka kolom ini akan otomatis menampilkan deskripsi uang muka.
  2. Tax                      : Kode Pajak atas uang muka
  3. Total DP            : Jumlah uang muka yang ingin di gunakan. Biasa akan terisi otomatis dengan jumlah uang yang di terima, tetapi apabila ingin di ubah silahkan ketikkan langsung jumlah yang diinginkan pada kolom tersebut.
  4. SO No.                : No SO asal uang muka
  5. Inclusive Tax   : Kolom ini akan tercentang apabila uang muka yang di gunakan sudah termasuk pajak.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Invoice:

  1. Inv. Tax No.              : Field untuk memasukkan kode faktur pajak dan akan muncul secara otomatis apabila customer yang bersangkutan di kenai pajak.
  2. Description               : Keterangan atas Sales Invoice yang dibuat.
  3. Sub Total                   : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  4. Disc                             : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam presentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3. sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                   : Informasi pajak ini akan mencul di bawah Discount apabila pada Sales Invoice ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Freight                       : Field ini untuk mengisi biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Freight Account     : Field untuk menentukan akun yang akan menampung biaya kirim.
  8. Total Invoice           : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Pengiriman Pesanan (Delivery Order) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Pengiriman Pesanan (List Of Delivery Order)

Semua formulir Delivery Order yang telah anda buat akan disimpan atau direkap pada sebuah Tabel yang disebut Daftar Delivery Order.

Daftar Delivery Order dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Delivery Order.

Tampilan daftar Delivery Order terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Delivery Order
  • New                         : Membuat DO yang baru
  • Edit                          : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                      : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Filter                        : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outsatanding Only dan Tanggal.
  • Refresh                   : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Print                         : Mencetak data terakhir yang telah diinput.
  • Return History     : Menampilkan histori retur barang yang telah dibuat berdasarkan DO yang tersorot.
  • Find                          : Mencari DO berdasarkan No DO atau No Customer
2. Detail Tabel Delivery Order
  • Delivery No            : No DO
  • Date                           : Tanggal pembuatan DO
  • Customer Name   : Nama Customer penerima barang
  • Description            : Keterangan atas DO tersebut
  • Printed                     : Status DO tersebut, apakah sudah dicetak atau belum
3. Menu Klik Kanan Mouse – DO list
  • New                             : Membuat DO yang baru
  • Edit                              : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                          : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Outstanding Only   : Apabila di aktifkan (√) akan menampilkan DO yang belum dibuatkan Sales Invoicenya.
  • Filter                             : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.
  • Sort by                          : Menampilkan DO secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia.
  • Refresh                         : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Email                             : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak DO ke email.
  • Bill – to                           : Menampilkan data Customer DO yang tersorot
  • Returns                         : Menampilkan daftar retur atas DO tersebut.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Delivery Order

Formulir Delivery Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Delivery Order dari menu List – Sales – Delivery Order
  2. Pada Daftar Formulir Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda hapus/ubah pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan edit (klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Fitur Pesanan [Sales Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Order form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer [Pelanggan]. pesanan tersebut biasa dalam bentuk Purchase Order (PO)

Beikut beberapa kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan pesanan penjualan:

1. Pesanan dengan mata uang Base Currency [Rupiah] atau mata uang Asing.

Pesanan ini akan otomatis mengikuti pengaturan dari Mata Uang Customer [Peanggan] yang diatur pada bagian Terms, etc. di field Currency.

2. Pesanan yang disertai dengan penerimaan uang muka.

Pada transaksi ini, pencatatan uang muka dilakukan dengan 2 langkah. Yang pertama melalui form Sales Invoice [Faktur Penjualan] untuk menerbitkan uang muka lalu dilanjutkan dengan Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan] pada saat penerimaan uangnya.

3. Pembatalan Pesanan Penjualan [Close]

Suatu pesanan penjualan yang sudah dibuat tetapi dibatalkan karena suatu hal seperti kurangnya stok atau hal lain, maka Pesanan [SO] yang sudah dibuat harus di close agar status dari SO tersebut tidak outstanding dan juga supaya jumlah barang yang dipesan tidak masuk ke dalam reminder Item on Sales.

Formulir Sales Order

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Order

  1. Previous                               : Membuka form Sales Order sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka form Sales Order selanjutnya.
  3. Preview                                 : Melihat tampilan Sales Order sebelum di print.
  4. Quotation                             : Menampilkan Sales Quotation yang sudah di buat sebelumnya, centang pada Sales Quotation yang di maksud untuk menampilkan detailnya.
  5. Down Payment                   : Tombol untuk memasukkan uang muka ini akan terhubung dengan Sales Invoice. Masukkan jumlah uang muka yang diterima pada detail item.
  6. DO Invoice.                           : Tombol Short Cut yang menghubungkan ke DO dan Sales Invoice.
  7. Get From Memorize          : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transaction  dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  8. Memorize Transaction    : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
  9. Help ?                                      : Tombol untuk membuka menu bantuan
  10. Save & New                           : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
  11. Save & Close                         : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Order

  1. DP Account             : Field Akun Down Payment / Uang muka, berisikan menu list down berupa pilihan akun-akun dengan tipe Account Payable [Hutang].
  2. Salesman                  : Field untuk memilih dan menentukan Salesman
  3. Order by                   : Field untuk memilih Customer yang memesan barang / jasa.
  4. SO Number              : Field untuk mengisi no SO. Nomor akan otomatis berurut dari sebelumnya.
  5. SO Date                     : Field untuk mengisi taggal dari SO, secara default akan terisi mengikuti tanggal sistem dari komputer.
  6. PO. NO.                     : Field untuk mengisi No PO [Purchase Order] dari customer.
  7. FOB                             : Field untuk memilih jenis penyerahan barang. Ada 2 jenis yaitu: Shipping Point atau Destination.
  8. Terms                         : Berisikan syarat pembayaran, biasa akan terisi secara otomatis sesuai dengan yang sudah di atur pada Customer.
  9. Rate                             : Field untuk mengisikan Kurs yang digunakan dalam transaksi. Untuk base currency (rupiah) maka akan terisi 1, tetapi untuk mata uang asing silahkan di input sesuai dengan kurs yang berlaku.
  10. Ship to                         : Kolom untuk mengisi tujuan pengiriman. Biasanya akan otomatis terisi sesuai dengan data customer.
  11. Ship Date                    : Field untuk mengisi tanggal pengiriman barang.
  12. Ship Via                       : Field untuk mengisi jenis pengiriman yang digunakan.
  13. Cust. is Taxable         : Option box ini akan otomatis tercentang jika Customer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
  14. Inclusive Tax              : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.

Detail Tabel Formulir Sales Order

  1. Item                              : Pilih nomor item yang dipesan oleh customer
  2. Item Description     : Secara otomatis kolom ini akan terisi dengan Nama Barang sesuai dengan nomor item yang dipilih. Field ini dapat di ubah dengan description lain dengan cara double klik pada field dan ketikkan nama baru yang diinginkan.
  3. Qty                                 : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan dipesan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi degan angka minus (angka di bawah NOL).
  4. Unit                               : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang. Apabila belum diset, maka untuk menambahkannya harus masuk ke daftar item.
  5. Unit Price                   : Isikan dengan harga pesanan per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang sudah di set sebelumnya.
  6. Disc %                          : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                                : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi, Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan Pajak Customer.
  8. Amount                       : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi dengan Disc.
  9. Shipped                       : Kolom ini hanya muncul pada SO yang sudah pernah disimpan dan tidak muncul pada SO yang baru. Kolom ini tidak bisa diisi manual dan akan terisi secara otomatis dengan jumlah barang yang sudah dikirimkan dengan Delivery Order [DO] atau sudah dibuatkan Sales Invoice [SI].
  10. Dept                              : Kolom ini akan muncul jika anda menggunkan ACCURATE versi Deluxe dan Enterprise dan sudah mengaktifkan feature Multi Department pada Preferences. Kolom ini berfungsi untuk mencatat department yang berkaitan dengan Penjualan yang dilakukan.
  11. Quote No                      : Secara otomatis akan terisi dengan No dari Sales Quotation yang dibuat sebelumnya apabila SO ini dibuat berdasarkan Quotation tersebut. Tetapi jika tidak ada Quotation sebelumnya, maka kolom ini akan kosong.
  12. Closed                            : Jika jumlah Shipped sudah sama atau melebihi dari Qty yang dipesan maka kolom secara otomatis akan tercentang pada baris item yang bersangkutan, yang berarti semua barang telah terkirim. Tetapi untuk barang yang belum terkirim, dapat di close secara manual dengan meng-klik di baris item yang bersangkutan satu per satu apabila barang tesebut tidak jadi dikirim atau dibatalkan. Jika ingin membatalkan semua barang sekaligus, maka dapat langsung meng-klik check box Close di sudut kanan bawah.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Order

  1. Description                 : Field untuk mengisi keterangan atas Pesanan.
  2. Sub Total                      : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  3. Close                           : Option box ini berfungsi untuk membatalkan pesanan yang sudah dibuat. Biasanya hal ini disebabkan karena ketidaan stok barang atau dapat juga karena pembatalan dari Customer sebeum barang dikirim.
  4. Disc                                 : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam persentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3, sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                        : Informasi pajak ini akan muncul di bawah Discount apabila pada pesanan penjualan ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Estimated Freight       : Field untuk mengisi estimasi dari biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Total Order                    : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Estimated Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Video Tutorial…..

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Formulir Sales Quotation

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Sales Quotation adalah tabel yang menampilkan semua formulir sales quotation yang telah anda buat dalam Database ACCURATE.

Daftar Sales Quotation dapat anda buka dari menu utama List – Sales – Sales Quotation [Daftar – Penjualan – Penawaran Penjualan].

Tampilan Daftar Sales Quotation terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol Menu pada Daftar Sales Quotation

a. New            : Untuk membuat Sales Quotation yang baru

b. Edit            : Untuk membuka form Sales Quotation yang tersorot

c. Delete        : Untuk menghapus Sales Quotation yang tersorot, SQ yang dapat dihapus adalah Quotation yang belum diproses menjadi Sales Order, Delivery Order atau Sales Invoice.

d. Filter         : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter berfungsi untuk memudahkan anda dalam menampilkan Sales Quotation berdasarkan Costumer, Mata Uang, Tanggal dan Status.

e. Refresh      : Tombol ini berfungsi untuk memperbarui tampilan List SQ sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SQ.

f. Print            : Ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SQ dan Print Selected Order untuk mencetak SQ yang disorot.

g. Proceeded by  : Menampilkan proses selanjutnya dari SQ yang tersorot berupa SO, DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SQ yang disorot.

h. Find            : Field ini berfungsi untuk mencari SQ yang diinginkan berdasarkan Nomor atau Keterangan.

2. Sales Quotation List Detail, terdiri dari:

a. Date               : Tanggal Quotation di buat

b. Quote No.    : No Penawaran yang ditentukan oleh perusahaan

c. Order by       : Nama Customer (pemesan)

d. Status            : Status SQ, dibagi menjadi 4:

  • Proceeded  : barang sudah dikirim semuanya
  • Closed          : sebagian / semua barang yang ada dibatalkan
  • Waiting        : sebagian barang sudah ada yang dikirim
  • Queue           : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. Discount        : Jumlah discount yang dicantumkan dalam penawaran.

f. Tax                    : Nilai pajak keluaran

g. Freight           : Biaya angkutan yang ditagihkan kepada Customer

h. Invoice Amount  : Nilai total penawaran penjualan.

i. Description    : Keterangan yang ada pada Sales Quotation.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Quotation

Formulir Sales Quotation yang telah anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Daftar Sales Quotation dengan cara klik menu utama List – Sales – Sales Quotation;
  2. Pada Daftar Formulir Sales Quotation cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Video Tutorial……….

Melihat Daftar Purchase Return [Retur Pembelian] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua Formulir Purchase Return yang telah anda buat akan disimpan dalam suatu daftar (tabel) yang disebut Daftar Purchase Return.

Daftar Purchase Return menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok:

1 Tombol Menu pada Daftar Purchase Return

a. New                         : Membuat Formulir Purchase Return yang baru.

b. Edit                         : Membuka tampilan Formulir Purchase Return yang tersorot, sehingga anda dapat melakukan pengeditan pada Formulir Purchase tersebut.

c. Filter                       : Memfilter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan Vendor, Currency, dan Filter by Date.

d. Refresh                  : Memperbarui (refresh) tampilan Daftar Purchase Return sesuai dengan penginputan aktifitas Purchase Return yang terakhir.

e. Print                        : Mencetak Daftar Purchase Return di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas. Untuk mencetak Daftar Purchase Return di atas kertas, dapat anda lakukan dengan cara meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan preview Daftar Purchase Return tersebut.

f. Export e-faktur    : Tombol ini befungsi untuk mengekspor formulir Purchase Return yang sudah diinput menjadi file .csv yang dapat diimport kedalam e-faktur.

g. Find                          : Memudahkan anda menemukan Formulir Purchase Return yang ingin anda Edit atau Delete. Pencarian cepat Formulir Purchase Return melalui field ini dilakukan berdasarkan nomor retur: <PR No>.

2. Purchase Return List Detail

a. Filter                      : Anda dapat melihat tampilan daftar Purchase Return berdasarkan pilihan filter sebagai berikut:

  • Vendor                : Filter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan nama Vendor yang anda inginkan.
  • Currency            : Filter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan nama Mata Uang yang anda inginkan.
  • Filter by Date    : Dengan filter tanggal anda dapat menampilkan Formulir Purchase Invoice pada daftar Purchase Return sesuai dengan periode tanggal yang anda inginkan.

b. Return No          : Nomor Formulir Purchase Return.

c. Date                      : Tanggal retur pembelian.

d. Invoice No         : Nomor Purchase Invoice / Receive Item yang diretur.

e. Vendor Name    : Nama Vendor dari Purchase Invoice/Receive Item yang diretur.

f. Amount                : Jumlah (total) retur.

g. Description        : Keterangan yang terdapat pada Formulir Purchase Return.

3. Klik Mouse Kanan pada Formulir Purchase

a. New       : Membuat Formulir Purchase Return yang baru.

b. Edit       : Mengganti (mengubah) isi Formulir Purchase Return yang tersorot.

c. Delete   : Menghapus Formulir Purchase yang tersorot.

d. Filter     : Menampilkan kolom Filter di sebelah kiri Daftar Purchase Return.

e. Sort By  : Mengurutkan tampilan Daftar Purchase Return berdasarkan nama judul kolom yang terdapat pada Daftar Purchase Return.

f. Refresh   : Memperbarui tampilan Daftar Purchase Return sesuai dengan penginputan aktifitas retur pembelian yang terakhir dilakukan.

Melihat Daftar Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua formulir Purchase Invoice yang telah anda buat akan direkap (dirangkum) dalam sebuah tabel Daftar Purchase Invoice. Daftar Purchase Invoice dapat anda buka dengan cara klik menu utama List [Daftar] – Purchase [Pembelian] – Purchase Invoice [Faktur Pembelian].

Daftar Purchase Invoice Menampilkan Informasi yang Terbagi Menjadi Beberapa Kelompok:

1. Tombol menu Purchase Invoice

a. New                             : Tombol yang berfungsi untuk membuat Faktur Pembelian (PI) yang baru.

b. Edit                              : Tombol yang berfungsi untuk membuka dan mengubah PI yang sedang disorot.

c. Delete                          : Tombol yang berfungsi untuk menghapus PI yang tersorot. Formulir PI dapat dihapus dengan catatan PI tersebut belum diproses menjadi retur pembelian ataupun Pembayaran Pembelian.

d. Filter                            : Tombol yang berfungsi untuk memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan Vendor, Currency, Outstanding Invoice, dan Filter by Date.

e. Refresh                        : Tombol yang berfungsi untuk memperbarui (refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan pengunputan Purchase Invoice yang terakhir.

f. Print                               : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Daftar Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas. Untuk mencetak tampilan ini di atas kertas dapat meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan preview Daftar Purchase Invoice tersebut.

g. Return(s)                    : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Fomulir Purchase Return yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan return dari Formulir Purchase Invoce yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Return pada tabel Return tersebut.

h. Cheque(s)                   : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Formulir Purchase Payment yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan Purchase Payment dari Formulir Purchase Invoice yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Payment yang terdapat pada tabel Purchase Payment tersebut.

i. Export e-Faktur         : Tombol ini berfungsi untuk mengekspor faktor prmbelian yang sudah diinput menjadi file .csv yang siap diimport ke dalam e-faktur.

j. Find                                : Field ini berfungsi untuk mempermudah anda mencari Purchase Invoice yang ingin anda Delete atau Edit. Pencarian cepat dilakukan berdasarkan <Invoice No> atau <Invoice Desc>.

k. Filter                              : Anda dapat memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan pilihan filter sebagai berikut:

  • Vendor                       : Filter tampilan dafatar Purchase Invoice berdasarkan nama Vendor.
  • Currency                    : Filter tampilan daftar Purchase Invoice bedasarkan nama Mata Uang.
  • Outstanding Only    : Jika option ini dicentang maka tampilan daftar Purchase Invoice hanya akan menampilkan Formulir Purchase Invoice yang masih belum lunas saja, sedangkan Invoice yang sudah lunas tidak ditampilkan. Jika anda ingin menampilkan semua Formulir Purchase Invoice baik yang lunas ataupun belum lunas, anda dapat me-uncentang option ini.
  • Filter by Date              : Dengan filter tanggal anda dapat menampilkan Formulir Purchase Invoice pada daftar Purchase Invoice sesuai dengan periode tanggal yang anda inginkan.
  • Type                               : Filter tipe daftar Purchase Invoice terdiri dari dua tipe yaitu Invoice dan Bill. Filter Invoice hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang tidak berasal dari aktifitas Receive Item sedangkan Filter Bill hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang berasal dari aktiftas Receive Item. Jika anda ingin menampilkan semua Daftar Purchase Invoice baik yang tipe Invoice maupun tipe Bill, maka anda dapat me-centang kedua option tipe tersebut.

2. Purchase Invoice List Detail

a. Invoice No           : Detail kolom ini menampilkan informasi Nomor Tagihan dari Vendor, yaitu nomor anda isi pada field Invoice No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

b. Date                       : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal Purchase Invoice.

c. Form No               : Detail kolom ini menampilkan informasi nomor urut Formulir Purchase Invoice, yaitu nomor yang anda isi pada field Form No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

d. Vendor Name     : Detail kolom ini menampilkan informasi nama Vendor.

e. Inv. Amount        : Detail kolom ini menampilkan informasi Total Pembelian yang terdapat pada field total Formulir Purchase Invoice.

f. Down Payment    : Detail kolom ini menampilkan informasi Uang Muka Pembelian dari dari Purchase Invoice dengan catatan Purchase Invoice tersebut anda buat berdasarkan Purchase Order yang mempunyai Uang Muka Pembelian.

g. Paid Amount         : Detail kolom ini manmpilkan informasi jumlah pembayaran yang telah anda bayarkan kepada Vendor, dimana pembayaran tersebut anda catat melalui formulir Purchase Payment.

h. Payment Disc       : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah diskon pembayaran yang anda terima dari Vendor. Pencatatan diskon pembayaran ini dilakukan pada formulir Purchase Payment dengan menggunakan fasilitas diskon info.

i. PPh pasal 23          : Detail kolom ini menampilkan informasi PPh 23 yang anda potong dari tagihan Vendor sehingga mengurangi jumlah pembayaran anda kepada Vendor.

j. Return                      : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah retur yang telah anda lakukan kepada Vendor.

k. Outstanding          : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah terutang dari Purchase Invoice.

l. Due                            : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal jatuh tempo pembayaran Purchase Invoice terutang.

m. Description           : Detail kolom ini menampilkan keterangan Purchase Invoice.

3. Klik Mouse Kanan pada Daftar Purchase Invoice

a. New                               : Membuat Purchase Invoice yang Baru.

b. Edit                                : Membuka tampilan Purchase Invoice yang disorot, sehingga anda dapat mengubah (mengedit) isi tampilan Purchase Invoice tersebut. Pengubahan (Pengeditan) isi Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian (Purchase Payment).

c. Delete                              : Menghapus tampilan Purchase Invoice yang disorot, Penghapusan Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian ataupun aktifitas Retur Pembelian (Purchase Return).

d. Outstanding Only       : Hanya menampilkan Purchase Invoice yang masih belum lunas saja.

e. Sort by                             : Menampilkan daftar Purchase Invoice berdasarkan urutan judul kolom yang terdapat pada detail daftar Purchase Invoice.

f. Filter                                : Menampilkan kolom Filter yang terdapat pada bagian kiri daftar Purchase Invoice.

g. Refresh                           : Memperbarui (Refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan data terakhir yangtelah diinput.

h. Email                               : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak PI ke email.

i. Vendor                             : Menampilkan data identitas vendor dari Purchase Invoice yang tersorot.

j. Cheque (s)                      : Menampilkan daftar pembayaran yang telah anda catat atau baris Purchase Invoice yang tersorot.

k. Return (s)                      : Menampilkan daftar retur pembelian atas Purchase Invoice yang tersorot.

Fitur Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Purchase Invoice/Faktur Pembelian (PI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirmkan oleh vendor/supplier atas barang yang telah anda beli/terima (receive item). Jika vendor/supplier mengirimkan barang yang anda beli sekaligus dengan tagihan maka aktifitas tersebut dapat langsung anda catat dengan menggunakan form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) tanpa harus membuat formulir Receive Item (Penerrimaan Barang) terlebih dahulu.

Formulir Purchase Invoice

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Invoice:

  1. Previous                               : Membuka tammpilan Formulir Purchase Invoice sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka tampilan Formulir Purchase Invoice selanjutnya (berikutnya).
  3. Preview                                : Melihat tampilan Formulir Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
  4. Print                                      : Mencetak Fomulir Purchase Invoice di atas kertas.
  5. Select PO                             : Menampilkan daftar Formulir Pesanan Pembelian yang belum diproses atas Vendor yang dipilih.
  6. Select RI                               : Menampilkan daftar Formulir Penerimaan Barang yang belum ditagih atas Vendor yang dipilih.
  7. Get From Memorize        : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
  8. Memorize Transaction   : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
  9. Purchase Payment            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan pembayaran dari aktifitas Purchase Invoice yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Purchase Invoice tersebut.
  10. Select From Project          : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Invoice ini bersumber dari project
  11. Memorize Transaction    : Menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formuir Receive Item berikutnya.
  12. Recurring                              : Membuat Reminder bahwa transaksi pembelian yang anda catat merupakan transaksi recurring (berulang).
  13. Tombol                              : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Invoice yang dibuat.
  14. Template                               : Kolom ini menampilkan pilihan jenis rancangan formulir yang dapat anda gunakan pada saat mencetak formulir Purchase Invoice. Pilihan jenis rancangan formulir dapat anda tambah dan ubah dari menu Setup | Form Template.
  15. Save & New                          : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Fomulir Purchase Invoice yang baru.
  16. Save & Close                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase yang tampil dan sekaligus menutup tampilan Purchase Invoice tersebut.
  17. Help ?                                   : Tombol untuk membuka menu bantuan.
  18. Cancel                                   : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Invoice atau keluar dari Formulir Purchase Invoice tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Form No                 : Nomor urut formulir pembelian (nomor voucher pembelian) sesuai dengan penomoran perusahaan anda.
  2. A/P Account          : Field ini berisi akun hutang yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian pada formulir Purchase Invoice. Field ini akan ditampilkan pada formulir Purchase Invoice jika pada Daftar akun anda terdapat lebih dari satu akun dengan tipe account payable dengan currency yang sama, sehingga anda dapat memilih akun yang akan digunakan.
  3. Warehouse            : Field untuk menentukan Gudang tempat barang yang anda beli akan disimpan. Jika nama Gudang yang anda inginkan belum tercatat pada daftar Gudang, maka anda dapat langsung menambahkan Gudang tersebut dari formulir ini dengan cara klik tombol <New Warehouse>.
  4. Vendor                      : Masukkan nama Vendor dari barang yang anda beli. Jika nama Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada daftar vendor maka anda dapat langsung menambahkan nama Vendor tersebut dari formulir Purchase Invoice dengan cara klik tombol <New Vendor>.
  5. Vendor DO No       : Nomor Delivery Order (Surat Jalan) dari Vendor. Jika formulir Purchase Invoice anda catat berdasarkan aktifitas Penerimaan Barang yang telah anda catat sebelmnya, maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan surat jalan dari Vendor atas penerimaan barang tersebut.
  6. Invoice No              : Nomor penagihan dari Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  7. Invoice Date           : Nomor penagihan Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  8. Ship Date                 : Tanggal pengiriman barang. Jika sebelumnya anda telah mencatat aktifitas penerimaan barang, maka kolom ini akan secara otomatis terisi sesuai tanggal ship date yang terdapat pada formulir penerimaan barang yang sebelumnya anda catat (Create PI dengan cara select RI).
  9. Rate                             : Rate terhadap kurs mata uang Vendor. Jika vendor menggunakan base currency rate ini secara otomatis akan menampilkan nilai tukar 1.
  10. FOB                              : Pada kolom ini terdapat dua pililhan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
  11. Term                            : Field ini akan menampilkan pilihan Syarat Pembayaran sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya. Jika ternyata anda belum membuat daftar syarat pembayaran, maka anda dapat langsung membuatnya dari formulir dengan cara klik <New Termint>.
  12. Ship Via                       : Pilihan jenis pengiriman yang digunakan untuk mengirimkan barang yang anda beli. Jika jenis pengiriman yang anda inginkan belum tersedia, anda dapat langsung menambahkannya dari formulir ini dengan cara klik <New Shipment>.
  13. Amount                        : Jumlah tagihan yang anda terima sesuai dengan Bill Vendor, atau isi kolom ini dengan klik tombol Recalc yang tersedia pada formulir Purchase Invoice.

Check Box Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Vendor Is Taxable   : Aktifkan field option box ini jka Vendor dari barang yang dibeli adalah PKP dan pembelian yang dilakukan tersebut dikenakan pajak. Default akan aktif jika di dalam data isian Vendor (List|Vendor) di bagian Purchase Tax.
  2.  Inclusive Tax              : Jika harga beli barang yang anda catat pada formulir Purchase Invoice sudah termsuk pajak, maka anda dapat mengaktifkan field option box ini.

Video Tutorial………

Fitur Penerimaan Barang [Receive Item] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Pada saat anda memesan barang kepada vendor/supplier, ada kalanya vendor/supplier terlebih dahulu mengirimkan barang yang anda pesan, sedangkan tagihan (bill) akan dikirimkan setelah barang yang dipesan sampai ke Gudang anda. Dalam kondisi ini anda seharusnya sudah dapat mencatat bertambahnya persediaan barang, tetapi muncul satu masalah yaitu ketidakpastian nilai barang yang anda terima dan nilai hutang atas penerimaan barang tersebut karena masih harus menunggu tagihan dari vendor/suplier.

Agar aktifitas penerimaan barang dari vendor dapat langsung anda catat tanpa harus menunggu tagihan (bill) dari vendor, ACCURATE menyediakan satu form khusus pada modul pembelian yaitu form Received Item (Formulir Penerimaan Barang).

Dengan menggunakan Form Received Item (Formulir Penerimaan Barang), anda dengan leluasa dapat mencatat penerimaan barang dari vendor (DO Vendor) tanpa harus menunggu tagihan (bill) dari vendor.

Form Received Item (Formulir Penerimaan Barang) dapat dibuka dengan cara:

Klik menu utama Activities – Purchase – Received Item (Aktifitas – Pembelian – Penerimaan Barang); atau dapat dibuka dengan cara klik tombol Pembelian (Purchase) yang terdapat pada menu jelajah (Explorer);

Formulir Received Item

Tombol-tombol pada Formulir Receive Item

  1. Previous                                 : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Receive Item sebelumnya.
  2. Next                                          : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Receive Item berikutnya.
  3. Preview                                    : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Receive Item di atas kertas.
  4. Print                                          : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Formulir Item di atas kertas.
  5. Select PO                                  : Tombol yang berfungsi menampilkan daftar Purchase Order dengan status On process atas Vendor yang anda pilih.
  6. Get From Memorize             : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
  7. Memorize Transaction        : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
  8. Make Invoice                            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan tagihan (faktur) dari aktifitas penerimaan barang yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Receive Item tersebut.
  9. Select From Project               : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Receive Item ini bersumber dari project.
  10. Tombol                                 : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Receive Item yang dibuat.
  11. Template                                   : Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Jenis rancangan formulir dapat anda setting dari menu utama Setup – Form Template.
  12. Save & New                               : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir penerimaan barang yang tampil sekaligus untuk membuka tampilan formulir penerimaan barang yang baru.
  13. Save & Close                              : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir penerimaan barang yang tampil sekaligus untuk menutup tampilan formulir penerimaan barang (keluar dari aktifitas penerimaan barang).

Kolom-kolom pada Formulir Receive Item

  1. Form No              : Nomor urut formulir Receive Item
  2. Warehouse         : Pada kolom ini anda dapat memilih nama Gudang tempat barang yang diterima akan disimpan. Secara default ACCURATE telah menyediakan satu nama Gudang yaitu Centre, nama Gudang ini dapat anda ganti sesuai dengan nama Gudang anda dari menu List – Investory – Warehouse. anda juga dapat langsung menambahkan nama Gudang baru dari Formulir ini dengan cara memilih <New Warehouse>.
  3. Vendor                : Field ini secara otomatis menampilkan daftar nama vendor (pemasok) sesuai dengan Daftar Vendor yang telah anda buat sebelumnya. Klik tombol drop down pada field ini kemudian pilih nama Vendor dari barang yang Anda pesan. Jika vendor yang anda inginkan belum tercatat pada Daftar Vendor, Anda dapat membuatnya langsung pada formulir ini dengan cara klik <New Vendor>.
  4. Receipt No        : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor surat jalan yang anda terima dari Vendor.
  5. FOB                      : Pada feild ini terdapat dua pilihan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point). Jika formulir penerimaan barang anda buat berdasarkan PO (Select PO) maka field ini akan terisi otomatis sesuai dengan yang anda isi pada tampilan formulir Pesanan Pembelian (PO).
  6. Receive Date      : Anda dapat mengisi kolom ini dengan tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan barang dari vendor (tanggal barang tersebut sampai ke Guudang anda).
  7. Ship Date             : Anda dapat mengisi field ini sesuai dengan tanggal Formulir Delivery Order (Surat Jalan) yang anda terima dari Vendor.
  8. Ship Via                : Jika formulir penerimaan barang anda buat berdasarkan formulir pesanan barang (PO) maka field ini secara otomatis akan terisi sesuai dengan informasi Ship Via yang terdapat pada formulir pesanan barang (PO). Jika pada formulir tersebut informasi Ship Via tidak diisi maka informasi tersebut dapat langsung anda isi pada field dengan cara memilih jenis pengiriman barang yang digunakan vendor untuk mengirim barang yang anda terima. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, anda dapat membuatnya langsung dari Formulir ini dengan cara memilih <New Shipment>.
  9. Description        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubung dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat.

Detail Tabel Formulir Receive Item

  1. Item                 : Jika formulir penerimaan barang yang anda catat dibuat berdasarkan Pesanan Pembelian yang telah anda buat sebelumnya, maka detail item yang anda terima dapat anda isi dengan cara klik tombol Select PO yang terdapat pada bagian header formulir. Jika formulir penerimaan barang yang anda catat tidak berdasarkan Pesanan Pembelian, maka untuk mengisi field item anda dapat langsung mengatikkan nomor item yang anda terima pada field item atau anda dapat memilih item dari daftar item dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter (double klik pada field item)
  2. Description  : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan deskripsi dari nomor item yang anda pilih pada field item. Deskripsi item pada kolom ini dapat anda ubah atau tambah secara manual dengan mengetikkan deskripsi yang anda inginkan pada kolom tersebut.
  3. Qty                   : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan jumlah barang yang anda terima dari Vendor. Jika formulir penerimaan barang anda catat berdasarkan Pesanan Penerimaan (Select PO), maka kolom ini secara otomatis menampilkan jumlah barang yang anda pesan, jika jumlah yang diterima lebih kecil dari jumlah yang anda pesan atau sebaliknya maka anda dapat mengedit jumlah pada kolom ini sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya anda terima dari Vendor.
  4. Unit                : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihlah jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
  5. Department : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor departemen yang berhubungan dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat jika diperlukan
  6. Project           : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor project yang berhubungan dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat jika diperlukan.
  7. SN                    : Pada kolom ini akan ditampilkan serial number dari Item yang anda pilih.
  8. PO No             : Jika formulir penerimaan barang yang anda catat dibuat berdasarkan pesanan pembelian (Select PO) maka kolom ini secara otomatis menampilkan informasi nomor pesanan pembelian yang anda pilih.

Video Tutorial…………………