Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Purchase Order pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Daftar Purchase Order [Pesanan Pembelian]

Semua formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang sudah anda buat akan direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Pesanan Pembelian (List Of Purchase Order).

Daftar Pesanan Pembelian (LIst Of Purchase Order) dapat dibuka dari menu utama List – Purchase – Purchase Orde.

Tampilan daftar Purchase Order terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Purchase Order, terdiri dari:

  • New                         : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang baru.
  • Edit                          : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang tersorot, sehingga anda dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja. Pengeditan tampilan Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
  • Delete                     : Tombol ini berfungsi untuk menghapus Formulir Purchase Order yang tersorot. Penghapusan Formulir Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
  • Filter                        : Tombol ini berfungsi untuk  menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.
  • Find                         : Berfungsi untuk mempermudah anda mencari Formulir Purchase Order yang ingin anda edit, hapus ataupun cek. Pencarian formulir dilakukan berdasarkan <Invoice No> dan berdasarkan <Invoice Desc>.
  • Refresh                   : Tombol ini berfungsi untuk mengupdate tampilan Daftar Purchase Order sesuai dengan penginputan data yang terakhir.
  • Print                         : Tombol ini berfungsi untuk mencetak Daftar Purchase Order.
  • Proceeded by         : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.

2. Purchase Order List Detail, terdiri dari:

a. PO No                : Kolom ini menampilkan nomor Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang telah dibuat.

b. Date                   : Kolom ini manampilkan tanggal pembuatan Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order).

c. Status                : Kolom ini menampilkan status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order). Pada daftar ini terdapat tiga status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order), yaitu:

  • On Process        : Formulir dengan status On Proses adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan belum diterima atau sudah diterima tetapi hanya sebagian dari total pesanan saja.
  • Closed                 : Formulir dengan status Closed adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan dibatalkan seluruhnya atau sebagian saja.
  • Full Received    : Formulir dengan status Full Received adalah formulir pesanan dimana seluruh barang yang dipesan telah diterima.

d. Vendor Name : Kolom ini menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

e. Expected           : Kolom yang menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

f. Freight                : Kolom yang menampilkan taksiran biaya angkut.

g. Amount              : Kolom ini menampilkan jumlah nilai pesanan.

h. Deposit               : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka yang telah dibayar dari Purchase Order yang tersorot.

i. Deposit Used     : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka dari Purchase Order yang tersorot yang telah dipakai untuk mengurangi hutang Faktur Pembelian.

j. Description        : Kolom ini menampilkan keterangan yang anda ketik pada Formulir Purchase Order.

h. Currency           : Kolom ini menampilkan informasi mata uang (currency) dari Vendor barang.

3. Klik Mouse Kanan

a. New                       : Untuk membuat PO yang baru.

b. Edit                       : Membuka (membuka) PO yang tersorot (aktif)

c. Delete                   : Menghapus PO yang tersorot. PO yang tersorot dapat dihapus dengan catatan PO tersebut belum diproses menjadi RI atau PI.

d. Filter Ctrl + F    : Tombol yang bersungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal. filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.

e. Sort by                 : Pilihan urutan secara acending (klik sekali) atau secara decending (klik sekali lagi), berdasarkan judul kolom yang telah disediakan.

f. Proceeded by     : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Purchase Order

Formulir Purchase Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau uabah pada Daftar Formulir Purchase Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Formulir Purchase Order dengan cara klik menu utama List – Purchase – Purchase Order [Daftar- Pembelian – Pesanan Pembelian];
  2. Pada Daftar Formulir Purchase Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor Formulir atau description formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah Formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah Formulir tersebut.

Catatan  : Formulir Purchase Order dapat dihapus/diubah dengan catatan formulir tersebut belum diproses menjadi receive item atau purchase invoice. Jika formulir Purchase Order tersebut telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice, anda harus terlebih dahulu membatalkan transaksi receive item atau purchase invoice tersebut baru kemudian menghapus atau mengedit formulir Purchase Order yang anda inginkan.

Untuk video tutorialnya dibawah ini………..

Fitur Pesanan Pembelian [Purchase Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Purchase Order (PO) merupakan suatu formulir yang dapat anda gunakan untuk mencatat aktifitas pemesanan barang kepada Vendor.

Pencatatan aktifitas Purchase Order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Aktifitas ini hanya mengubah status item yang dipesan menjadi On Purchase.

Meskipun pada dasarnya aktifitas ini tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, tetapi jika aktifitas ini disertai dengan pencatatan pembayaran uang muka kepada vendor, maka aktifitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaan

Formulir Purchase Order

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Order :

  1. Previous                             : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order sebelumnya.
  2. Next                                      : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
  3. Preview                               : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
  4. Printer                                 : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan formulir Purchase Order di atas kertas.
  5. Down Payment                 : Tombol yang berfungsi untuk membuka Formulir Purchase Invoice untuk pencatatan tagihan uang muka dari Vendor.
  6. Requisition                        : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar Formulir Permintaan Pembelian yang belum diproses menjadi pesanan pembelian.
  7. Receive Item                      : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Receive Item atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
  8. Purchase Invoice             : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Purchase Invoice atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
  9. Get From Memorize      : Tombol ini berfungsi untuk mencopy / memuat kembali Transaction order yang telah dimemorize ke detail purchase order yang baru.
  10. Memorize Transaction : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan detail Purchase Order. Sehingga detail order yang telah disimpan tersebut dapat dicopy di Purchase order berikutnya.
  11. Select From Project       : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Order ini bersumber dari project.
  12. Template                           : Field yang berisi jenis rancangan formulir. Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Secara default kolom ini menampilkan template Purchase Order. Jika anda belum memiliki template khusus untuk formulir ini, anda dapat menggunakan template default untuk mencetak tampilan Purchase Order yang anda buat.
  13. Help ?                                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.
  14. Save & New                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Purchase Order yang telah anda buat sekaligus untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang baru.
  15. Cancel                                 : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Order atau keluar dari Formulir Purchase Order tanpa melakukan penyimpanan.

Kolom – kolom pada Formulir Purchase Order

  1. Kolom Vendor               : Field ini secara otomatis menampilkan daftar nama vendor (pemasok) sesuai dengan Daftar Vendor yang telah anda buat sebelumnya. Klik tombol drop down pada field ini kemudian pilih nama Vendor dari barang yang anda pesan. Jika Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada Daftar Vendor, anda dapat membuatnya langsung pada formulir ini dengan cara klik <New Vendor>.
  2. Kolom PO Number       : Pada field ini anda dapat mengisi nomor Formulir Purchase Order sesuai dengan penomoran pada Perusahaan anda.
  3. PO Date                              : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal pemesanan barang kepada Vendor.
  4. FOB                                      : Pada field ini terdapat dua pilihan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
  5. Terms                                  : Pada field ini, anda dapat memilih syarat pembayaran (Terms). Gunakan tombol drop down untuk memilih syarat pembayaran (Terms) yang anda inginkan. Jika ternyata daftar syarat pembayaran (Terms) belum ada, anda dapat langsung membuatnya dari formulir Purchase Order dengan memilih <New Terms>.
  6. Ship Via                              : Pada field ini anda dapat memilih jenis pengiriman barang yang akan digunakan untuk mengirim barang yang anda pesan. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, anda dapat membuatnya langsung dari Formulir Purchase Order dengan cara memilih <New Shipment>.
  7. Ship To                                : Pada field ini anda dapat mengetikkan alamat pengiriman barang yang dituju. Secara default, field ini akan terisi sesuai dengan alamat perusahaan pada Setup Company Info, anda dapat mengubahnya sesuai dengan alamat pengiriman barang yang anda inginkan.
  8. Rate                                      : Field ini secara otomatis muncul pada saat anda memilih Vendor dengan mata uang Asing. Anda dapat mengisi kolom ini sesuai dengan nilai tukar (rate) yang berlaku pada saat pemesanan barang terjadi.
  9. Expected Date                  : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal taksiran barang yang dipesan akan diterima.
  10. Description                        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubungan dengan aktifitas pesanan pembelian yang anda catat.
  11. DP Account                         : Field ini secara otomatis akan menampilkan akun dengan tipe Account Receivable. Pada field ini anda dapat memilih akun yang akan anda pakai untuk mencatat Uang Muka Pembelian.
  12. Est. Freight                          : Pada kolom ini anda dapat mengisi taksiran biaya angkut yang harus ditanggung perusahaan atas aktifitas pembelian tersebut.
  13. Freight Account                  : Pada kolom ini anda dapat memilih akun tipe Cost Of Good Sold yang nantinya akan digunakan mencatat jumlah biaya angkut yang anda catat (Akun ini akan mencatat biaya angkut pembelian pada saat PO yang anda buat sudah dibuat tagihannya/invoicenya).
  14. Discount                                : Jika discount % diisikan field ini langsung menghitung jumlah potongan, tetapi field ini juga dapat diisi secara manual dengan mengetikkan angka. Biasanya pengetikan manual ini akan menghitung potongan yang sifatnya pembulatan (sulit dipersentasikan).
  15. Total                                       : Menghitung otomatis Subtotal – Discount + Est Freight. Jika Option Inclusive Tax di atas diaktifkan, maka PPn dihitung secara Inclusive, berarti total sudah termasuk PPN, maka di belakang total diberikan kata [Tax Included].

Check Box pada Formulir Purchase Order

  1.  Vendor Is Taxable  : Field option ini akan otomatis tercentang, jika pemasok (vendor) yang anda pilih merupakan PKP (Tax/PPN untuk pemasok tersebut sudah disetting).
  2. Inclusive Tax            : Aktifkan option box ini jika harga pesanan tersebut adalah harga sudah termasuk PPN di dalamnya. Field ini aka terlihat aktif jika field Vendor is Taxable di atasnya aktif.
  3. Closed                         : Jika jumlah kolom Raeceived sudah sama atau melebihi dari kuantitas yang dipesan maka check box Closed akan tercentang otomatis, hal ini menginformasikan bahwa semua barang yang dipesan telah diterima. Tetapi jika ternyata terdapat sebagian barang belum diterima, dan barang yang belum diterima tersebut akan dibatalkan atau anda ingin membatalkan barang yang anda pesan, maka anda dapat mencentang check box secara manual. Mencentang check box Closed secara manual akan mengubah status Purchase Order tersebut menjadi Closed.

Detail Tabel Formulir Purchase Order

  1. Item                  : Pada kolom ini pilih jenis barang yang akan dipesan. Gunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter atau click ikon untuk memilih item dari daftar item.
  2. Description    : Kolom ini secara otomatis menampilkan deskripsi dari nomor barang yang anda pilih. Deskripsi barang pada kolom ini dapat anda ubah dengan keterangan lain yang lebih spesifik.
  3. Qty                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi jumlah item yang dipesan.
  4. Unit                   : Kolom ini akan terisi otomatis sengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
  5. Unit Price       : Pada kolom ini anda dapat mengisi harga pesanan per satuan barang.
  6. Disc %               : Pada kolom ini anda dapat mengisi discount item barang.
  7. Tax                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi kode pajak PPN.
  8. Amount            : Kolom ini akan otomatis terisi dengan nilai Qty item yang dipesan dikali dengan unit price.
  9. Received           : Kolom ini menampilkan jumlah item yang telah diterima.
  10. Closed               : Kolom ini akan tercetang otomatis jika Purchase Order yang anda buat telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice.

Untuk Video terkait bisa disimak dibawah ini…..

Cara Membuat Purchase Order pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Anda dapat mencatat Aktifitas pesanan pembelian kepada Vendor pada Formulir Purchase Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Formulir Purchase Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Order (Aktifitas – Pembelian – Pesanan Pembelian).
  2. Pada tampilan formulir Purchase Order tersebut isi nama Vendor, tanggal Order, nomor PO, dan detail item yang akan dipesan.
  3. Setelah semua informasi pesanan selesai anda entry pada formulir Purchase Order, anda dapat menyimpan dan menutup formulir tersebut dengan mengkilik tombol Save & Close

Cara Membuat Formulir Purchase Order dengan Uang Muka Pembelian

Untuk mencatat pesanan pembelian disertai dengan pembayaran uang muka kepada Vendor/supplier dapat dilakukan dengan cara:

  1. Buka Formulir Purchase Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Order (Aktifitas – Pembelian – Pesanan Pembelian);
  2. Pada tampilan formulir Purchase Order tersebut isi nama Vendor, tanggal Order, nomor PO dan detail item yang akan dipesan kepada Vendor;
  3. Setelah informasi pesanan selesai anda entry, pastikan kolom DP Account telah terisi dengan akun uang muka pembelian (tipe akun account receivable), langkah selanjutnya adalah KLIK tombol Down Payment yang terdapat pada formulir Purchase Order, Perhatikan pada saat anda meng-KLIK tombol Down Payment, secara otomatis ACCURATE akan menampilkan formulir Purchase Invoice.
  4. Perhatikan, detail formulir Purchase Invoice secara otomatis telah menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total Order yang anda buat. Ubah nilai unit price tersebut sesuai dengan jumlah uang muka pembelian yang anda bayar kepada Vendor lalu klik tombol Recalc kemudian klik Tombol Pay Vendor untuk mencatat pengeluaran kas/bank atas pembayaran uang muka pembelian tersebut pada formulir Purchase Payment.
  5. Klik Tombol Save & Close.

Perhatikan gambar ilustrasi dibawah ini:

Untuk Video Turorialnya Bisa Ditonton Disini ya………

Tidak Menampilkan Work Order Status Closed

/0 Comments/in , /by

Tidak Menampilkan Work Order Status Closed di Material Release dan Product and Material Result

 

Berikut panduan untuk tidak menampilkan work order status closed di material release dan product and material result:
1. Ke menu setup | user profile

 

2. Pilih login name | klik tab manufacture | uncheck Release/Result Closed Work Order | klik save.

 

 

Available for ACCURATE 4 & 5 Version

Fitur Purchase Requisition [Permintaan Pembelian] pada ACCURATE 5

/0 Comments/in , , /by

Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) merupakan formulir untuk internal perusahaan, yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian. Pencatatan aktifitas ini belum mempengaruhi posisi keuangan.

Cara Membuat Formulir Purchase Requisition

  1. Buka Formulir Purchase Requsition yang baru dengan cara klik menu utama Activities [Aktifitas] – Purchase [pembelian] – Purchase Requisition [Permintaan Pembelian] atau dapat dibuka dari menu Jelajah (Explor), dengan cara klik tombol Purchase (Pembelian) kemudian klik Purchase Requisition (Permintaan Pembelian).
  2. Isi formulir Purchase Requisition tersebut dengan petunjuk berikut ini:
  • Request No          : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor urut formulir Purchase Requisition. Kolom ini secara default langsung terisi dengan nomor 1000. Anda dapat mengganti nomor default tersebut sesuai dengan penomoran formulir pada perusahaan anda.
  • Request Date      : Pada kolom ini anda dapat mengisi tanggal pembuatan formulir Purchase Requisition.
  • Item                       : Pada kolom ini anda dapat mengetik nomor item yang anda ingin dibeli, atau jika anda tidak menghapal nomor item tersebut, anda dapat memilih item tersebut langsung dari daftar item dengan cara double klik pada kolom item tersebut atau klik tombol Ellipsis.
  • Description        : Kolom ini secara otomatis menampilkan nama item yang sesuai dengan nomor item yang anda pilih (isi).
  • Qty                         : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan jumlah barang yang ingin anda beli.
  • Item Unit            : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penunjuk kuantitas barang.
  • Required Date  : Pada kolom ini anda dapat mengisi tanggal pengajuan permintaan pembelian barang (tanggal pengajuan permintaan untuk setiap barang dapat berbeda beda).
  • Catatan                : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan catatan ringkas sehubung dengan item yang anda beli tersebut.
  • Qty Ordered       : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan jumlah kuantitas item yang telah dipesan kepada pemasok. Jadi kolom ini akan terisi otomatis setelah anda membuat Purchase Order atas Purchase Requisition tersebut.
  • Project                 : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor proyek yang berhubungan dengan aktifitas permintaan pembelian barang tersebut.
  • Qty Receive         : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan jumlah kuantitas item yang telah diterima dari pemasok yang dicatat pada formulir Receive Item atau Purchase Invoice.
  • Description        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan sehubung dengan formulir Purchase Requisition yang anda buat.
  • Select From Project   :  Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila requisition ini bersumber dari project.
  • Get From Memorize  : Tombol ini berfungsi untuk menuat transaksi Purchase Requisition yang sudah pernah disimpan/dimemorize. Pada sebelah tombol ‘Get From Memorize’ terdapat anak panah ke bawah, yang bila diklik terdapat tombol ‘Memorize Transaction’ yang berfungsi untuk menyimpan transaksi Purchase Requisition yang sedang anda buat.
  • Save & New       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir Purchase Requisition yang tampil sekaligus membuka tampilan formulir yang baru.
  • Save & Close     : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir Purchase Requisition sekaligus keluar dari aktifitas Purchase Requisition.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Purchase Requisition

Formulir Purchase Requisition yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Purchase Requisition dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Formulir Purchase Requisitin dengan cara klik menu utama List – Purchase – Purchase Requisition [Daftar – Pembelian – Permintaan Pembelian];
  2. Pada Daftar Formulir Purchase Requisition cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikan nomor Formulir atau description formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (klik tombol Edit) untuk mengubah Formulir tersebut.

Perhatikan gambar berikut ini:

Daftar Purchase Requisition [Pemintaan Pembelian]

Daftar formulir Purchase Requisition yang telah anda buat akan direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Permintaan Pembelian (List Of Purchase Requisition).

Daftar Permintaan Pembelian (List Of Purchase Requisition) dapat anda buka menu utama List [Daftar] – Purchase [Pembelian] – Purchase Requisition [Permintaan Pembelian].

Menu pada Tampilan Daftar Formulir Purchase Requisition:

  1. New             : Tombol yang berfungsi untuk membuat Formulir Purchase Requisition yang baru.
  2. Edit             : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Purchase Requisition yang tersorot, sehingga anda dapat mengedit/mengubah tampilan formulir tersebut, atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja. Pengeditan tampilan Formulir Purchase Requisition dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses menjadi pesanan pembelian.
  3. Delete        : Tombol yang berfungsi untuk menghapus Formulir Purchase Requisition yang tersorot, penghapusan formulir Purchase Requisition dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses menjadi pesanan pembelian.
  4. Filter          : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan kolom filter yang terdapat pada sebelah kiri Daftar Purchase Requisition.
  5. Refresh      : Tombol yang berfungsi untuk mengupdate tampilan Daftar Purchase Requisition sesuai dengan penginputan data yang terakhir.
  6. Print           : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Daftar Purchase Requisition.
  7. Find            : Kolom yang berfungsi untuk mempermudah anda mencari Formulir Purchase Requisition yang ingin anda edit, hapus, ataupun cek. Quick Find dilakukan berdasarkan <No> dan <Description>.

Detail Kolom Daftar Purchase Requisition:

  1. No                     : Kolom yang menampilkan nomor Formulir Purchase Requisition.
  2. Date                  : Kolom yang menampilkan tanggal Formulir Purchase Requisition.
  3. Description    : Kolom yang menampilkan keterangan pada Formulir Purchase Requisition.

Klik Mouse Kanan pada Daftar Purchase Requisition

  1. New                      : Membuat formulir Purchase Requisition yang baru.
  2. Edit                       : Mengubah atau membuka tampilan Formulir Purchase Requisition yang tersorot.
  3. Delete                  : Menghapus tampilan Formulir Purchase Requisition yang tersorot.
  4. Filter Ctrl + F   : Menampilkan kolom Filter di sebelah kiri Daftar
  5. Sort by                : Mengurutkan tampilan daftar Purchase Requisition berdasarkan kolom no, date, dan description.
  6. Refresh F5        : Mengupdate tampilan daftar Purchase Requisition sesuai dengan penginputan data yang terakhir.

Berikut Tutorial Vidionya :

FITUR DAFTAR LAIN (OTHER LIST) PADA ACCURATE 5

/0 Comments/in , , /by

1. Daftar Kode Pajak (Taxes)

Daftar Kode Pajak (Taxes) adalah Tabel yang menampilkan Kode Pajak, Kode Pajak berfungsi untuk menghitung Pajak secara otomatis dan akan dicatat ke dalam Default Account yang dipilih.

Kode Pajak (Tax Codes) yang dapat ditampilkan dalam Daftar ini adalah:

a. Kode Pajak PPN        : Jika aktifitas pembelian dan penjualan di Perusahaan anda dikenakan PPN, maka anda dapat membuat Kode untuk PPN tersebut agar anda pada saat Anda mencatat transaksi pembelian atau penjualan, anda dapat menginput kode ini pada Formulir Pembelian atau Penjualan sehingga ACCURATE dapat menghitung dan menampilkan nilai PPN pada Formulir Pembelian dan Penjualan tersebut secara otomatis.

b. Kode Pajak PPnBM : Jika aktifitas pembelian dan penjualan di Perusahaan anda dikenakan PPnBM, maka anda dapat membuat Kode untuk PPnBM tersebut agar pada saat anda mencatat transaksi pembelian atau penjualan, anda dapat menginput kode ini pada Formulir Pembelian atau Penjualan sehingga ACCURATE dapat menghitung dan menampilkan nilai PPnBM pada Formulir Pembelian atau Penjualan tersebut secara otomatis.

c. Kode Pajak PPh 23 : Jika aktifitas pembelian atau penjualan di Perusahaan anda dikenakan Objek PPh 23, maka pada Daftar ini anda dapat membuat kode untuk PPh 23 tersebut agar pada saat anda mencatat penerimaan pelanggan atau pembayaran Pembelian atas transaksi yang merupakan objek PPh 23, anda dapat memilih kode pajak ini sehingga ACCURATE dapat menghitung dan menampilkan nilai PPh 23 yang dipotong pada formulir tersebut.

CARA MEMBUAT DAFTAR KODE PAJAK

Anda dapat membuat daftar Kode Pajak yang akan anda gunakan dalam transaksi dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

a. Klik menu utama List – Other- Taxes – New

b. Isi formulir New Tax

c. Klik tombol OK untuk menyimpan Kode Pajak yang baru saja anda input.

2. Daftar Termin (List Of Terms)

Merupakan daftar kondisi atau syarat-syarat pembayaran secara tunai atau kredit. ACCURATE menggunakan format term X/Y n/Z dan C.O.D (Cash On Delivery). X merupakan persen diskon yang diberikan kepada pembayaran dilakukan pada periode diskon, Y merupakan periode diskon, dan Z merupakan periode jatuh tempo (due date).

Misalnya 2/10 Net 30 artinya mendapatkan diskon 20% (will get discount) dari harga jual, jika melunasi 10 hari (if paid within) dari tanggal penjualan, pelunasan melebihi waktu 10 hari tidak dikenakan diskon, jatuh tempo piutang 30 hari dari tanggal penjualan.

Berikut ini gambar yang menampilkan contoh pengisian Tabel Terms Of Payment:

 

3. Daftar Jasa Pengiriman (List Of Shipment)

Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) adalah tabel yang menampilkan daftar jasa pengiriman yang anda gunakan dalam transaksi jual beli barang. Jasa pengiriman barang biasanya akan ditampilkan pada Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan.

CARA MEMBUAT DAFTAR SHIPMENTS BARU

Untuk membuat daftar Shipments baru, dapat anda lakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Daftar – Daftar Lain – Jasa Pengiriman (List – Other List – Shipments);
  • Pada tabel Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) klik tombol Baru atau New;
  • Pada formulir Jasa Pengiriman Baru (New Shipments) isi nama Jasa Pengiriman yang anda inginkan;
  • Klik tombol OK untuk menyimpan Jasa Pengiriman yang baru anda input.

CARA MENGHAPUS DAFTAR JASA PENGIRIMAN 

Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) yang telah anda buat dapat anda hapus dari tabel Daftar Jasa Pengiriman dengan cara:

  • Buka tabel Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) dengan cara klik menu utama Daftar – Daftar Lain – Jasa Pengiriman (List – Other List – Jasa Pengiriman);
  • Sorot Jasa Pengiriman yang anda ingin anda hapus, kemudian klik tombol menu DELETE (HAPUS) atau klik mouse kanan lalu pilih DELETE (HAPUS).

CARA MENGUBAH (MENGEDIT) DAFTAR TIPE PELANGGAN

Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) yang telah anda buat dapat anda ubah (edit) dari tabel Daftar Jasa Pengiriman dengan cara:

  • Buka tabel Daftar Jasa Pengiriman (Shipments) dengan cara klik menu utama Daftar – Daftar Lain – Jasa Pengiriman (List – Other List – Shipments);
  • Sorot Jasa Pengiriman yang anda ingin ubah, kemudian klik tombol menu EDIT (UBAH) atau klik , mouse kanan lalu pilih EDIT (UBAH).

4. Daftar Tipe Pelanggan (Costumer Types)

Daftar Tipe Pelanggan (Costumer Types) adalah tabel yang menampilkan daftar tipe pelanggan yang anda miliki. Daftar tipe pelanggan yang anda buat akan diperlukan pada saat pembuatan Daftar Pelanggan.

Pencatatan pelanggan berdasarkan tipe, memungkinkan anda melihat laporan penjualan per tipe pelanggan dan analisa penjualan per tipe pelanggan.

CARA MEMBUAT DAFTAR TIPE PELANGGAN (COSTUMER TYPES)

Untuk membuat daftar Tipe Pelanggan dapat anda lakukan dengan cara:

  • Klik menu utama Daftar – Daftar Lain (List – Other List)
  • Lalu pilih Tipe Pelanggan (Costumer Type)
  • Pada tabel daftar Tipe Pelanggan, klik tombol New (Baru)
  • Pada formulir Tipe Pelanggan yang baru (New Costumer Type), isi tipe pelanggan yang anda inginkan
  • Klik tombol OK untuk menyimpan tipe pelanggan yang baru anda input.

CARA MENGHAPUS DAFTAR TIPE PELANGGAN

Daftar tipe pelanggan (costumer type) yang telah anda buat dapat anda hapus dari tabel Daftar Tipe Pelanggan dengan cara:

  • Buka tabel Daftar Tipe Pelanggan (Costumer Types) dengan cara klik menu utama Daftar – Daftar Lain – Tipe Pelanggan (List – Other List – Costumer Types);
  • Sorot tipe pelanggan yang ingin anda hapus, kemudian klik tombol menu DELETE (HAPUS) atau klik mouse kanan lalu pilih DELETE (HAPUS).

CARA MENGUBAH (MENGEDIT) DAFTAR TIPE PELANGGAN

Daftar tipe pelanggan (costumer types) yang telah anda buat dapat anda ubah (edit) dari tabel Daftar Tipe Pelanggan dengan cara:

  • Buka tabel Daftar Tipe Pelanggan (Costumer Types) dengan cara klik menu utama Daftar – Daftar Lain – Tipe Pelanggan (List – Other List – Costumer Types);
  • Sorot tipe pelanggan yang ingin anda ubah, kemudian klik tombol menu EDIT (UBAH) atau klik mouse kanan lalu pilih EDIT (UBAH).

5. Daftar Batasan Komisi (Commission Range)

Daftar ini merupakan acuan dalam perhitungan komisi salesman yang akan dibayarkan kepada salesman ketika salesman melakukan transaksi penjualan.

Cara membuat batasan Komisi:

  • Klik menu utama List – Other List (Daftar – Daftar lain)
  • Pilih dan klik Commission Range (Batasan Komisi)
  • Lalu klik New, kemudian isi informasi Batasan Komisi yang anda inginkan. Lalu klik tombol OK untuk menyimpan batasan komisi yang telah anda buat.

Perhatikan contoh pengisian form commission range berikut ini:

6. Daftar Penjual (Salesman)

Daftar salesman (penjual) ini nantinya akan muncul setiap anda membuat sales order dan Sales Invoice, dengan catatan anda telah mengaktifkan feature Use Salesman dari menu utama Setup – Preference – Feature.

Cara membuat Daftar Salesman (Pejual) :

  • Klik menu utama List – Other (Daftar  – Daftar Lain)
  • Pilih dan klik Salesman (Penjual)
  • Lalu klik New, Kemudian isi informasi Penjual yang anda inginkan, Klik tombol OK untuk menyimpan form new salesman yang telah anda buat.

Cut Off melalui fitur Create New Branch

/0 Comments/in , /by

Cut Off melalui fitur Create New Branch

 

Berikut ini akan dijelaskan mengenai  langkah-langkah untuk melakukan proses cut off (membuat database baru) melalui fitur Create New Branch.

Namun sebelum melakukan proses ini, mohon pastikan beberapa hal berikut :

  • Tidak ada transaksi Delivery Order [Pengiriman Pesanan] atau Received Item [Penerimaan Barang] yang masih outstanding (belum diproses ke Sales Invoice atau Purchase Invoice).
  • Semua transaksi sudah dilakukan penginputan s/d per tanggal cut off-nya. Misalnya tanggal cut off yang diinginkan adalah per 31 Desember 2018, pastikan semua transaksi-transaksi s/d tanggal 31 Desember 2018 sudah di-input.

Dan berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan setelah dihasilkan database baru melalui fitur ‘Create New Branch’ :

1. Setelah database baru terbentuk dari hasil Create New Branch, maka data-data master seperti Daftar Pelanggan, Pemasok, Barang/Jasa dan Akun terbawa ke database baru tanpa saldo-nya. Proses import saldo dari database lama ke database baru bisa dilakukan untuk master data Pelanggan, Pemasok dan Barang/Jasa yaitu dengan menggunakan fitur ‘Import from file’ dan centang informasi ‘Add Opening Balance’.

2. Sebelum melakukan import saldo dari database lama, atur Tanggal Mulai (start Date) pada database baru, yaitu dengan masuk ke menu Setup [Persiapan] | Company Info [Info Perusahaan] | Accounting Period [Periode Akuntansi]. Jika ingin menginput semua transaksi tahun 2019 pada database baru, maka isikan Start Date dengan tanggal 31 Desember 2018.

3. Import saldo Barang/Jasa dilakukan dari menu List [Daftar] | Items [Barang & Jasa] kemudian klik informasi ‘Import from file [impor dari berkas]’ (lakukan di database baru), kemudian pilih nama database yang lama.

4. Klik ‘extract Data’ maka akan tampil informasi-informasi data yang akan di-import, kemudian klik informasi ‘Add Opening Balance if Number Exist’ pada tabel Available Source.

 

 

5. Pada kolom Define To Field Name cari informasi ‘as of’ kemudian ganti ke pilihan ‘Ignore’. Hal ini bertujuan agar tanggal saldo awal sesuai dengan tanggal mulai (31 Desember 2018). Jika tidak dipilih ‘ignore’ maka tanggal saldo awal dari barang anda akan mengikuti tanggal dibuatnya database baru, yaitu dalam contoh tanggal 4 Januari 2019.

 

6. Selanjutnya klik ‘Import’ dan tunggu hingga proses import selesai dilakukan.

 

7. Jika proses impor saldo barang selesai dilakukan, lakukan pengecekan ke nilai persediaan pada Laporan Neraca per tanggal mulai, misalnya 31 Desember 2018. Pastikan nilai-nya sudah sama antara database yang lama dengan database baru.

 

8. Lakukan langkah yang sama pada poin 3 s/d 7 untuk melakukan impor saldo piutang Pelanggan dan hutang Pemasok. Dengan melakukan impor saldo tersebut, nilai piutang akan ditampung dalam 1 nomor faktur penjualan yang sama per masing-masing pelanggan, begitu juga dengan Pemasok. Jika ingin dibedakan per nomor faktur, maka perlu melakukan penginputan saldo awal piutang satu per satu seperti panduan disini.
Namun, jika ada transaksi uang muka melalui Sales Order/Purchase order atau yang diinput langsung melalui Sales Invoice/Purchase Invoice, maka proses impor saldo tidak bisa dilakukan. Karena nilai uang muka tidak akan terbawa pada database baru, melainkan akan mengurangi nilai piutang/hutang pada masing-masing pelanggan/pemasok. Dengan demikian, anda perlu melakukan penginputan saldo piutang/hutang satu per satu seperti panduan disini. Sedangkan penginputan saldo awal uang muka bisa mengikuti panduan disini dan disini.

9. Dan untuk saldo-saldo akun lainnya seperti Kas/Bank, other asset, beban, pendapatan, dsbnya anda perlu melakukan proses penginputan saldo awal satu per satu, yaitu dari menu List [Daftar] | Chart Of Account [Daftar Akun], kemudian pilih nama akun yang dimaksud, klik 2x dan isikan dibagian ‘Opening Balance [Saldo Awal]’ kemudian klik Ok untuk menyimpan.

 

10. Sedangkan untuk Daftar Aktiva Tetap, anda bisa melakukan proses Import dari database lama, yaitu dengan masuk dari menu List [Daftar] | Fixed Assets [Aktiva Tetap] | Fixed Asset List [Daftar Aktiva Tetap], kemudian klik ‘Import From File’, pilih nama database lama kemudian klik ‘Extract Data’.

11. Jika saat klik ‘Import’ tampil pesan seperti contoh dibawah ini yaitu ‘Accumulated Depr. Account has not been mapped’, maka klik Ok dan klik pada informasi ‘Accumulated Depre Account’ pada tabel Define To Field Name dan akan tambil tabel ‘Define your Accumulated Depre Account Source’ dan definisikan masing-masing ke akun yang sesuai.

 

12. Setelah semua saldo sudah terisi di database baru, lakukan proses Period End [Akhir Bulan] pada database baru, yaitu dari menu Activities [Aktifitas] | Periodic [Periodik] untuk periode yang sesuai yaitu dalam kasus ini adalah desember 2018.

13. Dan yang terakhir adalah melakukan pengecekan nilai saldo per masing-masing akun melalui Laporan Neraca dan Laporan Laba/Rugi antara database yang lama dengan database yang baru per tanggal cut off (tanggal mulai/start date). Pastikan kedua-nya menghasilkan nilai Laporan yang sama.

 

(Available for Accurate v5)

Fitur Preferensi (Setup References) pada ACCURATE 5

/0 Comments/in , , /by

Pada saat anda melakukan persiapan data awal melalui Quick Setup, pengisian setup preference sebenarnya sudah anda lakukan. Agar anda lebih baik mengerti tentang tujuan pengisian dan pengaturan setup preferences, berikut ini penjelasannya:

Persiapan preferensi (Setup preference) ditujukan untuk mengatur preferensi sistem ACCURATE menurut kebijakan yang berlaku di perusahaan anda. Beberapa preferensi di dalam ACCURATE yang dapat anda pilih sesuai dengan kebijakan pada perusahaan anda, antara lain:

  1. Metode Perhitungan Harga Pokok Persediaan
  2. Fasilitas Modul yang disediakan ACCURATE, apakah ingin dipakai semua atau tidak
  3. Penentuan Akun Default Mata Uang
  4. Penentuan Akun Default Barang, dan beberapa preferensi lainnya.

Pengaturan setup preferensi dapat anda lakukan melalui form Preferensi yang dapat anda buka dengan cara:

Klik menu utama Setup – Preferences [Menu utama Persiapan – Preferensi]

Pengaturan preferensi terdiri dari:

  1. Company   : Pengaturan preferensi tentang data perusahaan dan Retained Earning
  2. Feature  : Preferensi tentang Fitur yang dapat dipilih dari fitur yang tersedia.
  3. Currency Default Account  : Pengaturan Akun Default Mata Uang.
  4. Item Default Account   : Preferensi untuk akun default barang Preferensi ini berfungsi untuk membuat GL Account standart setiap membuat New Item (Item Baru). Jika item baru yang anda buat memiliki GL Account yang berbeda dengan default Account yang anda sudah isi di preferensi ini, maka anda dapat menyesuaikan langsung GL Account item baru tersebut pada tab GL Account yang terdapat pada form isian item baru.
  5. Template Setting

Preferensi untuk menentukan default jumlah detail template Faktur Pajak Standart. Template Setting ini menentukan banyaknya lembar yang akan dicetak untuk Faktur Pajak Standart, apakah akan dicetak hanya satu lembar atau tiga lembar berturut-turut dengan diberikan nomor halaman pada bagian atas kanan.

6. Reminder

Preferensi untuk menentukan berapa hari ACCURATE mengingatkan anda terhadap hutang/piutang anda sebelum jatuh tempo dan barang yang sudah sama atau di bawah stock minimun reorder.

7. Preference – Sales

Pengaturan Preferensi yang berhubungan dengan aktifitas penjualan.

8. Preference – Purchase

Preference Purchase adalah preferesi yang berhubungan dengan pegaturan aktifitas pembelian.

9. Preference – Cost & Profit Center

a. Department

Melalui preference ini anda dapat mengatur agar ACCURATE menampilkan confirm message setiap anda tidak mengisi field Departmen pada Invoice.

b. Project

Pengaturan akun default project diperlukan agar ACCURATE dapat mencatat/menjurnal aktifitas project ke akun yang tepat sehingga ACCURATE dapat menyajikan informasi keuangan yang tepat dan akurat.

10. Preference – Job Costing

Pengaturan preference Job Costing berfungsi untuk mengatur akun default yang akan digunakan untuk menampung selisih yang timbul dari perubahan nilai bahan baku atas aktifitas job costing yang telah difnishing. Jadi jika terjadi perubahan cost dari bahan baku yang digunakan pada aktifitas Job Costing dimana aktifitas Job Costing tersebut sudah finishing maka akun ini berfungsi untuk menampung selisih akibat perubahan cost bahan baku tersebut sehingga cost Finished Good dari aktifitas Job Costing tersebut tidak akan berubah.

Akun yang disarankan sebagai default different cost adalah akun dengan tipe Cost Of Good Sold.

11. Preference – Font

Preference – Font Setting adalah preferensi yang berhubungan dengan pengaturan tampilan Huruf pada program ACCURATE Accounting Software. Melalui preferensi ini anda dapat menentukan nama huruf dan ukuran huruf yang akan anda gunakan sebagai default pada program ACCURATE Accounting Software.

12. Preference – Taxation

Preference Taxation adalah preferensi yang berhubungan dengan pengaturan pencatatan PPN, Penomoran pada Faktur Pajak Standar dan Pengaturan default akun untuk Income Tax.

13. Preference – Miscellaneous

Preference – Miscellaneous adalah preferensi yang berhubungan dengan pengaturan perilaku program ACCURATE, pengaturan bahasa yang akan digunakan, pemgaturan format nomor, pengaturan format tanggal dan pemgaturan umur faktur (Invoice Aging).

14. Preference – Skin Option

Prefence Skin Option adalah preferensi yang berhubungan dengan pengaturan tampilan skin program ACCURATE Acoounting Software.

 

Menampilkan total Amount di template Item Transfer

/0 Comments/in , /by

Menampilkan total Amount di template Item Transfer

 

Menampilkan total amount di template item transfer, caranya adalah

  1. Ke menu setup | form template  

 

2. Klik nama template | klik Design as frf 

 

3. Klik file | data dictionary

 

4. Klik invoice amount | new variable | masukkan Amout di new variable | checklist Expression | Expressionnya isi [[Quantity]*[Unit Price]] | klik ok.

 

 

5. Klik file | data dictionary kembali | klik new variable | masukkan TotalAmount | Expressionnya isi 0 | klik ok.

6. Klik close | yes.

7. Klik tab detail | checklist unit price di screen dan print

8. Klik designer | klik kolom variable item description dan tambahkan:

if FinalPass then
begin
TotalAmount := TotalAmount + Amount;
end;

 

9. Klik checklist |  insert rectangle object | letakkan dibagian footer | insert expression | variable | invoice item | klik TotalAmount 2 kali |  ok | ok | checklist.

10. Klik close | yes.