Melihat Daftar Retur Penjualan [List of Sales Return] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua aktifitas retur penjualan yang telah anda catat di ACCURATE akan disimpan dalam Daftar Retur Penjualan (List of Sales Return).

Daftar Retur Penjualan (List of Sales Return) dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Return.

Tombol menu pada Tabel Daftar Retur Penjualan terdiri dari:

  1. New        : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Retur Penjualan yang baru.
  2. Edit        : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Sales Return yang tersorot, sehinggga anda dengan mudah dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja.
  3. Delete    : Tombol ini berfungsi untuk menghapus Formulir Sales Return yang tersorot.
  4. Filter      : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan kolom filter pada Tabel Daftar Sales Return. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Sales Return berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama pelanggan. Dan dengan filter ini juga dapat dengan mudah menemukan formulir Sales Return yang anda inginkan hanya dengan mengetikkan nomor formulir pada kolom FIND <SR.NO>.

Detail Tabel Daftar Sales Return terdiri dari:

  1. Return No               : Koolom ini menampilkan nomor Formulir Sales Return yang telah anda buat.
  2. Date                           : Kolom ini menampilkan tanggal Formulir Sales Return
  3. Customer Name    : Kolom ini menampilkan informasi nama customer yang berhubungan dengan formulir Sales Return yang anda buat.
  4. Invoice No               : Kolom ini menampilkan informasi nomor DO atau nomor SI yang diretur pelanggan.
  5. Amount                    : Kolom ini menampilkan informasi nilai retur penjualan yang tercatat pada Formulir Sales Return.
  6. Description            : Kolom ini menampilkan keterangan singkat tentang Formulir Sales Return yang telah anda buat.

Cara Membuat Formulir Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

1. Sales Invoice yang di Dahului Sales Quotation / Sales Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu utama Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih nama Customer, kemudian isi informasi seperti nomor invoice, tanggal invoice dan informasi lainnya.

c. Karena formulir Sales Invoice dibuat berdasarkan Sales Quotation/Sales Order, maka untuk mengisi detail tabel formulir, anda dapat mengklik tombol Select SQ jika dibuat berdasarkan Sales Quotation atau klik tombol select SO jika sales invoice tesebut dibuat berdasarkan Sales Order, lalu centang nomor form SQ/SO yang akan ditagih.

d. Secara otomatis detail tabel Sales Invoice akan terisi sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta taggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Perhatikan Gambar contoh pembuatan Sales Invoice bedasarkan Sales Order dibawah ini:

2. Sales Invoice yang di Dahului Delivery Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya).

c. Klik select DO, lalu centang DO yang akan di tagih, lalu klik OK.

d. Secara otomatis SI akan terisi dengan sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Berikut gambar contoh pembuatan Sales Invoice berdasarkan DO:

3. Pembuatan SI Secara Langsung Tanpa di Dahului dengan SQ, SO dan DO (Direct Sales Invoice).

Pembuatan SI secara langsung tanpa didahului Quotation / SO / DO sebelumnya merupakan mode penjualan model penjualan yang sering dijumpai pada supermarket atau toko. Customer datang seketika untuk membeli dan mengambil barangnya dan bahkan langsung membayarnya juga. Biasanya untuk penjualan seperti customer dikelompokkan menjadi satu nama yaitu Customer Cash.

Berikut langkah-langkah pembuatan Direct SI:

a. Buka form Sales Invoice dari Menu Explorer atau Activities – Sales – Sales Invoice

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya) dan tanggal penjualan.

c. Isikan detail item dengan langsung mengklik pada kolom Item, pilih item yang dijual kemudian isikan Qty dan Unit Price.

d. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

e. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

f. Berikut ini gambar contoh pembuatan Sales Invoice:

 

Fitur Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Invoice (SI) adalah faktur penjualan kepada customer, dimana pada aktifitas ini terjadi pengakuan Piutang Customer. SI biasa dibuat berdasarkan atas Sales Quotation (Penawaran), Sales Order (Pesanan) atau Delivery Order (Pengiriman Barang). tetapi dapat juga langsung dibuat dengan mengisi item yang akan dijual.

Formulir Sales Invoice

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Invoice

  1. Previous                               : Membuka form SI sebelumnya
  2. Next                                        : Membuka form SI selanjutnya
  3. Preview                                 : Membuka tampilan SI sebelum di print
  4. Select DO                             : Menarik DO yang sudah dibuat sebelumnya. Selain DO, SI juga dapat dibuat dengan memilih Quote atau SO atau RMA.
  5. Select DP                             : Untuk menambahkan DP, apabila pembayaran DP ada lebih dari satu kali.
  6. Copy Transaction            : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  7. Memorize Transaction  : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Invoice untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Invoice lainnya.
  8. Recurring                           : Berfungsi untuk mengatur pencetakan ulang atas invoice yang sedang dibuka. Pembuatan invoice berulang dapat dilakukan secara mingguan, 2 mingguan, bulanan atau secara Caturwulan, Semester serta tahunan.
  9. Tombol                             : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Sales Invoice yang dibuat.
  10. Cust. Receipt                    : Shortcut untuk membuat penerimaan dari pelanggan atas invoice yang terbuka.
  11. Fiscal Receipt                   : Shortcut untuk membuat form Sales Receipt untuk penerimaan pembayaran pajak dari customer atas invoice yang terbuka.
  12. Save & New                        : Tombol menyimpan Sales Invoice sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Invoice.
  13. Save & Close                      : Tombol untuk menyimpan Sales Invoice sekaligus menutup tampilan.
  14. Pay                                        : Tombol untuk menginput langsung pembayaran tunai pelanggan atau penerimaan penjualan tunai dari pelanggan, sehingga bila diklik tombol ini akan langsung diarahkan ke formulir penerimaan penjualan.
  15. Print                                      : Tombol untuk mencetak langsung Sales Invoice yang sedang dibuat.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Invoice

  1. Customer                              : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No.                                    : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Invoice No                            : No Invoice yang dibuat.
  4. Invoice Date                         : Tanggal dibuatnya SI
  5. Ship to                                    : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Rate                                         : Kurs yang berlaku pada saat pembuatan invoice
  7. FOB                                          : Pilihan cara penerimaan barang via FOB destination atau shipping point.
  8. Terms                                      : Syarat pembayaran
  9. Fiscal Rate                             : Kurs pajak yang berlaku saat pembuatan invoice
  10. Ship Date                               : Tanggal pengiriman barang, biasanya mengikuti DO kalau sebelumnya sudah dibuat, atau sama dengan tanggal invoice.                             
  11. Ship Via                                  : Pilihan jenis pengiriman barang.
  12. Receivable Account            : Field yang menampung akun-akun piutang untuk invoice yang dibuat.
  13. Salesman                                : Field untuk memasukkan nama Salesman yang menjual
  14. Warehouse                            : Untuk menentukan gudang yang akan diambil barangnya.

Detail Tabel Item pada Formulir Sales Invoice

  1. Item                : No barang yang dijual
  2. Item Desc     : Nama barang yang dijual
  3. Qty                  : Jumlah barang yang dijual
  4. Unit                : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang.
  5. Unit Price     : Harga per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang di set sebelumnya.
  6. Disc %            : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                  : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi. Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan setinggan Pajak Customer.
  8. Amount         : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi Disc.
  9. Qty Control  : Kolom untuk memasukkan jumlah kuantitas dalam satuan unit lain, yang berfungsi untuk memudahkan perhitungan stock.
  10. Dept                : Department yang menerbitkan Sales Invoice (jika ada)
  11. SN                    : Serial Number barang yang dijual

Detail Tabel Use DP pada Foemulir Sales Invoice

  1. Description      : Jika formulir Sales Invoice anda buat berdasarkan SO (Select SO) dimana SO tersebut disertai uang muka maka kolom ini akan otomatis menampilkan deskripsi uang muka.
  2. Tax                      : Kode Pajak atas uang muka
  3. Total DP            : Jumlah uang muka yang ingin di gunakan. Biasa akan terisi otomatis dengan jumlah uang yang di terima, tetapi apabila ingin di ubah silahkan ketikkan langsung jumlah yang diinginkan pada kolom tersebut.
  4. SO No.                : No SO asal uang muka
  5. Inclusive Tax   : Kolom ini akan tercentang apabila uang muka yang di gunakan sudah termasuk pajak.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Invoice:

  1. Inv. Tax No.              : Field untuk memasukkan kode faktur pajak dan akan muncul secara otomatis apabila customer yang bersangkutan di kenai pajak.
  2. Description               : Keterangan atas Sales Invoice yang dibuat.
  3. Sub Total                   : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  4. Disc                             : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam presentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3. sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                   : Informasi pajak ini akan mencul di bawah Discount apabila pada Sales Invoice ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Freight                       : Field ini untuk mengisi biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Freight Account     : Field untuk menentukan akun yang akan menampung biaya kirim.
  8. Total Invoice           : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Pengiriman Pesanan (Delivery Order) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Pengiriman Pesanan (List Of Delivery Order)

Semua formulir Delivery Order yang telah anda buat akan disimpan atau direkap pada sebuah Tabel yang disebut Daftar Delivery Order.

Daftar Delivery Order dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Delivery Order.

Tampilan daftar Delivery Order terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Delivery Order
  • New                         : Membuat DO yang baru
  • Edit                          : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                      : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Filter                        : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outsatanding Only dan Tanggal.
  • Refresh                   : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Print                         : Mencetak data terakhir yang telah diinput.
  • Return History     : Menampilkan histori retur barang yang telah dibuat berdasarkan DO yang tersorot.
  • Find                          : Mencari DO berdasarkan No DO atau No Customer
2. Detail Tabel Delivery Order
  • Delivery No            : No DO
  • Date                           : Tanggal pembuatan DO
  • Customer Name   : Nama Customer penerima barang
  • Description            : Keterangan atas DO tersebut
  • Printed                     : Status DO tersebut, apakah sudah dicetak atau belum
3. Menu Klik Kanan Mouse – DO list
  • New                             : Membuat DO yang baru
  • Edit                              : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                          : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Outstanding Only   : Apabila di aktifkan (√) akan menampilkan DO yang belum dibuatkan Sales Invoicenya.
  • Filter                             : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.
  • Sort by                          : Menampilkan DO secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia.
  • Refresh                         : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Email                             : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak DO ke email.
  • Bill – to                           : Menampilkan data Customer DO yang tersorot
  • Returns                         : Menampilkan daftar retur atas DO tersebut.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Delivery Order

Formulir Delivery Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Delivery Order dari menu List – Sales – Delivery Order
  2. Pada Daftar Formulir Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda hapus/ubah pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan edit (klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Fitur Pengiriman Pesanan [Delivery Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Formulir Delivery Order (DO) atau biasa dikenal dengan Surat Jalan adalah formulir yang dapat anda gunakan untuk mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan pelanggan anda, dimana aktifitas pengiriman barang tersebut tidak disertai dengan tagihan yang harus dibayar Customer.

Pada saat anda mencatat aktifits pengiriman barang yang dipesan customer pada Formulir Delivery Order, maka secara otomatis ACCURATE akan mencatat Akun Goods in Transit (Debit) dan mencatat pengeluaran barang dari gudang – Akun Inventory (Credit) dimana pengakuan revenue dan cost of good sold dari barang yang anda kirim baru akan dilakukan setelah anda mencatat Tagihan atas pengiriman barang tersebut pada Formulir Sales Invoice.

Catatan: Akun Goods in Transit adalah akun silang dengan tipe Inventory Part, akun ini berfungsi sebagai akun penampung sementara value dari item yang dijual, sampai terbitnya Sales Invoice.

Formulir Delivery Order

Tombol-Tombol pada Formulir Delivery Order

  1. Previous                             : Membuka form DO sebelumnya
  2. Next                                      : Membuka form DO selanjutnya
  3. Preview                               : Membuka tampilan DO sebelum print
  4. Select SO                            : Menarik SO yang sudah dibuat sebelumnya. Pada tombol ini, selain SO juga ada pilihan untuk memilih Sales Quotation dan RMA.
  5. Copy Transaction           : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  6. Memorize Transaction : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
  7. Invoice                                : Tombol shortcut untuk langsung membuat Sales Invoice.
  8. Tombol                             : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Delivery Order yang dibuat.
  9. Save & New                        : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
  10. Save & Close                      : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Delivery Order:

  1. Customer         : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No.               : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Delivery No     : No DO / Surat Jalan yang dibuat
  4. Delivery Date  : Tanggal dibuatnya DO
  5. Ship to               : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Ship Via             : Pilihan jenis pengiriman barang.

Detail Tabel pada Formulir Delivery Order:

  1. Item                             : Kode barang yang akan dikirim
  2. Item Description    : Keterangan nama barang yang dikirim
  3. Qty                               : Jumlah barang yang dikirim
  4. Item Unit                   : Satuan barang yang dikirim
  5. Qty Control               : Kuantitas berdasarkan satuan gudang
  6. Dept                             : Pilihan department barang yang dikirim
  7. SN                                 : Serial Number barang yang dikirim
  8. Qty used                     : Kolom ini hanya muncul pada DO yang sudah pernah disimpan, angka yang muncul menunjukan jumlah barang yang sudah dibuatkan invoicenya.
  9. SO No.                         : Kolom yang memuat No SO. Kolom ini hanya muncul apabila DO ini berasal dari SO.
  10. Quote No.                   : Kolom yang memuat No. Penawaran, apabila DO diambil dari Sales Quotation.
  11. Description               : Keterangan atas pengiriman Barang.

Cara Membuat Formulir Delivery Order:

Anda dapat mencatat aktifitas pengiriman barang pesanan pelanggan pada Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Delivery Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Delivery Order.
  2. Isi formulir Delivery Order berdasarkan gambar berikut ini:

Beberapa kemungkinan pencatatan Delivery Order diantaranya

1. Delivery Order from Sales Quotation [Surat Jalan dari Penawaran Penjualan]

Pembuatan DO yang berasal dari SQ dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SQ yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select Quote, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

2. Delivery order from Sales Order [Surat jalan dari Pesanan Penjualan]

Pembutan DO yang berasal dari SO dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SO yang sudah dibaut sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

3. Delivery order from RMA [Return Merchendise Authorization]

Pembuatan DO yang berasal dari RMA dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikir yang berasal dari SO yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

4. Delivery Order not from SO / SQ / RMA

Pembuatan DO tidak selalu harus didahului dengan SO, DO dapat dibuat langsung dengan mengisikan detail item pada kolom yang tersedia. Item yang ingin di kirim dapat di pilih langsung dari kolom Item No.

 

 

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Formulir Sales Order dan Cara Membatalkan Transaksi pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua formulir Sales Order yang sudah anda buat dalam Databade ACCURATE akan disimpan atau direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Pesanan Penjualan (List Of Sales Order).

Daftar Pesanan Penjualan (List Of Sales Order) dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Order (Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan).

Tampilan daftar Sales Order terbagi menjadi bebrapa bagian yaitu:

1. Tombol menu pada Daftar Sales Order, terdiri dari:

a. New                       : Untuk membuat SO baru

b. Edit                        : Untuk membuka form SO yang di sorot

c. Delete                    : Untuk menghapus SO yang tersorot. SO yang dapat dihapus adalah SO yang belum diproses menjadi DO atau SI.

d. Filter                     : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter berfungsi untuk memudahkan anda dalam menampilkan SO berdasarkan Customer, Tanggal, Status ataupun Currency.

e. Refresh                 : Tombol ini berfungsi untuk me-refresh tampilan List SO sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SO.

f. Print                       : ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SO dan Print Selected Order untuk mencetak SO yang disorot.

g. Proceeded by      : Menampilkan proses selanjutnya dari SO yang tersorot berupa DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SO tersebut.

h. Find                        : Field ini berfungsi untuk mencari SO yang diinginkan berdasarkan SO No. atau Description.

2. Sales Order List Detail, terdiri dari:

a. Date                         : Tanggal SO di buat

b. SO No.                    : No SO yang di tentukan oleh perusahaan

c. Order by                : Nama Customer (pemesan)

d. Status                     : Status SO, dibagi menjadi 4:

  • Proceeded   : barang sudah dikirim semuanya
  • Closed           : sebagian/semua barang yang ada dibatalkan
  • Waiting         : sebagian barang sudah ada yang dikirim
  • Queue            : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. PO No.                     : No PO dari Customer

f. Discount                 : Jumlah discount yang dicantumkan dalam SO.

g. Tax                           : Nilai pajak keluaran

h. Freight                   : Biaya angkut yang ditagihkan kepada Customer

i. Invoice Amount  : Nilai total pesanan penjualan.

j. Down Payment    : Uang muka yang telah di terima dari Order ini.

k. DP Used                : Uang muka yang telah digunakan (settlement)

l. Description          : Keterangan yang ada pada Sales Order.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Order

Formulir Sales Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Sales Order dengan megikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Daftar Formulir Sales Order dengan cara klik menu uatam List – Sales – Sales Order (Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Pada Daftar Formulir Sales Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diubah tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Cara Membatalkan Transaksi Sales Order

Pembatalan transaksi sales order yang dimaksud disini memiliki pengertian yang berbeda dengan pendelele-an transaksi sales order. Dibatalkan artinya membuat formulir tersebut tidak dapat lagi dipakai pada transaksi DO ataupun SI tanpa menghapus SO yang dibatalkan, jadi SO yang telah dibatalkan tersebut tetap dapat ditelusuri pada Daftar Sales Order.

Pembatalan transaksi Sales Order dapat anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Daftar Sales Order dari menu utama List – Sales – Sales Order
  2. FIND formulir Sales Order yang ingin anda batalkan, lalu double klik untuk membuka tampilan Sales Order tersebut.
  3. Klik option box Closed yang terdapat pada tampilan Formulir Sales Order tersebut.
  4. Klik tombol Save & Closed untuk menyimpan dan menutup Formulir SO yang baru saja anda batalkan.
  5. Formulir Sales Order yang telah anda batalkan akan ditampilkan pada Daftar Pesanan Penjualan (Sales Order) dengan status Closed.

Video Tutorial………..

Cara Membuat Formulir Sales Order [Pesanan Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Anda dapat mencatat aktifitas penerimaan pesanan pelanggan pada Formulir Sales Order dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Formulir Sales Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Sales Order (Aktifitas – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Isi formulir sales order berdasarkan gambar berikut ini:
  3. Setelah penginputan formulir sales order selesai, klik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan transaksi yang sudah anda lakukan sekaligus untuk menutup formulir Sales Order.

Membuat Formulir Sales Order dengan Uang Muka Penjualan.

Untuk mencatat penerimaan pesanan dari customer/pelanggan disertai dengan penerimaan uang muka penjualan dari customer/pelanggan, dapat dilakukan dengan cara:

  1. Buka Formulir Sales Order yang baru dengan cara klik menu utama Actifities – Sales – Sales Order (Aktifitas – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Pada tampilan formulir Sales Order tersebut, pilih nama customer/pelanggan yang melakukan pemesanan, tanggal order pelanggan, nomor PO pelanggan, dan detail item yang dipesan pelanggan.
  3. Setelah informasi pesanan selesai anda entry, pastikan kolom DP Account telah terisi dengan akun Uang Muka Penjualan (tipe akun “Account Payable”) yang terdapat pada header formulir Sales Order, Perhatikan saat anda meng-KLIK tombol Down Payment, secara otomatis ACCURATE akan menampilkan formulir Sales Invoice.
  4. Perhatikan, detail Formulir Sales Invoice secara otomatis telah menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total order yang anda buat. Ubah nilai unit price tersebut sesuai dengan jumlah uang muka penjualan yang anda terima dari Customer/Pelanggan anda.
  5. Langkah selanjutnya klik tombol PAY yang terdapat pada formulir Sales Invoice tersebut untuk mencatat penerimaan cash/bank atas penerimaan uang muka penjualan customer pada Formulir Sales Receipt.
  6. Klik Tombol Save & Close

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

Pada saat anda mengklik tombol Cust. Receipt, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan formulir Sales Receipt, perhatikan gambar ini:

Video Tutorial………

Fitur Pesanan [Sales Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Order form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer [Pelanggan]. pesanan tersebut biasa dalam bentuk Purchase Order (PO)

Beikut beberapa kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan pesanan penjualan:

1. Pesanan dengan mata uang Base Currency [Rupiah] atau mata uang Asing.

Pesanan ini akan otomatis mengikuti pengaturan dari Mata Uang Customer [Peanggan] yang diatur pada bagian Terms, etc. di field Currency.

2. Pesanan yang disertai dengan penerimaan uang muka.

Pada transaksi ini, pencatatan uang muka dilakukan dengan 2 langkah. Yang pertama melalui form Sales Invoice [Faktur Penjualan] untuk menerbitkan uang muka lalu dilanjutkan dengan Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan] pada saat penerimaan uangnya.

3. Pembatalan Pesanan Penjualan [Close]

Suatu pesanan penjualan yang sudah dibuat tetapi dibatalkan karena suatu hal seperti kurangnya stok atau hal lain, maka Pesanan [SO] yang sudah dibuat harus di close agar status dari SO tersebut tidak outstanding dan juga supaya jumlah barang yang dipesan tidak masuk ke dalam reminder Item on Sales.

Formulir Sales Order

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Order

  1. Previous                               : Membuka form Sales Order sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka form Sales Order selanjutnya.
  3. Preview                                 : Melihat tampilan Sales Order sebelum di print.
  4. Quotation                             : Menampilkan Sales Quotation yang sudah di buat sebelumnya, centang pada Sales Quotation yang di maksud untuk menampilkan detailnya.
  5. Down Payment                   : Tombol untuk memasukkan uang muka ini akan terhubung dengan Sales Invoice. Masukkan jumlah uang muka yang diterima pada detail item.
  6. DO Invoice.                           : Tombol Short Cut yang menghubungkan ke DO dan Sales Invoice.
  7. Get From Memorize          : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transaction  dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  8. Memorize Transaction    : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
  9. Help ?                                      : Tombol untuk membuka menu bantuan
  10. Save & New                           : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
  11. Save & Close                         : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Order

  1. DP Account             : Field Akun Down Payment / Uang muka, berisikan menu list down berupa pilihan akun-akun dengan tipe Account Payable [Hutang].
  2. Salesman                  : Field untuk memilih dan menentukan Salesman
  3. Order by                   : Field untuk memilih Customer yang memesan barang / jasa.
  4. SO Number              : Field untuk mengisi no SO. Nomor akan otomatis berurut dari sebelumnya.
  5. SO Date                     : Field untuk mengisi taggal dari SO, secara default akan terisi mengikuti tanggal sistem dari komputer.
  6. PO. NO.                     : Field untuk mengisi No PO [Purchase Order] dari customer.
  7. FOB                             : Field untuk memilih jenis penyerahan barang. Ada 2 jenis yaitu: Shipping Point atau Destination.
  8. Terms                         : Berisikan syarat pembayaran, biasa akan terisi secara otomatis sesuai dengan yang sudah di atur pada Customer.
  9. Rate                             : Field untuk mengisikan Kurs yang digunakan dalam transaksi. Untuk base currency (rupiah) maka akan terisi 1, tetapi untuk mata uang asing silahkan di input sesuai dengan kurs yang berlaku.
  10. Ship to                         : Kolom untuk mengisi tujuan pengiriman. Biasanya akan otomatis terisi sesuai dengan data customer.
  11. Ship Date                    : Field untuk mengisi tanggal pengiriman barang.
  12. Ship Via                       : Field untuk mengisi jenis pengiriman yang digunakan.
  13. Cust. is Taxable         : Option box ini akan otomatis tercentang jika Customer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
  14. Inclusive Tax              : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.

Detail Tabel Formulir Sales Order

  1. Item                              : Pilih nomor item yang dipesan oleh customer
  2. Item Description     : Secara otomatis kolom ini akan terisi dengan Nama Barang sesuai dengan nomor item yang dipilih. Field ini dapat di ubah dengan description lain dengan cara double klik pada field dan ketikkan nama baru yang diinginkan.
  3. Qty                                 : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan dipesan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi degan angka minus (angka di bawah NOL).
  4. Unit                               : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang. Apabila belum diset, maka untuk menambahkannya harus masuk ke daftar item.
  5. Unit Price                   : Isikan dengan harga pesanan per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang sudah di set sebelumnya.
  6. Disc %                          : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                                : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi, Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan Pajak Customer.
  8. Amount                       : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi dengan Disc.
  9. Shipped                       : Kolom ini hanya muncul pada SO yang sudah pernah disimpan dan tidak muncul pada SO yang baru. Kolom ini tidak bisa diisi manual dan akan terisi secara otomatis dengan jumlah barang yang sudah dikirimkan dengan Delivery Order [DO] atau sudah dibuatkan Sales Invoice [SI].
  10. Dept                              : Kolom ini akan muncul jika anda menggunkan ACCURATE versi Deluxe dan Enterprise dan sudah mengaktifkan feature Multi Department pada Preferences. Kolom ini berfungsi untuk mencatat department yang berkaitan dengan Penjualan yang dilakukan.
  11. Quote No                      : Secara otomatis akan terisi dengan No dari Sales Quotation yang dibuat sebelumnya apabila SO ini dibuat berdasarkan Quotation tersebut. Tetapi jika tidak ada Quotation sebelumnya, maka kolom ini akan kosong.
  12. Closed                            : Jika jumlah Shipped sudah sama atau melebihi dari Qty yang dipesan maka kolom secara otomatis akan tercentang pada baris item yang bersangkutan, yang berarti semua barang telah terkirim. Tetapi untuk barang yang belum terkirim, dapat di close secara manual dengan meng-klik di baris item yang bersangkutan satu per satu apabila barang tesebut tidak jadi dikirim atau dibatalkan. Jika ingin membatalkan semua barang sekaligus, maka dapat langsung meng-klik check box Close di sudut kanan bawah.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Order

  1. Description                 : Field untuk mengisi keterangan atas Pesanan.
  2. Sub Total                      : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  3. Close                           : Option box ini berfungsi untuk membatalkan pesanan yang sudah dibuat. Biasanya hal ini disebabkan karena ketidaan stok barang atau dapat juga karena pembatalan dari Customer sebeum barang dikirim.
  4. Disc                                 : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam persentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3, sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                        : Informasi pajak ini akan muncul di bawah Discount apabila pada pesanan penjualan ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Estimated Freight       : Field untuk mengisi estimasi dari biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Total Order                    : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Estimated Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Video Tutorial…..

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Formulir Sales Quotation

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Sales Quotation adalah tabel yang menampilkan semua formulir sales quotation yang telah anda buat dalam Database ACCURATE.

Daftar Sales Quotation dapat anda buka dari menu utama List – Sales – Sales Quotation [Daftar – Penjualan – Penawaran Penjualan].

Tampilan Daftar Sales Quotation terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol Menu pada Daftar Sales Quotation

a. New            : Untuk membuat Sales Quotation yang baru

b. Edit            : Untuk membuka form Sales Quotation yang tersorot

c. Delete        : Untuk menghapus Sales Quotation yang tersorot, SQ yang dapat dihapus adalah Quotation yang belum diproses menjadi Sales Order, Delivery Order atau Sales Invoice.

d. Filter         : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter berfungsi untuk memudahkan anda dalam menampilkan Sales Quotation berdasarkan Costumer, Mata Uang, Tanggal dan Status.

e. Refresh      : Tombol ini berfungsi untuk memperbarui tampilan List SQ sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SQ.

f. Print            : Ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SQ dan Print Selected Order untuk mencetak SQ yang disorot.

g. Proceeded by  : Menampilkan proses selanjutnya dari SQ yang tersorot berupa SO, DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SQ yang disorot.

h. Find            : Field ini berfungsi untuk mencari SQ yang diinginkan berdasarkan Nomor atau Keterangan.

2. Sales Quotation List Detail, terdiri dari:

a. Date               : Tanggal Quotation di buat

b. Quote No.    : No Penawaran yang ditentukan oleh perusahaan

c. Order by       : Nama Customer (pemesan)

d. Status            : Status SQ, dibagi menjadi 4:

  • Proceeded  : barang sudah dikirim semuanya
  • Closed          : sebagian / semua barang yang ada dibatalkan
  • Waiting        : sebagian barang sudah ada yang dikirim
  • Queue           : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. Discount        : Jumlah discount yang dicantumkan dalam penawaran.

f. Tax                    : Nilai pajak keluaran

g. Freight           : Biaya angkutan yang ditagihkan kepada Customer

h. Invoice Amount  : Nilai total penawaran penjualan.

i. Description    : Keterangan yang ada pada Sales Quotation.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Quotation

Formulir Sales Quotation yang telah anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Daftar Sales Quotation dengan cara klik menu utama List – Sales – Sales Quotation;
  2. Pada Daftar Formulir Sales Quotation cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Video Tutorial……….

Fitur Penawaran Penjualan [Sales Quotation] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Sales Quotation Form adalah formulir penawaran penjualan yang berfungsi untuk mencatat berbagai jenis barang yang ingin dan dapat dijual kepada customer (pelanggan).

Formulir Sales Quotation

Tombol – Tombol pada Formulir Sales Quotation

a. Previous         : Membuka form Sales Quotation sebelumnya.

b. Next                 : Membuka form Sales Quotation selanjutnya.

c. Preview          : Melihat tampilan Sales Quotation sebelum diprint.

d. Tombol Short Cut terdiri dari:

  • SO               : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form sales order jika anda ingin langsung membuat sales order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan sales quotation yang sedang anda buat.
  • DO              : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Delivery order jika anda ingin langsung membuat Delivery Order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan Sales Quotation yang sedang anda buat.
  • Sales Inv. : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Sales Invoice jika anda ingin langsung membuat Sales Invoice dari Sales Quotation yang sedang anda buat.

e. Get From Memorize         : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transakstion dari item yang sudah diinput pada Sales Quotation. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.

f. Memorize Transaction     : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Quotation untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dibuat di Sales Quotation.

g. Template      : Menu list down yang menampilkan pilihan template (rancangan) dari Form Sales Quotation.

h. Save & New  : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus membuka tampilan Sales Quotation yang baru.

i. Save & Close  : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus keluar dari tampilan Sales Quotation.

Kolom – Kolom pada Formulir Sales Quotation

  1. Order By                 : Field isian untuk memilih nama Costumer yang memesan barang/jasa.
  2. Cust. is Taxable    : Option box ini akan otomatis tercentang jika Costumer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
  3. Inclusive Tax         : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.
  4. Quote Number     : Secara default, field ini secara otomatis telah terisi dengan angka 1000. Anda dapat menggantinya sesuai dengan penomoran quotation perusahaan anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari terakhir yang diinput. Jika terdapat nomor yang double (sama) maka ACCURATE akan secara otomatis memberikan warning bahwa nomor tersebut sudah ada dan anda dipersilahkan untuk menggunakan nomor yang lain.
  5. Quote Date             : Field yang berfungsi untuk mencatat tanggal quotation.
  6. Quote To                  : Field ini dapat anda isi dengan nama contact person dari costumer anda.
  7. Salesman                 : Menu list down yang berisi nama salesman.

Detail Tabel Item pada Formulir Sales Quotation

  1. Item                           : Pilih nomor item yang akan ditawarkan kepada costumer
  2. Item Description   : Secara default kolom ini akan terisi dengan Item Description (nama barang) sesuai dengan nomor item yang anda pilih. Field Item Description ini dapat anda ubah dengan description lain yang anda inginkan dengan cara mengetik langsung pada field tersebut.
  3. Qty                               : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan ditawarkan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi dengan angka minus (angka di bawah NOL).
  4. Unit                              : Pilih jenis satuan atas kuantitas  yang ditawarkan.
  5. Unit Price                   : Isi harga jual barang yang ditawarkan per kuantitas satuan barang.
  6. Disc %                          : Isi discount barang yang diberikan kepada costumer.
  7. Tax                                : Field ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika Sales Tax
  8. Amount                       : Otomatis menghitung harga jual bersih dari item yang ditawarkan yaitu Qty × Unit Price – Disc %
  9. Dept.                             : Pemilihan Departemen yang berhubungan dengan penawaran.
  10. Proceeded                   : Kolom yang secara otomatis terisi dengan jumlah barang yang sudah dibuatkan dalam SO, DO atau Sales Invoice.
  11. Closed                           : Centang kolom ini, apabila ingin membatalkan Penawaran.

Informasi Lain pada Formulir Sales Quotation

  1. Description      : Isikan keterangan atas penawaran barang tersebut.
  2. Sub Total           : Penjumlahan dari Amount di dalam detail Invoice.
  3. Discount            : Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi discount) dan amount diskon (dalam jumlah uang)
  4. Closed                 : Option box untuk membatalkan Penawaran. Berfungsi sama dengan kolom Closed pada Detail.
  5. Freight                 : Isikan jumlah estimasi biaya angkut yang harus ditanggung oleh costumer atas penjualan barang tersebut.
  6. Total Invoice      : Total nilai penawaran (Subtotal – Discount + Tax + Freight).

Cara Membuat Formulir Sales Quotation

Anda dapat mencatat aktifitas penawaran penjualan kepada Costumer pada Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Sales Quotation yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Sales Quotation (Aktifitas – Penjualan – Penawaran Penjualan).
  2. Isi formulir Sales Quotation berdasarkan gambar di bawah ini:
  3. Setelah semua informasi Sales Quotation anda input, langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan yang telah anda lakukan sekaligus menutup tampilan formulir Sales Quotation yang telah anda buat.

Berikut Tutorial Vidionya :