Melihat Daftar Penerimaan Penjualan [List of Sales Receipt] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua transaksi Penerimaan Pelanggan atau Sales Receipt dapat dilihat dari menu List [Daftar] – Sales [Penjualan] – Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan].

Tombol Menu Sales Receipt List

  1. New           : Membuat CR yang baru
  2. Edit            : Mengubah CR yang tersorot
  3. Delete       : Menghapus CR yang tersorot
  4. Filter         : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, dan Tanggal
  5. Refresh    : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  6. Print          : Mencetak daftar CR atau mencetak CR yang tersorot
  7. Find           : Mencari CR berdasarkan No CR atau No Cek.

Sales Receipt Details

  1. Payment Date               : Tanggal dibuatnya Sales Receipt
  2. Form No                         : No Sales Receipt
  3. Bill-to No                        : Kode Customer
  4. Name                               : Nama Customer
  5. Cheque No                     : No Cek yang diterima
  6. Cheque Date                 : Tanggal Cek yang diterima. ACCURATE menggunakan tanggal cek ini untuk menjurnal. Field ini disediakan khusus karena ada kemungkinan tanggal cair cek berbeda dengan tanggal penerimaan.
  7. Amount                          : Jumlah yang diterima dari Customer.
  8. Reconciled                    : Otomatis terisi dengan True atau False. Kolom ini berhubungan dengan Rekonsiliasi Bank sudah di-reconcile maka akan terisi dengan True, sebaliknya jika belum maka akan terisi False. Secara default list ini hanya akan menampilkan CR yang Unreconciled.
  9. Description                  : Keterangan atas form tersebut
  10. Discount Amount      : Jumlah discount yang di masukkan pada Sales Receipt tersebut.
  11. Overpay                        : Jumlah overpay atau kelebihan bayar.
  12. Overpay Used             : Jumlah overpay yang digunakan.

Fitur Penerimaan Penjualan [Sales Receipt] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Formulir Penerimaan Penjualan (Sales Receipt) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan pelunasan sales invoice terutang dari Customer/Pelanggan.

Formulir Sales Receipt

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Receipt

  1. Previous               : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Sales Receipt sebelum formulir sales return yang tampil.
  2. Next                       : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Sales Receipt sesudahnya sales return yang tampil.
  3. Print                      : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan formulir Sales Return.
  4. Clear                     : Membatalkan semua invoice yang ingin dibayar customer pada formulir Sales Receipt (menghilangkan tanda centang pada kolom Pay atas invoice yang ingin dibayar oleh customer).
  5. Tombol            : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Sales Receipt yang dibuat.
  6. Help ?                   : Tombol yang berfungsi untuk membuka menu bantuan
  7. Save & Close       : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Sales Receipt yang telah anda buat sekaligus menutup tampilan Formulir Sales Raceipt tersebut.
  8. Save & New          : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Sales Receipt yang telah anda buat sekaligus untuk membuka tampilan Formulir Sales Receipt yang baru.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Receipt:

  1. Received From                 : Customer yang melakukan pembayaran
  2. Form No                             : No voucher dari penerimaan pelanggan, otomatis berurut dari no sebelumnya.
  3. Payment Date                  : Tanggal penerimaan pembayaran dari Customer
  4. Bank                                   : Akun dengan tipe Cash / Bank yang digunakan untuk mencatat penerimaan pembayaran Customer.
  5. Rate                                    : Kurs yang digunakan pada saat pembayaran, apabila Customer menggunakan mata uang asing.
  6. Cheque No                       : No Cek Customer yang digunakan saat pembayaran
  7. Cheque Date                    : Tanggal Cek yang digunakan untuk pembayaran.
  8. Dept.                                   : Pilihan departemen yang berhubungan dengan penerimaan pelanggan tsb. Field ini hanya muncul pada ACCURATE edisi Deluxe
  9. Memo                                 : Keterangan atas penerimaan pelanggan
  10. Void Cheque                    : Option untuk menandakan apabila cek yang dibayarkan ternyata cek kosong atau cek yang dibatalkan.
  11. Fiscal Payment               : Aktifkan option ini. untuk mencatat pembayaran pajak khusus untuk pelanggan dengan mata uang asing.
  12. Cheque Amount            : Jumlah uang yang diterima sesuai dengan currency bank yang digunakan.
  13. Equiv. Amount              : Nilai ekuivalen secara otomatis atas jumlah uang yang diterima apabila menggunakan mata uang yang berbeda.
  14. Existing Credits            : Jumlah kelebihan bayar (overpay) dari formulir penerimaan pelanggan yang sebelumnya.
  15. Distribute Amount      : Jumlah yang didistribusikan untuk melunasi invoice terhutang dengan formula Equiv. Amount ditambah Existing Credit (Apply from Credit di centang).
  16. Recalc                               : Tombol ini untuk mengisi Cheque Amount sesuai dengan invoice yang akan dibayarkan.

Detail Tabel Formulir Sales Receipt

  1. Pay                               : Centang kolom ini, pada baris invoice yang akan dibayarkan
  2. Invoice No.                : No. invoice yang terhutang
  3. Date                              : Tanggal invoice yang terhutang
  4. Discount Date           : Tanggal discount invoice yang terhutang sesuai dengan syarat pembayaran pada invoice (terms)
  5. Amount                       : Nilai total dari invoice
  6. Owing                           : Nilai terhutang dari invoice yang belum dibayarkan
  7. Payment Amount     : Nilai yang akan dibayarkan atas invoice yang terhutang. Kolom ini dapat langsung diisi sendiri apanila nilai yang dibayarkan berbeda dengan nilai terhutang.
  8. Pph Ps. 23                   : Nilai potong dari pph pasal 23

Klik Mouse Kanan pada Kolom Payment Amount:

  1. Discount/Write off – info  : Berfungsi untuk memasukkan discount pada invoice atau denda akan menentukan akun untuk menampung discount atau denda yang diberikan.
  2. Pph Ps 23                                 : Untuk menginput potongan pajak pasal 23
  3. Show Invoice                          : Menampilkan Sales Invoice yang tersorot.

Informasi Lainya pada Formulir Sales Receipt:

  1. Total Owing         : Nilai total dari kolom owing atau jumlah yang masih terhutang
  2. Total Payment    : Nilai total pembayaran
  3. Overpay                : Nilai kelebihan bayar (jika ada)
  4. Total Discount   : Nilai total dari Discount/Write off – Info

Melihat Daftar Retur Penjualan [List of Sales Return] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua aktifitas retur penjualan yang telah anda catat di ACCURATE akan disimpan dalam Daftar Retur Penjualan (List of Sales Return).

Daftar Retur Penjualan (List of Sales Return) dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Return.

Tombol menu pada Tabel Daftar Retur Penjualan terdiri dari:

  1. New        : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Retur Penjualan yang baru.
  2. Edit        : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Sales Return yang tersorot, sehinggga anda dengan mudah dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja.
  3. Delete    : Tombol ini berfungsi untuk menghapus Formulir Sales Return yang tersorot.
  4. Filter      : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan kolom filter pada Tabel Daftar Sales Return. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Sales Return berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama pelanggan. Dan dengan filter ini juga dapat dengan mudah menemukan formulir Sales Return yang anda inginkan hanya dengan mengetikkan nomor formulir pada kolom FIND <SR.NO>.

Detail Tabel Daftar Sales Return terdiri dari:

  1. Return No               : Koolom ini menampilkan nomor Formulir Sales Return yang telah anda buat.
  2. Date                           : Kolom ini menampilkan tanggal Formulir Sales Return
  3. Customer Name    : Kolom ini menampilkan informasi nama customer yang berhubungan dengan formulir Sales Return yang anda buat.
  4. Invoice No               : Kolom ini menampilkan informasi nomor DO atau nomor SI yang diretur pelanggan.
  5. Amount                    : Kolom ini menampilkan informasi nilai retur penjualan yang tercatat pada Formulir Sales Return.
  6. Description            : Kolom ini menampilkan keterangan singkat tentang Formulir Sales Return yang telah anda buat.

Fitur Retur Penjualan [Sales Return] pada Accurate 5

/0 Comments/in , /by

Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan barang-barang yang dikembalikan customer/pelanggan karena cacat/rusak atau barang-barang tersebut tidak sesuai dengan PO customer/pelanggan tersebut.

Sebelum mencatat aktifitas retur penjualan pada formulir Sales Return, sebaiknya anda terbilih dahulu melakukan pengaturan preference – sales return melalui Setup – Preference – Sales (Baca penjelasan tentang preference).

SALES RETURN FROM DELIVERY ORDER

Retur penjualan yang berasal dari DO mempunyai batasan sbb:
  • DO yang kuantitas itemnya sudah di Bill semua tidak di tampilkan lagi dalam pilihan invoice no. DO yang sebagian sudah dijadikan Bill tetapi masih mempunyai sisa tagihan masih dapat di tampilkan di dalam pilihan Invoice No. yang akan di retur.
  • DO yang belum semua dijadikan Bill, tetap dapat di pilih dalam pilihan Invoice No. tetapi kuantitas yang dapat di retur hanyalah sisa kuantitas item yang belum dijadikan Bill.
  • Unit price pada Sales Return dari DO adalah 0 (nol) dan tidak dapat di edit.
Langkah membuat Sales Return from DO:
  • Buka formulir Sales Return dari menu utama Activities – Sales – Sales Return (Aktifitas – Penjualan – Retur Penjualan).
  • Pilih Customer, Warehouse lalu isikan tanggal dan No form.
  • Kemudian klik field Sales Inv. No dan pilih form dengan keterangan DO.
  • Lalu pilih barang yang akan diretur dengan double klik pada kolom Item Description. Isikan Qty yang akan diretur, dan pada kolom Unit Price hanya akan terisi 0 (nol).
  • Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Save & New atau Save & Close untuk menyimpan form tersebut.

Berikut ini gambar contoh pembuatan formulir sales return untuk mencatat retur barang dari transaksi DO:

SALES RETURN FROM SALES INVOICE

Langkah membuat Sales Return from Sales Invoice:
  • Buka formulir Sales Return dari menu utama Activities – Sales – Sales Return.
  • Pilih Customer, Warehouse lalu isikan tanggal dan No form.
  • Kemudian klik field Sales Inv. No dan pilih No Invoice yang akan di retur.
  • Lalu pilih barang yang akan diretur dengan double klik pada kolom Item Description apabila barang tersebut berasal dari SI yang dipilih.
  • Kemudian isikan Qty yang akan diretur, dan Unit Price.
  • Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Save & New atau Save & Close untuk menyimpan form tersebut.
  • Barikut ini gambar contoh pembuatan formulir sales return untuk mencatat retur barang dari transaksi SI:

Langkah membuat Sales Retun atas barang yang Sales Invoicenya tidak tercatat di ACCURATE:

Agar anda dapat mencatat aktifitas retur penjualan atas barang yang invoicenya tidak tercatat di ACCURATE, anda harus terlebih dahulu mengaktifkan option “Can Enter Any Item in Sales Return”, melalui setup – preference – sales.

Perhatikan gambar berikut ini:

Setelah anda mengaktifkan option box ” Can enter any item in Sales Return”, langkah berikutnya anda dapat mencatat aktifitas retur penjualan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Klik menu utama Activities – Sales – Sales Return
  2. Isi formulir Sales Return berdasarkan gambar di bawah ini:
  3. Setelah item yang diretur anda pilih, isi kolom kuantitas sesuai dengan kuantitas barang yang diretur pelanggan anda dan isi kolom unit price sesuai dengan harga jual per unit barang yang diretur. History harga jual per unit barang dapat anda lihat dengan cara double klik pada kolom Unit Price kemudian pilih unit price dari barang retur tersebut. Perhatikan gambar di bawah ini:
  4. Tentukan Warehouse tempat barang retur disimpan. Setelah semua informasi retur selesai anda isi pada form Sales Return, langkah selanjutnya klik tombol Save and Close.

 

Melihat Daftar Faktur Penjualan [List of Sales Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua formulir Sales Invoice yang telah anda buat baik yang sudah lunas maupun yang masih outstanding akan disimpan atau direkap dalam satu Tabel yang disebut Daftar Faktur Penjualan (List of Sales Invoice).

Daftar Sales Invoice dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Invoice (Daftar – Penjualan – Faktur Penjualan)

Tampilan daftar Sales Invoice terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Sales Invoice, terdiri dari:

a. New                         : Membuat SI yang baru

b. Edit                         : Mengubah SI yang tersorot

c. Delete                     : Menghapus SI yang tersorot, dengan catatan SI tersebut belum ada pembayaran

d. Filter                      : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.

e. Refresh                  : Menampilkan data terakhir yang telah diinput

f. Print                        : Mencetak daftar SI atau mencetak SI yang tersorot

g. Return History   : Menampilkan histori pembayaran yang telah dibuat berdasarkan SI yang tersorot

h. Payments             : Menampilkan histori pembayaran yang telah dibuat berdasarkan SI yang tersorot

i. Find                         : Mencari SI berdasarkan No SI atau No Customer

2. Sales Invoice List Detail, terdiri dari:

a. Invoice No                : No Sales Invoice

b. Date                            : Tanggal pembuatan DO

c. Age                              : Umur piutang setiap faktur yang di hitung dari tanggal jatuh tempo (due date) sesuai dengan perhitungan termin (terms)

d. Customer Name     : Nama Customer

e. Amount                      : Jumlah Sales Invoice

f. Down Payment        : Uang muka yang berasal dari SO yang tercatat atas invoice tersebut.

g. Paid Amount           : Kolom yang mencatat jumlah yang sudah di bayarkan atas invoice tersebut melalui form Sales Receipt. Untuk historinya dapat dilihat dengan mengklik tombol Payment dari tombol menu

h. Discount                   : Jumlah potongan yang diterima saat mengisikan form Sales Receipt yang diisikan melalui Discount Info (klik kanan mouse) pada setiap baris Invoice

i. PPh ps. 23                 : Jumlah potongan pajak Pph 23 yang dimasukkan lewat Sales Receipt

j. Return                        : Jumlah amount atas Sales Retur yang dibuat. Histori nya dapat dilihat dengan mengklik tombol Return pada menu

k. Owing                       : Jumlah yang masih harus ditagih atas SI tersebut

l. Description             : Keterangan atas SI tersebut

m. Printed                   : Status dari SI, apakah sudah dicetak atau belum

3. Menu Klik Mouse – List SI

a. New                                : Membuat SI yang baru

b. Edit                                : Mengubah SI yang tersorot

c. Delete                            : Menghapus SI yang tersorot, dengan catatan SI tersebut belum ada pembayaran atau Retur

e. Outstanding Only    : Apabila di aktifkan (√) akan menampilkan SI yang belum lunas pembayarannya

f. Filter                            : Memilih tampilan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal

g. Sort by                       : Menampilkan SI secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia

h. Refresh                     : Menampilkan data terakhir yang telah diinput

i. Email                          : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak SI ke email

j. Bill – to                        : Menampilkan data Customer SI yang tersorot

k. Returns                     : Menampilkan daftar retur (Sales Return) atas SI tersebut

l. Payments                   : Menampilkan daftar pembayaran (Sales Receipt) atas SI tersebut.

 

Cara Membuat Formulir Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

1. Sales Invoice yang di Dahului Sales Quotation / Sales Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu utama Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih nama Customer, kemudian isi informasi seperti nomor invoice, tanggal invoice dan informasi lainnya.

c. Karena formulir Sales Invoice dibuat berdasarkan Sales Quotation/Sales Order, maka untuk mengisi detail tabel formulir, anda dapat mengklik tombol Select SQ jika dibuat berdasarkan Sales Quotation atau klik tombol select SO jika sales invoice tesebut dibuat berdasarkan Sales Order, lalu centang nomor form SQ/SO yang akan ditagih.

d. Secara otomatis detail tabel Sales Invoice akan terisi sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta taggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Perhatikan Gambar contoh pembuatan Sales Invoice bedasarkan Sales Order dibawah ini:

2. Sales Invoice yang di Dahului Delivery Order Sebelumnya.

a. Buka formulir Sales Invoice yang baru dari menu Activities – Sales – Sales Invoice.

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya).

c. Klik select DO, lalu centang DO yang akan di tagih, lalu klik OK.

d. Secara otomatis SI akan terisi dengan sesuai dengan detail form yang dibuat. Apabila ada perubahan pada Qty atau Unit Price dapat langsung di edit pada kolom yang bersangkutan.

e. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

f. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

g. Berikut gambar contoh pembuatan Sales Invoice berdasarkan DO:

3. Pembuatan SI Secara Langsung Tanpa di Dahului dengan SQ, SO dan DO (Direct Sales Invoice).

Pembuatan SI secara langsung tanpa didahului Quotation / SO / DO sebelumnya merupakan mode penjualan model penjualan yang sering dijumpai pada supermarket atau toko. Customer datang seketika untuk membeli dan mengambil barangnya dan bahkan langsung membayarnya juga. Biasanya untuk penjualan seperti customer dikelompokkan menjadi satu nama yaitu Customer Cash.

Berikut langkah-langkah pembuatan Direct SI:

a. Buka form Sales Invoice dari Menu Explorer atau Activities – Sales – Sales Invoice

b. Pilih Customer, kemudian isikan no invoice (biasanya terisi otomatis urut dari no sebelumnya) dan tanggal penjualan.

c. Isikan detail item dengan langsung mengklik pada kolom Item, pilih item yang dijual kemudian isikan Qty dan Unit Price.

d. Jika pada penjualan ini dikenakan Pajak, maka isikan no faktur pajak pada field yang tersedia, beserta tanggalnya.

e. Setelah semua data diisi dengan benar, klik Save & Close atau Save & New.

f. Berikut ini gambar contoh pembuatan Sales Invoice:

 

Fitur Sales Invoice [Faktur Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Invoice (SI) adalah faktur penjualan kepada customer, dimana pada aktifitas ini terjadi pengakuan Piutang Customer. SI biasa dibuat berdasarkan atas Sales Quotation (Penawaran), Sales Order (Pesanan) atau Delivery Order (Pengiriman Barang). tetapi dapat juga langsung dibuat dengan mengisi item yang akan dijual.

Formulir Sales Invoice

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Invoice

  1. Previous                               : Membuka form SI sebelumnya
  2. Next                                        : Membuka form SI selanjutnya
  3. Preview                                 : Membuka tampilan SI sebelum di print
  4. Select DO                             : Menarik DO yang sudah dibuat sebelumnya. Selain DO, SI juga dapat dibuat dengan memilih Quote atau SO atau RMA.
  5. Select DP                             : Untuk menambahkan DP, apabila pembayaran DP ada lebih dari satu kali.
  6. Copy Transaction            : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  7. Memorize Transaction  : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Invoice untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Invoice lainnya.
  8. Recurring                           : Berfungsi untuk mengatur pencetakan ulang atas invoice yang sedang dibuka. Pembuatan invoice berulang dapat dilakukan secara mingguan, 2 mingguan, bulanan atau secara Caturwulan, Semester serta tahunan.
  9. Tombol                             : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Sales Invoice yang dibuat.
  10. Cust. Receipt                    : Shortcut untuk membuat penerimaan dari pelanggan atas invoice yang terbuka.
  11. Fiscal Receipt                   : Shortcut untuk membuat form Sales Receipt untuk penerimaan pembayaran pajak dari customer atas invoice yang terbuka.
  12. Save & New                        : Tombol menyimpan Sales Invoice sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Invoice.
  13. Save & Close                      : Tombol untuk menyimpan Sales Invoice sekaligus menutup tampilan.
  14. Pay                                        : Tombol untuk menginput langsung pembayaran tunai pelanggan atau penerimaan penjualan tunai dari pelanggan, sehingga bila diklik tombol ini akan langsung diarahkan ke formulir penerimaan penjualan.
  15. Print                                      : Tombol untuk mencetak langsung Sales Invoice yang sedang dibuat.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Invoice

  1. Customer                              : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No.                                    : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Invoice No                            : No Invoice yang dibuat.
  4. Invoice Date                         : Tanggal dibuatnya SI
  5. Ship to                                    : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Rate                                         : Kurs yang berlaku pada saat pembuatan invoice
  7. FOB                                          : Pilihan cara penerimaan barang via FOB destination atau shipping point.
  8. Terms                                      : Syarat pembayaran
  9. Fiscal Rate                             : Kurs pajak yang berlaku saat pembuatan invoice
  10. Ship Date                               : Tanggal pengiriman barang, biasanya mengikuti DO kalau sebelumnya sudah dibuat, atau sama dengan tanggal invoice.                             
  11. Ship Via                                  : Pilihan jenis pengiriman barang.
  12. Receivable Account            : Field yang menampung akun-akun piutang untuk invoice yang dibuat.
  13. Salesman                                : Field untuk memasukkan nama Salesman yang menjual
  14. Warehouse                            : Untuk menentukan gudang yang akan diambil barangnya.

Detail Tabel Item pada Formulir Sales Invoice

  1. Item                : No barang yang dijual
  2. Item Desc     : Nama barang yang dijual
  3. Qty                  : Jumlah barang yang dijual
  4. Unit                : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang.
  5. Unit Price     : Harga per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang di set sebelumnya.
  6. Disc %            : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                  : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi. Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan setinggan Pajak Customer.
  8. Amount         : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi Disc.
  9. Qty Control  : Kolom untuk memasukkan jumlah kuantitas dalam satuan unit lain, yang berfungsi untuk memudahkan perhitungan stock.
  10. Dept                : Department yang menerbitkan Sales Invoice (jika ada)
  11. SN                    : Serial Number barang yang dijual

Detail Tabel Use DP pada Foemulir Sales Invoice

  1. Description      : Jika formulir Sales Invoice anda buat berdasarkan SO (Select SO) dimana SO tersebut disertai uang muka maka kolom ini akan otomatis menampilkan deskripsi uang muka.
  2. Tax                      : Kode Pajak atas uang muka
  3. Total DP            : Jumlah uang muka yang ingin di gunakan. Biasa akan terisi otomatis dengan jumlah uang yang di terima, tetapi apabila ingin di ubah silahkan ketikkan langsung jumlah yang diinginkan pada kolom tersebut.
  4. SO No.                : No SO asal uang muka
  5. Inclusive Tax   : Kolom ini akan tercentang apabila uang muka yang di gunakan sudah termasuk pajak.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Invoice:

  1. Inv. Tax No.              : Field untuk memasukkan kode faktur pajak dan akan muncul secara otomatis apabila customer yang bersangkutan di kenai pajak.
  2. Description               : Keterangan atas Sales Invoice yang dibuat.
  3. Sub Total                   : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  4. Disc                             : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam presentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3. sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                   : Informasi pajak ini akan mencul di bawah Discount apabila pada Sales Invoice ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Freight                       : Field ini untuk mengisi biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Freight Account     : Field untuk menentukan akun yang akan menampung biaya kirim.
  8. Total Invoice           : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Pengiriman Pesanan (Delivery Order) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Pengiriman Pesanan (List Of Delivery Order)

Semua formulir Delivery Order yang telah anda buat akan disimpan atau direkap pada sebuah Tabel yang disebut Daftar Delivery Order.

Daftar Delivery Order dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Delivery Order.

Tampilan daftar Delivery Order terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Delivery Order
  • New                         : Membuat DO yang baru
  • Edit                          : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                      : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Filter                        : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outsatanding Only dan Tanggal.
  • Refresh                   : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Print                         : Mencetak data terakhir yang telah diinput.
  • Return History     : Menampilkan histori retur barang yang telah dibuat berdasarkan DO yang tersorot.
  • Find                          : Mencari DO berdasarkan No DO atau No Customer
2. Detail Tabel Delivery Order
  • Delivery No            : No DO
  • Date                           : Tanggal pembuatan DO
  • Customer Name   : Nama Customer penerima barang
  • Description            : Keterangan atas DO tersebut
  • Printed                     : Status DO tersebut, apakah sudah dicetak atau belum
3. Menu Klik Kanan Mouse – DO list
  • New                             : Membuat DO yang baru
  • Edit                              : Mengubah DO yang tersorot
  • Delete                          : Menghapus DO yang tersorot, dengan catatan DO tersebut belum pernah dijadikan invoice dan belum pernah tersorot.
  • Outstanding Only   : Apabila di aktifkan (√) akan menampilkan DO yang belum dibuatkan Sales Invoicenya.
  • Filter                             : Memilih tampilan dengan syarat berdasarkan Customer, Currency, Outstanding Only dan Tanggal.
  • Sort by                          : Menampilkan DO secara urut berdasarkan pilihan kolom yang tersedia.
  • Refresh                         : Menampilkan data terakhir yang telah diinput.
  • Email                             : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak DO ke email.
  • Bill – to                           : Menampilkan data Customer DO yang tersorot
  • Returns                         : Menampilkan daftar retur atas DO tersebut.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Delivery Order

Formulir Delivery Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Delivery Order dari menu List – Sales – Delivery Order
  2. Pada Daftar Formulir Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda hapus/ubah pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan edit (klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Fitur Pengiriman Pesanan [Delivery Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Formulir Delivery Order (DO) atau biasa dikenal dengan Surat Jalan adalah formulir yang dapat anda gunakan untuk mencatat aktifitas pengiriman barang yang dipesan pelanggan anda, dimana aktifitas pengiriman barang tersebut tidak disertai dengan tagihan yang harus dibayar Customer.

Pada saat anda mencatat aktifits pengiriman barang yang dipesan customer pada Formulir Delivery Order, maka secara otomatis ACCURATE akan mencatat Akun Goods in Transit (Debit) dan mencatat pengeluaran barang dari gudang – Akun Inventory (Credit) dimana pengakuan revenue dan cost of good sold dari barang yang anda kirim baru akan dilakukan setelah anda mencatat Tagihan atas pengiriman barang tersebut pada Formulir Sales Invoice.

Catatan: Akun Goods in Transit adalah akun silang dengan tipe Inventory Part, akun ini berfungsi sebagai akun penampung sementara value dari item yang dijual, sampai terbitnya Sales Invoice.

Formulir Delivery Order

Tombol-Tombol pada Formulir Delivery Order

  1. Previous                             : Membuka form DO sebelumnya
  2. Next                                      : Membuka form DO selanjutnya
  3. Preview                               : Membuka tampilan DO sebelum print
  4. Select SO                            : Menarik SO yang sudah dibuat sebelumnya. Pada tombol ini, selain SO juga ada pilihan untuk memilih Sales Quotation dan RMA.
  5. Copy Transaction           : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  6. Memorize Transaction : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
  7. Invoice                                : Tombol shortcut untuk langsung membuat Sales Invoice.
  8. Tombol                             : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Delivery Order yang dibuat.
  9. Save & New                        : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
  10. Save & Close                      : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Delivery Order:

  1. Customer         : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No.               : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Delivery No     : No DO / Surat Jalan yang dibuat
  4. Delivery Date  : Tanggal dibuatnya DO
  5. Ship to               : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Ship Via             : Pilihan jenis pengiriman barang.

Detail Tabel pada Formulir Delivery Order:

  1. Item                             : Kode barang yang akan dikirim
  2. Item Description    : Keterangan nama barang yang dikirim
  3. Qty                               : Jumlah barang yang dikirim
  4. Item Unit                   : Satuan barang yang dikirim
  5. Qty Control               : Kuantitas berdasarkan satuan gudang
  6. Dept                             : Pilihan department barang yang dikirim
  7. SN                                 : Serial Number barang yang dikirim
  8. Qty used                     : Kolom ini hanya muncul pada DO yang sudah pernah disimpan, angka yang muncul menunjukan jumlah barang yang sudah dibuatkan invoicenya.
  9. SO No.                         : Kolom yang memuat No SO. Kolom ini hanya muncul apabila DO ini berasal dari SO.
  10. Quote No.                   : Kolom yang memuat No. Penawaran, apabila DO diambil dari Sales Quotation.
  11. Description               : Keterangan atas pengiriman Barang.

Cara Membuat Formulir Delivery Order:

Anda dapat mencatat aktifitas pengiriman barang pesanan pelanggan pada Formulir Delivery Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Delivery Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Delivery Order.
  2. Isi formulir Delivery Order berdasarkan gambar berikut ini:

Beberapa kemungkinan pencatatan Delivery Order diantaranya

1. Delivery Order from Sales Quotation [Surat Jalan dari Penawaran Penjualan]

Pembuatan DO yang berasal dari SQ dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SQ yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select Quote, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

2. Delivery order from Sales Order [Surat jalan dari Pesanan Penjualan]

Pembutan DO yang berasal dari SO dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikirim yang berasal dari SO yang sudah dibaut sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

3. Delivery order from RMA [Return Merchendise Authorization]

Pembuatan DO yang berasal dari RMA dapat langsung menggunakan tombol shortcut dengan menarik detail item yang ingin dikir yang berasal dari SO yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan mengklik tombol Select SO, maka detail item akan otomatis terisi dan apabila ada penyesuaian Qty barang tinggal langsung di edit pada item yang bersangkutan.

4. Delivery Order not from SO / SQ / RMA

Pembuatan DO tidak selalu harus didahului dengan SO, DO dapat dibuat langsung dengan mengisikan detail item pada kolom yang tersedia. Item yang ingin di kirim dapat di pilih langsung dari kolom Item No.

 

 

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Formulir Sales Order dan Cara Membatalkan Transaksi pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua formulir Sales Order yang sudah anda buat dalam Databade ACCURATE akan disimpan atau direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Pesanan Penjualan (List Of Sales Order).

Daftar Pesanan Penjualan (List Of Sales Order) dapat dibuka dari menu utama List – Sales – Sales Order (Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan).

Tampilan daftar Sales Order terbagi menjadi bebrapa bagian yaitu:

1. Tombol menu pada Daftar Sales Order, terdiri dari:

a. New                       : Untuk membuat SO baru

b. Edit                        : Untuk membuka form SO yang di sorot

c. Delete                    : Untuk menghapus SO yang tersorot. SO yang dapat dihapus adalah SO yang belum diproses menjadi DO atau SI.

d. Filter                     : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter berfungsi untuk memudahkan anda dalam menampilkan SO berdasarkan Customer, Tanggal, Status ataupun Currency.

e. Refresh                 : Tombol ini berfungsi untuk me-refresh tampilan List SO sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SO.

f. Print                       : ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SO dan Print Selected Order untuk mencetak SO yang disorot.

g. Proceeded by      : Menampilkan proses selanjutnya dari SO yang tersorot berupa DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SO tersebut.

h. Find                        : Field ini berfungsi untuk mencari SO yang diinginkan berdasarkan SO No. atau Description.

2. Sales Order List Detail, terdiri dari:

a. Date                         : Tanggal SO di buat

b. SO No.                    : No SO yang di tentukan oleh perusahaan

c. Order by                : Nama Customer (pemesan)

d. Status                     : Status SO, dibagi menjadi 4:

  • Proceeded   : barang sudah dikirim semuanya
  • Closed           : sebagian/semua barang yang ada dibatalkan
  • Waiting         : sebagian barang sudah ada yang dikirim
  • Queue            : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. PO No.                     : No PO dari Customer

f. Discount                 : Jumlah discount yang dicantumkan dalam SO.

g. Tax                           : Nilai pajak keluaran

h. Freight                   : Biaya angkut yang ditagihkan kepada Customer

i. Invoice Amount  : Nilai total pesanan penjualan.

j. Down Payment    : Uang muka yang telah di terima dari Order ini.

k. DP Used                : Uang muka yang telah digunakan (settlement)

l. Description          : Keterangan yang ada pada Sales Order.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Order

Formulir Sales Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Sales Order dengan megikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Daftar Formulir Sales Order dengan cara klik menu uatam List – Sales – Sales Order (Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Pada Daftar Formulir Sales Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diubah tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Cara Membatalkan Transaksi Sales Order

Pembatalan transaksi sales order yang dimaksud disini memiliki pengertian yang berbeda dengan pendelele-an transaksi sales order. Dibatalkan artinya membuat formulir tersebut tidak dapat lagi dipakai pada transaksi DO ataupun SI tanpa menghapus SO yang dibatalkan, jadi SO yang telah dibatalkan tersebut tetap dapat ditelusuri pada Daftar Sales Order.

Pembatalan transaksi Sales Order dapat anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Daftar Sales Order dari menu utama List – Sales – Sales Order
  2. FIND formulir Sales Order yang ingin anda batalkan, lalu double klik untuk membuka tampilan Sales Order tersebut.
  3. Klik option box Closed yang terdapat pada tampilan Formulir Sales Order tersebut.
  4. Klik tombol Save & Closed untuk menyimpan dan menutup Formulir SO yang baru saja anda batalkan.
  5. Formulir Sales Order yang telah anda batalkan akan ditampilkan pada Daftar Pesanan Penjualan (Sales Order) dengan status Closed.

Video Tutorial………..