Cara Membuat Formulir Sales Order [Pesanan Penjualan] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Anda dapat mencatat aktifitas penerimaan pesanan pelanggan pada Formulir Sales Order dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Formulir Sales Order yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Sales Order (Aktifitas – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Isi formulir sales order berdasarkan gambar berikut ini:
  3. Setelah penginputan formulir sales order selesai, klik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan transaksi yang sudah anda lakukan sekaligus untuk menutup formulir Sales Order.

Membuat Formulir Sales Order dengan Uang Muka Penjualan.

Untuk mencatat penerimaan pesanan dari customer/pelanggan disertai dengan penerimaan uang muka penjualan dari customer/pelanggan, dapat dilakukan dengan cara:

  1. Buka Formulir Sales Order yang baru dengan cara klik menu utama Actifities – Sales – Sales Order (Aktifitas – Penjualan – Pesanan Penjualan)
  2. Pada tampilan formulir Sales Order tersebut, pilih nama customer/pelanggan yang melakukan pemesanan, tanggal order pelanggan, nomor PO pelanggan, dan detail item yang dipesan pelanggan.
  3. Setelah informasi pesanan selesai anda entry, pastikan kolom DP Account telah terisi dengan akun Uang Muka Penjualan (tipe akun “Account Payable”) yang terdapat pada header formulir Sales Order, Perhatikan saat anda meng-KLIK tombol Down Payment, secara otomatis ACCURATE akan menampilkan formulir Sales Invoice.
  4. Perhatikan, detail Formulir Sales Invoice secara otomatis telah menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total order yang anda buat. Ubah nilai unit price tersebut sesuai dengan jumlah uang muka penjualan yang anda terima dari Customer/Pelanggan anda.
  5. Langkah selanjutnya klik tombol PAY yang terdapat pada formulir Sales Invoice tersebut untuk mencatat penerimaan cash/bank atas penerimaan uang muka penjualan customer pada Formulir Sales Receipt.
  6. Klik Tombol Save & Close

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

Pada saat anda mengklik tombol Cust. Receipt, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan formulir Sales Receipt, perhatikan gambar ini:

Video Tutorial………

Fitur Pesanan [Sales Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Sales Order form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer [Pelanggan]. pesanan tersebut biasa dalam bentuk Purchase Order (PO)

Beikut beberapa kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan pesanan penjualan:

1. Pesanan dengan mata uang Base Currency [Rupiah] atau mata uang Asing.

Pesanan ini akan otomatis mengikuti pengaturan dari Mata Uang Customer [Peanggan] yang diatur pada bagian Terms, etc. di field Currency.

2. Pesanan yang disertai dengan penerimaan uang muka.

Pada transaksi ini, pencatatan uang muka dilakukan dengan 2 langkah. Yang pertama melalui form Sales Invoice [Faktur Penjualan] untuk menerbitkan uang muka lalu dilanjutkan dengan Sales Receipt [Penerimaan Pelanggan] pada saat penerimaan uangnya.

3. Pembatalan Pesanan Penjualan [Close]

Suatu pesanan penjualan yang sudah dibuat tetapi dibatalkan karena suatu hal seperti kurangnya stok atau hal lain, maka Pesanan [SO] yang sudah dibuat harus di close agar status dari SO tersebut tidak outstanding dan juga supaya jumlah barang yang dipesan tidak masuk ke dalam reminder Item on Sales.

Formulir Sales Order

Tombol-Tombol pada Formulir Sales Order

  1. Previous                               : Membuka form Sales Order sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka form Sales Order selanjutnya.
  3. Preview                                 : Melihat tampilan Sales Order sebelum di print.
  4. Quotation                             : Menampilkan Sales Quotation yang sudah di buat sebelumnya, centang pada Sales Quotation yang di maksud untuk menampilkan detailnya.
  5. Down Payment                   : Tombol untuk memasukkan uang muka ini akan terhubung dengan Sales Invoice. Masukkan jumlah uang muka yang diterima pada detail item.
  6. DO Invoice.                           : Tombol Short Cut yang menghubungkan ke DO dan Sales Invoice.
  7. Get From Memorize          : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transaction  dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  8. Memorize Transaction    : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Order untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Order lainnya.
  9. Help ?                                      : Tombol untuk membuka menu bantuan
  10. Save & New                           : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Order.
  11. Save & Close                         : Tombol untuk menyimpan Sales Order sekaligus menutup tampilan.

Kolom-Kolom pada Formulir Sales Order

  1. DP Account             : Field Akun Down Payment / Uang muka, berisikan menu list down berupa pilihan akun-akun dengan tipe Account Payable [Hutang].
  2. Salesman                  : Field untuk memilih dan menentukan Salesman
  3. Order by                   : Field untuk memilih Customer yang memesan barang / jasa.
  4. SO Number              : Field untuk mengisi no SO. Nomor akan otomatis berurut dari sebelumnya.
  5. SO Date                     : Field untuk mengisi taggal dari SO, secara default akan terisi mengikuti tanggal sistem dari komputer.
  6. PO. NO.                     : Field untuk mengisi No PO [Purchase Order] dari customer.
  7. FOB                             : Field untuk memilih jenis penyerahan barang. Ada 2 jenis yaitu: Shipping Point atau Destination.
  8. Terms                         : Berisikan syarat pembayaran, biasa akan terisi secara otomatis sesuai dengan yang sudah di atur pada Customer.
  9. Rate                             : Field untuk mengisikan Kurs yang digunakan dalam transaksi. Untuk base currency (rupiah) maka akan terisi 1, tetapi untuk mata uang asing silahkan di input sesuai dengan kurs yang berlaku.
  10. Ship to                         : Kolom untuk mengisi tujuan pengiriman. Biasanya akan otomatis terisi sesuai dengan data customer.
  11. Ship Date                    : Field untuk mengisi tanggal pengiriman barang.
  12. Ship Via                       : Field untuk mengisi jenis pengiriman yang digunakan.
  13. Cust. is Taxable         : Option box ini akan otomatis tercentang jika Customer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
  14. Inclusive Tax              : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.

Detail Tabel Formulir Sales Order

  1. Item                              : Pilih nomor item yang dipesan oleh customer
  2. Item Description     : Secara otomatis kolom ini akan terisi dengan Nama Barang sesuai dengan nomor item yang dipilih. Field ini dapat di ubah dengan description lain dengan cara double klik pada field dan ketikkan nama baru yang diinginkan.
  3. Qty                                 : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan dipesan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi degan angka minus (angka di bawah NOL).
  4. Unit                               : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang. Apabila belum diset, maka untuk menambahkannya harus masuk ke daftar item.
  5. Unit Price                   : Isikan dengan harga pesanan per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang sudah di set sebelumnya.
  6. Disc %                          : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  7. Tax                                : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi, Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan Pajak Customer.
  8. Amount                       : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi dengan Disc.
  9. Shipped                       : Kolom ini hanya muncul pada SO yang sudah pernah disimpan dan tidak muncul pada SO yang baru. Kolom ini tidak bisa diisi manual dan akan terisi secara otomatis dengan jumlah barang yang sudah dikirimkan dengan Delivery Order [DO] atau sudah dibuatkan Sales Invoice [SI].
  10. Dept                              : Kolom ini akan muncul jika anda menggunkan ACCURATE versi Deluxe dan Enterprise dan sudah mengaktifkan feature Multi Department pada Preferences. Kolom ini berfungsi untuk mencatat department yang berkaitan dengan Penjualan yang dilakukan.
  11. Quote No                      : Secara otomatis akan terisi dengan No dari Sales Quotation yang dibuat sebelumnya apabila SO ini dibuat berdasarkan Quotation tersebut. Tetapi jika tidak ada Quotation sebelumnya, maka kolom ini akan kosong.
  12. Closed                            : Jika jumlah Shipped sudah sama atau melebihi dari Qty yang dipesan maka kolom secara otomatis akan tercentang pada baris item yang bersangkutan, yang berarti semua barang telah terkirim. Tetapi untuk barang yang belum terkirim, dapat di close secara manual dengan meng-klik di baris item yang bersangkutan satu per satu apabila barang tesebut tidak jadi dikirim atau dibatalkan. Jika ingin membatalkan semua barang sekaligus, maka dapat langsung meng-klik check box Close di sudut kanan bawah.

Informasi Lainnya pada Formulir Sales Order

  1. Description                 : Field untuk mengisi keterangan atas Pesanan.
  2. Sub Total                      : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  3. Close                           : Option box ini berfungsi untuk membatalkan pesanan yang sudah dibuat. Biasanya hal ini disebabkan karena ketidaan stok barang atau dapat juga karena pembatalan dari Customer sebeum barang dikirim.
  4. Disc                                 : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam persentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3, sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax                        : Informasi pajak ini akan muncul di bawah Discount apabila pada pesanan penjualan ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Estimated Freight       : Field untuk mengisi estimasi dari biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Total Order                    : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Estimated Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.

Video Tutorial…..

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Formulir Sales Quotation

/0 Comments/in , , , /by

Daftar Sales Quotation adalah tabel yang menampilkan semua formulir sales quotation yang telah anda buat dalam Database ACCURATE.

Daftar Sales Quotation dapat anda buka dari menu utama List – Sales – Sales Quotation [Daftar – Penjualan – Penawaran Penjualan].

Tampilan Daftar Sales Quotation terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol Menu pada Daftar Sales Quotation

a. New            : Untuk membuat Sales Quotation yang baru

b. Edit            : Untuk membuka form Sales Quotation yang tersorot

c. Delete        : Untuk menghapus Sales Quotation yang tersorot, SQ yang dapat dihapus adalah Quotation yang belum diproses menjadi Sales Order, Delivery Order atau Sales Invoice.

d. Filter         : Untuk memunculkan menu filter disamping. Filter berfungsi untuk memudahkan anda dalam menampilkan Sales Quotation berdasarkan Costumer, Mata Uang, Tanggal dan Status.

e. Refresh      : Tombol ini berfungsi untuk memperbarui tampilan List SQ sesuai dengan inputan terakhir, apabila ada perubahan yang dibuat pada SQ.

f. Print            : Ada 2 pilihan, Print List untuk mencetak daftar SQ dan Print Selected Order untuk mencetak SQ yang disorot.

g. Proceeded by  : Menampilkan proses selanjutnya dari SQ yang tersorot berupa SO, DO atau SI yang sudah dibuat berdasarkan SQ yang disorot.

h. Find            : Field ini berfungsi untuk mencari SQ yang diinginkan berdasarkan Nomor atau Keterangan.

2. Sales Quotation List Detail, terdiri dari:

a. Date               : Tanggal Quotation di buat

b. Quote No.    : No Penawaran yang ditentukan oleh perusahaan

c. Order by       : Nama Customer (pemesan)

d. Status            : Status SQ, dibagi menjadi 4:

  • Proceeded  : barang sudah dikirim semuanya
  • Closed          : sebagian / semua barang yang ada dibatalkan
  • Waiting        : sebagian barang sudah ada yang dikirim
  • Queue           : barang belum ada yang dikirim sama sekali.

e. Discount        : Jumlah discount yang dicantumkan dalam penawaran.

f. Tax                    : Nilai pajak keluaran

g. Freight           : Biaya angkutan yang ditagihkan kepada Customer

h. Invoice Amount  : Nilai total penawaran penjualan.

i. Description    : Keterangan yang ada pada Sales Quotation.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Sales Quotation

Formulir Sales Quotation yang telah anda hapus atau ubah pada Daftar Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Daftar Sales Quotation dengan cara klik menu utama List – Sales – Sales Quotation;
  2. Pada Daftar Formulir Sales Quotation cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor formulir atau deskripsi formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (Klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah formulir tersebut.

Video Tutorial……….

Fitur Penawaran Penjualan [Sales Quotation] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Sales Quotation Form adalah formulir penawaran penjualan yang berfungsi untuk mencatat berbagai jenis barang yang ingin dan dapat dijual kepada customer (pelanggan).

Formulir Sales Quotation

Tombol – Tombol pada Formulir Sales Quotation

a. Previous         : Membuka form Sales Quotation sebelumnya.

b. Next                 : Membuka form Sales Quotation selanjutnya.

c. Preview          : Melihat tampilan Sales Quotation sebelum diprint.

d. Tombol Short Cut terdiri dari:

  • SO               : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form sales order jika anda ingin langsung membuat sales order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan sales quotation yang sedang anda buat.
  • DO              : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Delivery order jika anda ingin langsung membuat Delivery Order dari Sales Quotation tersebut tanpa menutup tampilan Sales Quotation yang sedang anda buat.
  • Sales Inv. : Tombol short cut yang berfungsi untuk langsung masuk ke tampilan form Sales Invoice jika anda ingin langsung membuat Sales Invoice dari Sales Quotation yang sedang anda buat.

e. Get From Memorize         : Fungsi dari tombol ini adalah untuk mengeluarkan Transakstion dari item yang sudah diinput pada Sales Quotation. Untuk melakukan Get From Memorize ini, anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.

f. Memorize Transaction     : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Quotation untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dibuat di Sales Quotation.

g. Template      : Menu list down yang menampilkan pilihan template (rancangan) dari Form Sales Quotation.

h. Save & New  : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus membuka tampilan Sales Quotation yang baru.

i. Save & Close  : Tombol yang digunakan untuk menyimpan Sales Quotation yang tampil sekaligus keluar dari tampilan Sales Quotation.

Kolom – Kolom pada Formulir Sales Quotation

  1. Order By                 : Field isian untuk memilih nama Costumer yang memesan barang/jasa.
  2. Cust. is Taxable    : Option box ini akan otomatis tercentang jika Costumer yang anda pilih, pajaknya sudah disetting.
  3. Inclusive Tax         : Option box ini akan otomatis aktif jika option box Cust. Is Taxable sudah dicentang. Anda dapat mencentang Inclusive Tax ini jika unit price (harga jual) barang/jasa sudah termasuk PPN.
  4. Quote Number     : Secara default, field ini secara otomatis telah terisi dengan angka 1000. Anda dapat menggantinya sesuai dengan penomoran quotation perusahaan anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari terakhir yang diinput. Jika terdapat nomor yang double (sama) maka ACCURATE akan secara otomatis memberikan warning bahwa nomor tersebut sudah ada dan anda dipersilahkan untuk menggunakan nomor yang lain.
  5. Quote Date             : Field yang berfungsi untuk mencatat tanggal quotation.
  6. Quote To                  : Field ini dapat anda isi dengan nama contact person dari costumer anda.
  7. Salesman                 : Menu list down yang berisi nama salesman.

Detail Tabel Item pada Formulir Sales Quotation

  1. Item                           : Pilih nomor item yang akan ditawarkan kepada costumer
  2. Item Description   : Secara default kolom ini akan terisi dengan Item Description (nama barang) sesuai dengan nomor item yang anda pilih. Field Item Description ini dapat anda ubah dengan description lain yang anda inginkan dengan cara mengetik langsung pada field tersebut.
  3. Qty                               : Isi kolom ini dengan kuantitas (jumlah) barang yang akan ditawarkan. Default field ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi dengan angka minus (angka di bawah NOL).
  4. Unit                              : Pilih jenis satuan atas kuantitas  yang ditawarkan.
  5. Unit Price                   : Isi harga jual barang yang ditawarkan per kuantitas satuan barang.
  6. Disc %                          : Isi discount barang yang diberikan kepada costumer.
  7. Tax                                : Field ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika Sales Tax
  8. Amount                       : Otomatis menghitung harga jual bersih dari item yang ditawarkan yaitu Qty × Unit Price – Disc %
  9. Dept.                             : Pemilihan Departemen yang berhubungan dengan penawaran.
  10. Proceeded                   : Kolom yang secara otomatis terisi dengan jumlah barang yang sudah dibuatkan dalam SO, DO atau Sales Invoice.
  11. Closed                           : Centang kolom ini, apabila ingin membatalkan Penawaran.

Informasi Lain pada Formulir Sales Quotation

  1. Description      : Isikan keterangan atas penawaran barang tersebut.
  2. Sub Total           : Penjumlahan dari Amount di dalam detail Invoice.
  3. Discount            : Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi discount) dan amount diskon (dalam jumlah uang)
  4. Closed                 : Option box untuk membatalkan Penawaran. Berfungsi sama dengan kolom Closed pada Detail.
  5. Freight                 : Isikan jumlah estimasi biaya angkut yang harus ditanggung oleh costumer atas penjualan barang tersebut.
  6. Total Invoice      : Total nilai penawaran (Subtotal – Discount + Tax + Freight).

Cara Membuat Formulir Sales Quotation

Anda dapat mencatat aktifitas penawaran penjualan kepada Costumer pada Formulir Sales Quotation dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka formulir Sales Quotation yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Sales – Sales Quotation (Aktifitas – Penjualan – Penawaran Penjualan).
  2. Isi formulir Sales Quotation berdasarkan gambar di bawah ini:
  3. Setelah semua informasi Sales Quotation anda input, langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan yang telah anda lakukan sekaligus menutup tampilan formulir Sales Quotation yang telah anda buat.

Berikut Tutorial Vidionya :

Cara Membuat dan Melihat Daftar Formulir Pembayaran Pembelian [Purchase Payment] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

CARA MEMBUAT FORMULIR PURCHASE PAYMENT

Anda dapat mencatat aktifitas pembayaran invoice teruntang kepada vendor pada formulir Purchase Payment dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka formulir Purchase Payment yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Payment (Aktifitas – Pembelian – Pembayaran Pembelian)
  2. Untuk pengisian formulir Purchase Payment, perhatikan gambar di bawah ini:
  3. Setelah anda selesai menginput informasi pembayaran invoice terutang pada formulir Purchase Payment, langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan penginputan yang telah anda buat sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Payment.

Daftar Purchase Payment

Semua formulir Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) yang telah anda buat akan direkap dalam satu daftar (tabel) yang disebut Daftar Purchase Payment. Pada daftar Purchase Payment anda dapat melakukan aktifitas pengeditan, penghapusan formulir Purchase Payment.

Daftar Purchase Payment dapat dibuka dengan cara klik menu utama List – Purchase – Purchase Payment (Daftar – Pembelian – Pembayaran Pembelian)

Daftar Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) menampilkan informasi yang terdiri dari beberapa kelompok yaitu:

1. Tombol menu pada Daftar Formulir Purchase Payment

a. New                            : Membuat formulir Purchase Payment yang baru.

b. Edit                             : Membuka kembali tampilan formulir Purchase Payment yang tersorot, sehingga anda dapat melakukan pengeditan (perubahan) pada formulir tersebut.

c. Delete                         : Menghapus formulir Purchase Payment yang tersorot.

d. Filter                          : Memfilter tampilan Daftar Purchase Payment berdasarkan Vendor, Mata Uang, berdasarkan status void, berdasarkan status rekonsiliasi, dan berdasarkan filter tanggal yang anda inginkan.

e. Refresh                      : Memperbarui (refresh) tampilan Daftar Purchase Payment sesuai dengan penginputan aktifitas Purchase yang terakhir anda lakukan.

f. Print                            : Melihat tampilan cetakan Daftar Purchase Payment di layar monitor. Untuk mencetak Daftar Purchase Payment di atas kertas, dapat anda lakukan dengan meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan cetakan Daftar Purchase Payment tersebut.

g. Export e-PPh 23    : Tombol ini berfungsi untuk mengekspor PPh 23 dari Accurate ke file .csv

h. Find                           : Field ini mempermudah anda untuk mencari formulir Purchase Payment yang ingin anda edit atau delete. Pencarian cepat formulir Purchase Payment melalui field ini dilakukan berdasarkan <Cheque No> atau <Form No>.

2. Kolom pada detail Daftar Purchase Payment

a. Payment Date   : Tanggal pembayaran kepada Vendor.

b. Form No             : Nomor formulir (voucher) Purchase Payment yang anda buat.

c. Vendor No         : Nomor Vendor.

d. Name                   : Nama Vendor.

e. Cheque No         : Nomor cek yang digunakan.

f. Cheque Date      : Tanggal cek dapat dicairkan, Penjurnalan aktifitas Pembayaran Pembelian di ACCURATE dibuat berdasarkan tanggal ini.

g. Amount              : Jumlah yang anda bayar kepada Vendor.

h. Reconcile           : Terdapat dua status True dan False. Jika aktifitas pembayaran kepada Vendor telah disesuaikan dengan catatan bank melalui aktifitas rekonsiliasasi bank, maka status formulir Purchase Payment itu adalah True. Sebaliknya jika aktifitas pembayaran kepada kepada vendor belum disesuaikan dengan catatan bank melalui aktifitas rekonsiliasi bank, maka status formulir Purchase Payment itu adalah False.

i. Description       : Keterangan Purchase Payment sesuai dengan yang anda ketikkan pada field description pada formulir.

j. Discount Amount  : Jumlah diskon (potongan) yang diperoleh dari Vendor. Jumlah potongan yang ditampilkan pada kolom ini adalah adalah jumlah diskon (potongan) yang anda catat melalui Discount Info yang terdapat pada formulir Purchase Payment.

3. Klik kanan mouse pada tampilan Daftar Purchase Payment

a. New                               : Membuat formulir Purchase Payment yang baru.

b. Edit                               : Mengubah formulir Purchase Payment yang tersorot.

c. Delete                           : Menghapus formulir Purchase Payment yang tersorot.

d. Unreconcile Only    : Hanya menampilkan formulir Purchase Payment yang belum terekonsiliasi saja (yang status rekonsiliasinya False).

e. Filter                            : Memunculkan kolom filter di sebelah kiri Daftar Vendor Payment.

f. Sort by                         : Mengurutkan tampilan Daftar Purchase Payment berdasarkan judul kolom yang tersedia pada daftar tersebut.

g. Refresh (F5)             : Memperbarui (refresh) tampilan Daftar Purchase Payment sesuai dengan penginputan aktifitas Purchase Payment yang terakhir.

h. Vendor                       : Menampilkan informasi Vendor dari formulir Purchase Payment yang tersorot.

Video Tutorial….

Fitur Pembayaran Pembelian [Purchase Payment] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Formulir Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) merupakan salah satu formulir yang tersedia pada modul pembelian di ACCURATE. Formulir ini berfungsi untuk mencatat transaksi pembayaran hutang atas pembelian barang kepada vendor yang dicatat melalui Formulir Purchase Invoice. Selain mencatat pembayaran hutang kepada Vendor, formulir ini juga berfungsi untuk mencatat pengeluaran cash/bank atas pembayaran uang muka pembelian kepada Vendor.

Formulir Purchase Payment

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Payment

  1. Previous          : Melihat tampilan formulir Purchase Payment yang telah anda buat sebelumnya.
  2. Next                  : Melihat tampillan formulir Purchase Payment selanjutnya.
  3. Preview           : Melihat tampilan cetakan formulir Purchase Payment di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
  4. Printer             : Mencetak tampilan formulir Purchase Payment.
  5. ppH Ps 23       : Mencetak tampilan Bukti Pemotongan PPh Pasal 23.
  6. Clear                 : Membatalkan semua invoice yang ingin dibayar pada formulir Purchase Payment (menghilangkan tanda centang pada kolom Pay atas invoice yang ingin dibayar).
  7. Tombol      : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Payment yang dibuat.
  8. Template        : Pilihan jenis rancangan formulir Purchase Payment yang anda inginkan.
  9. Save & New    : Untuk menyimpan formulir Purchase Payment yang tampil sekaligus membuka tampilan formulir Purchase Payment yang baru.
  10. Save & Close   : Untuk menyimpan formulir Purchase Payment yang tampil sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Payment dan keluar dari aktifitas pencatatan Pembayaran Pembelian.

Kolom – kolom pada Formulir Purchase Payment

  1. Vendor                    : Pilihan nama Vendor sesuai dengan daftar vendor yang anda miliki, Pada kolom ini anda dapat memilih nama Vendor dari invoice yang akan anda lunasi.
  2. Payee                       : Informasi nama penerima pembayaran yang anda lakukan.
  3. Form No                 : Nomor Voucher pengeluaran Kas/Bank anda.
  4. Payment Date       : Tanggal pembayaran.
  5. Bank                         : Pilihan akun kas dan bank sesuai dengan daftar akun yang anda miliki. Pada kolom ini anda dapat memilih akun kas atau bank yang anda gunakan untuk mencatat pengeluaran kas/bank anda atas pembayaran kepada Vendor.
  6. Rate                          : Kurs pada saat pembayaran sesuai dengan mata uang Vendor yang bersangkutan.
  7. Dept                          : Nama Departemen yang berhubungan dengan mata uang Vendor jika diperlukan.
  8. Memo                       : Keterangan singkat sehubungan dengan aktifitas pembayaran yang anda lakukan.
  9. Void Cheque          : Anda dapat mengaktifkan option box ini jika anda ingin membatalkan cek atas pembayaran yang sudah anda buat. Aktifitas Void Cheque akan otomatis membatalkan transaksi pembayaran, dengan catatan nomor dan memo dari cek tersebut tetap dapat anda lacak di Buku Bank (Bank Book) anda.
  10. Fiscal Payment    : Anda dapat mengaktifkan option box ini, jika aktifitas pembayaran yang anda lakukan adalah pembayran fiskal (PPN Pembelian) kepada Vendor dengan mata uang asing.
  11. Cheque No            : Nomor dari cek yang anda gunakan untuk membayar invoice terutang.
  12. Cheque Date         :Tanggal cair atas cek yang anda gunakan dalam pembayaran. Tanggal cek akan digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal.
  13. Cheque Amount  : Total pembayaran (Payment Amount) dari invoice terutang yang anda bayar.

Detail Tabel Invoice pada Formulir Purchase Payment

Bagian detail tabel PI pada formulir Pembayaran Pembelian, menampilkan daftar Purchase Invoice terutang. Jika anda ingin membayar lunas total terutang dari Purchase Invoice, anda cukup klik (centang kolom Pay pada baris Purchase Invoice yang akan dilunasi. Tetapi jika total terutang tidak dibayar lunas atau anda hanya ingin membayar sebagian dari total invoice terutang (tidak dibayar lunas), maka anda harus mengetikkan jumlah yang ingin anda bayar pada kolom Payment Amount di baris Purchase Invoice terutang tersebut.

  1. Pay                                 : Klik pada baris invoice terutang yang ingin anda bayar. Perhatikan, pada saat anda klik kolom ini, secara otomatis kolom Payment Amount akan terisi senilai jumlah invoice terutang (jumlah owning). Untuk membatalkan, klik sekali lagi hingga tanda centang pada kolom tersebut hilang atau klik tombol clear.
  2. Invoice No                   : Nomor Purchase Invoice yang terutang.
  3. Date                                : Tanggal Purchase Invoice yang terutang.
  4. Due                                 : Tanggal jatuh tempo pembayaran Purchase Invoice yang terutang.
  5. Amount                        : Jumlah nilai Purchase Invoice.
  6. Owing                            : Nilai terutang dari Purchase Invoice. Jika Purchase Invoice merupakan invoice dngan mata uang asing, maka kolom owing ini akan menampilkan dua nilai terutang yaitu nilai terutang atas DPP Purchase Invoice yang disajikan dalam mata uang asing (prime currency) dan nilai terutang atas PPN yang disajikan dalam mata uang rupiah (base currency).
  7. Payment Amount     : Jumlah pembayaran anda kepada Vendor. Jika anda mengetik nilai nominal pada kolom ini, maka secara otomatis kolom Pay akan tercentang.
  8. PPh Ps 23                   : Kolom ini menampilkan informasi jumlah pph 23 yang anda potong atas invoice terutang yang anda bayar kepada Vendor. Untuk mencatat jumlah potongan PPh Ps 23, klik kanan pada baris invoice terutang kemudian pilih PPh Ps 23.
  9. Disc. Amount            : Jumlah diskon yang anda peroleh pada saat pembayaran. Untuk mencatat jumlah diskon yang anda peroleh pada saat pembayaran kepada Vendor, klik kanan pada baris Faktur tersebut kemudian pilih Discount Info, untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

Pada kolom Discount Amount anda dapat mengisikan jumlah Discount yang anda peroleh dari Vendor atas aktifitas pembayaran invoice terutang yang anda lakukan.

Pada kolom Discount Account, anda dapat memilih akun yang anda gunakan untuk mencatat diskon yang anda peroleh dari Vendor atas aktifitas pembayaran invoice terutang yang anda lakukan.

Klik tanda + untuk mencatat informasi diskon tambahan, jika total diskon yang anda dapatkan dicatat dengan lebih dari satu akun diskon.

Melihat Daftar Purchase Return [Retur Pembelian] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua Formulir Purchase Return yang telah anda buat akan disimpan dalam suatu daftar (tabel) yang disebut Daftar Purchase Return.

Daftar Purchase Return menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok:

1 Tombol Menu pada Daftar Purchase Return

a. New                         : Membuat Formulir Purchase Return yang baru.

b. Edit                         : Membuka tampilan Formulir Purchase Return yang tersorot, sehingga anda dapat melakukan pengeditan pada Formulir Purchase tersebut.

c. Filter                       : Memfilter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan Vendor, Currency, dan Filter by Date.

d. Refresh                  : Memperbarui (refresh) tampilan Daftar Purchase Return sesuai dengan penginputan aktifitas Purchase Return yang terakhir.

e. Print                        : Mencetak Daftar Purchase Return di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas. Untuk mencetak Daftar Purchase Return di atas kertas, dapat anda lakukan dengan cara meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan preview Daftar Purchase Return tersebut.

f. Export e-faktur    : Tombol ini befungsi untuk mengekspor formulir Purchase Return yang sudah diinput menjadi file .csv yang dapat diimport kedalam e-faktur.

g. Find                          : Memudahkan anda menemukan Formulir Purchase Return yang ingin anda Edit atau Delete. Pencarian cepat Formulir Purchase Return melalui field ini dilakukan berdasarkan nomor retur: <PR No>.

2. Purchase Return List Detail

a. Filter                      : Anda dapat melihat tampilan daftar Purchase Return berdasarkan pilihan filter sebagai berikut:

  • Vendor                : Filter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan nama Vendor yang anda inginkan.
  • Currency            : Filter tampilan daftar Purchase Return berdasarkan nama Mata Uang yang anda inginkan.
  • Filter by Date    : Dengan filter tanggal anda dapat menampilkan Formulir Purchase Invoice pada daftar Purchase Return sesuai dengan periode tanggal yang anda inginkan.

b. Return No          : Nomor Formulir Purchase Return.

c. Date                      : Tanggal retur pembelian.

d. Invoice No         : Nomor Purchase Invoice / Receive Item yang diretur.

e. Vendor Name    : Nama Vendor dari Purchase Invoice/Receive Item yang diretur.

f. Amount                : Jumlah (total) retur.

g. Description        : Keterangan yang terdapat pada Formulir Purchase Return.

3. Klik Mouse Kanan pada Formulir Purchase

a. New       : Membuat Formulir Purchase Return yang baru.

b. Edit       : Mengganti (mengubah) isi Formulir Purchase Return yang tersorot.

c. Delete   : Menghapus Formulir Purchase yang tersorot.

d. Filter     : Menampilkan kolom Filter di sebelah kiri Daftar Purchase Return.

e. Sort By  : Mengurutkan tampilan Daftar Purchase Return berdasarkan nama judul kolom yang terdapat pada Daftar Purchase Return.

f. Refresh   : Memperbarui tampilan Daftar Purchase Return sesuai dengan penginputan aktifitas retur pembelian yang terakhir dilakukan.

Fitur Retur Pembelian [Purchase Return] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Fitur Retur Pembelian [Purchase Return] pada Accurate 5

Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari vendor/supplier, perusahaan biasanya akan mencocokkan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang diterima ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan retur pembelian (debit demo) tentunya setelah ada kesepakatan dengan vendor/supplier.

Untuk mencatat aktifitas retur pembelian, ACCURATE menyediakan satu form khusus yaitu form Purchase Return (Formulir Retur Pembelian).

Tampilan Formulir Purchase Return

Tombol – Tombol pada Fomulir Purchase Return

  1. Previous          : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return sebelumnya.
  2. Next                   : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return berikutnya.
  3. Tombol       : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Return yang dibuat.
  4. Preview            : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetakan formulir Purchase Return di layar monitor sebelum anda cetak di atas kertas.
  5. Template          : Kolom yang menampilkan pilihan jenis template formulir Purchase Return.
  6. Save & New      : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Formulir Purchase Return yang baru.
  7. Save & Close    : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Return yang tampil dan sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.
  8. Help ?                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.

Check Box Pada Formulir Purchase Return

  1.  Vendor Is Taxable  : Field option box ini secara otomatis akan aktif dan tercentang otomatis jika Faktur yang anda retur dikenakan PPN.
  2.  Inclusive Tax             : Field option box ini akan aktif jika option box Vendor is taxable tercentang. Jika field option box ini tercentang berarti nilai barang yang anda retur sudah termasuk PPN.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Return

  1. Vendor Name       : Pada kolom ini, anda dapat memilih nama Vendor dari barang yang akan anda retur.
  2. Receipt/Inv.No.   : Pada kolom ini, anda dapat memilih nomor Purchase Invoice atau nomor Receive Item yang anda retur.
  3. Rate                           : Secara otomatis menampilkan nilai tukar dari Purchase Invoice yang anda retur.
  4. Return No                : Pada kolom ini, anda dapat mengisi nomor formulir Purchase Return sesuai dengan format penomoran yang berlaku di perusahaan anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari nomor formulir yang terakhir diinput.
  5. Date                            : Pada kolom ini anda dapat mengisi tanggal Retur pembelian. Default kolom ini menmpilkan tanggal yang sama dengan tanggal komputer anda.
  6. Fiscal Rate                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.
  7. Fiscal Date                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.

Detail Tabel Item Pada Formulir Purchase Return

  1. Item                   : Kolom ini menampilkan nomor item yang anda retur. Anda dapat memilih item yang akan anda retur dari kolom ini jika Purchase Invoice dari item yang anda retur tidak dapat ditelusuri (faktur tidak tercatat di ACCURATE). Untuk dapat melakukan aktifitas retur faktur nihil, anda dapat memilih item dari kolom ini, dengan terlebih dahulu mengaktifkan option Can Enter Any Item In Purchase Return dari menu utama Setup – Preference – Purchase.
  2. Description    : Double klik pada kolom ini, untuk mengisi detail barang yang akan anda retur, jika faktur yang anda retur terdapat di ACCURATE. Pemilihan item dari kolom ini akan otomatis menampilkan item-item yang sesuai dengan Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur beserta informasi kuantitas dan unit pricenya.
  3. Qty                      : Pada kolom ini anda dapat mengisi kuantitas barang yang anda retur.
  4. Unit                    : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penujuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa tersiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit Preferensi.
  5. Unit Price         : Jika anda memilih item yang diretur dari kolom Description maka kolom ini akan secara otomatis terisi dengan harga beli yang sesuai dengan harga beli pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur.
  6. Tax                      : Jika pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur terdapat kode pajak (tagihan dikenakan pajak), maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan kode pajak (PPN) yang sama dengan yang terdapat pada tampilan Formulir Purchase Invoicce yang diretur tersebut.
  7. Amount            : Kolom ini secara otomatis menampilkan jumlah nilai barang yang anda retur.
  8. Dept                   : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Departement yangberhubungan dengan aktifits retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
  9. Project              : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Project yang berhubungan dengan aktifitas retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
  10. Warehouse      : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan nama Gudang yang sama dengan Gudang pada Formulir Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur.
  11. Sub Total          : Penjumlahan dari amount di dala tabel isian (detail) formulir retur pembelian.

CARA MEMBUAT FORMULIR PURCHASE RETURN

Anda dapat mencatat Aktifitas pengembalian barang kepada Vendor pada Formulir Purchase Return dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Formulir Return yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Return (Aktifitas – Pembelian – Retur Pembelian).
  2. Pada tampilan formulir Purchase Return tersebut isi nama vendor barang yang anda retur, lalu isi tanggal retur barang, dan nomor formulir retur.
  3. Pada field ini Invoice/Receip No pilih nomor tagihan (invoice) atau nomor penerimaan barang dari barang yang anda retur.
  4. Perhatikan gambar berikut ini untuk pengisian detail barang yang diretur:
  5. Setelah anda mengisi detail item yang akan diretur langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan aktifitas yang telah anda buat sekaligus untuk menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.

Melihat Daftar Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua formulir Purchase Invoice yang telah anda buat akan direkap (dirangkum) dalam sebuah tabel Daftar Purchase Invoice. Daftar Purchase Invoice dapat anda buka dengan cara klik menu utama List [Daftar] – Purchase [Pembelian] – Purchase Invoice [Faktur Pembelian].

Daftar Purchase Invoice Menampilkan Informasi yang Terbagi Menjadi Beberapa Kelompok:

1. Tombol menu Purchase Invoice

a. New                             : Tombol yang berfungsi untuk membuat Faktur Pembelian (PI) yang baru.

b. Edit                              : Tombol yang berfungsi untuk membuka dan mengubah PI yang sedang disorot.

c. Delete                          : Tombol yang berfungsi untuk menghapus PI yang tersorot. Formulir PI dapat dihapus dengan catatan PI tersebut belum diproses menjadi retur pembelian ataupun Pembayaran Pembelian.

d. Filter                            : Tombol yang berfungsi untuk memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan Vendor, Currency, Outstanding Invoice, dan Filter by Date.

e. Refresh                        : Tombol yang berfungsi untuk memperbarui (refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan pengunputan Purchase Invoice yang terakhir.

f. Print                               : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Daftar Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas. Untuk mencetak tampilan ini di atas kertas dapat meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan preview Daftar Purchase Invoice tersebut.

g. Return(s)                    : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Fomulir Purchase Return yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan return dari Formulir Purchase Invoce yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Return pada tabel Return tersebut.

h. Cheque(s)                   : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Formulir Purchase Payment yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan Purchase Payment dari Formulir Purchase Invoice yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Payment yang terdapat pada tabel Purchase Payment tersebut.

i. Export e-Faktur         : Tombol ini berfungsi untuk mengekspor faktor prmbelian yang sudah diinput menjadi file .csv yang siap diimport ke dalam e-faktur.

j. Find                                : Field ini berfungsi untuk mempermudah anda mencari Purchase Invoice yang ingin anda Delete atau Edit. Pencarian cepat dilakukan berdasarkan <Invoice No> atau <Invoice Desc>.

k. Filter                              : Anda dapat memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan pilihan filter sebagai berikut:

  • Vendor                       : Filter tampilan dafatar Purchase Invoice berdasarkan nama Vendor.
  • Currency                    : Filter tampilan daftar Purchase Invoice bedasarkan nama Mata Uang.
  • Outstanding Only    : Jika option ini dicentang maka tampilan daftar Purchase Invoice hanya akan menampilkan Formulir Purchase Invoice yang masih belum lunas saja, sedangkan Invoice yang sudah lunas tidak ditampilkan. Jika anda ingin menampilkan semua Formulir Purchase Invoice baik yang lunas ataupun belum lunas, anda dapat me-uncentang option ini.
  • Filter by Date              : Dengan filter tanggal anda dapat menampilkan Formulir Purchase Invoice pada daftar Purchase Invoice sesuai dengan periode tanggal yang anda inginkan.
  • Type                               : Filter tipe daftar Purchase Invoice terdiri dari dua tipe yaitu Invoice dan Bill. Filter Invoice hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang tidak berasal dari aktifitas Receive Item sedangkan Filter Bill hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang berasal dari aktiftas Receive Item. Jika anda ingin menampilkan semua Daftar Purchase Invoice baik yang tipe Invoice maupun tipe Bill, maka anda dapat me-centang kedua option tipe tersebut.

2. Purchase Invoice List Detail

a. Invoice No           : Detail kolom ini menampilkan informasi Nomor Tagihan dari Vendor, yaitu nomor anda isi pada field Invoice No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

b. Date                       : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal Purchase Invoice.

c. Form No               : Detail kolom ini menampilkan informasi nomor urut Formulir Purchase Invoice, yaitu nomor yang anda isi pada field Form No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

d. Vendor Name     : Detail kolom ini menampilkan informasi nama Vendor.

e. Inv. Amount        : Detail kolom ini menampilkan informasi Total Pembelian yang terdapat pada field total Formulir Purchase Invoice.

f. Down Payment    : Detail kolom ini menampilkan informasi Uang Muka Pembelian dari dari Purchase Invoice dengan catatan Purchase Invoice tersebut anda buat berdasarkan Purchase Order yang mempunyai Uang Muka Pembelian.

g. Paid Amount         : Detail kolom ini manmpilkan informasi jumlah pembayaran yang telah anda bayarkan kepada Vendor, dimana pembayaran tersebut anda catat melalui formulir Purchase Payment.

h. Payment Disc       : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah diskon pembayaran yang anda terima dari Vendor. Pencatatan diskon pembayaran ini dilakukan pada formulir Purchase Payment dengan menggunakan fasilitas diskon info.

i. PPh pasal 23          : Detail kolom ini menampilkan informasi PPh 23 yang anda potong dari tagihan Vendor sehingga mengurangi jumlah pembayaran anda kepada Vendor.

j. Return                      : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah retur yang telah anda lakukan kepada Vendor.

k. Outstanding          : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah terutang dari Purchase Invoice.

l. Due                            : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal jatuh tempo pembayaran Purchase Invoice terutang.

m. Description           : Detail kolom ini menampilkan keterangan Purchase Invoice.

3. Klik Mouse Kanan pada Daftar Purchase Invoice

a. New                               : Membuat Purchase Invoice yang Baru.

b. Edit                                : Membuka tampilan Purchase Invoice yang disorot, sehingga anda dapat mengubah (mengedit) isi tampilan Purchase Invoice tersebut. Pengubahan (Pengeditan) isi Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian (Purchase Payment).

c. Delete                              : Menghapus tampilan Purchase Invoice yang disorot, Penghapusan Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian ataupun aktifitas Retur Pembelian (Purchase Return).

d. Outstanding Only       : Hanya menampilkan Purchase Invoice yang masih belum lunas saja.

e. Sort by                             : Menampilkan daftar Purchase Invoice berdasarkan urutan judul kolom yang terdapat pada detail daftar Purchase Invoice.

f. Filter                                : Menampilkan kolom Filter yang terdapat pada bagian kiri daftar Purchase Invoice.

g. Refresh                           : Memperbarui (Refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan data terakhir yangtelah diinput.

h. Email                               : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak PI ke email.

i. Vendor                             : Menampilkan data identitas vendor dari Purchase Invoice yang tersorot.

j. Cheque (s)                      : Menampilkan daftar pembayaran yang telah anda catat atau baris Purchase Invoice yang tersorot.

k. Return (s)                      : Menampilkan daftar retur pembelian atas Purchase Invoice yang tersorot.

Fitur Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Purchase Invoice/Faktur Pembelian (PI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirmkan oleh vendor/supplier atas barang yang telah anda beli/terima (receive item). Jika vendor/supplier mengirimkan barang yang anda beli sekaligus dengan tagihan maka aktifitas tersebut dapat langsung anda catat dengan menggunakan form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) tanpa harus membuat formulir Receive Item (Penerrimaan Barang) terlebih dahulu.

Formulir Purchase Invoice

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Invoice:

  1. Previous                               : Membuka tammpilan Formulir Purchase Invoice sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka tampilan Formulir Purchase Invoice selanjutnya (berikutnya).
  3. Preview                                : Melihat tampilan Formulir Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
  4. Print                                      : Mencetak Fomulir Purchase Invoice di atas kertas.
  5. Select PO                             : Menampilkan daftar Formulir Pesanan Pembelian yang belum diproses atas Vendor yang dipilih.
  6. Select RI                               : Menampilkan daftar Formulir Penerimaan Barang yang belum ditagih atas Vendor yang dipilih.
  7. Get From Memorize        : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
  8. Memorize Transaction   : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
  9. Purchase Payment            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan pembayaran dari aktifitas Purchase Invoice yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Purchase Invoice tersebut.
  10. Select From Project          : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Invoice ini bersumber dari project
  11. Memorize Transaction    : Menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formuir Receive Item berikutnya.
  12. Recurring                              : Membuat Reminder bahwa transaksi pembelian yang anda catat merupakan transaksi recurring (berulang).
  13. Tombol                              : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Invoice yang dibuat.
  14. Template                               : Kolom ini menampilkan pilihan jenis rancangan formulir yang dapat anda gunakan pada saat mencetak formulir Purchase Invoice. Pilihan jenis rancangan formulir dapat anda tambah dan ubah dari menu Setup | Form Template.
  15. Save & New                          : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Fomulir Purchase Invoice yang baru.
  16. Save & Close                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase yang tampil dan sekaligus menutup tampilan Purchase Invoice tersebut.
  17. Help ?                                   : Tombol untuk membuka menu bantuan.
  18. Cancel                                   : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Invoice atau keluar dari Formulir Purchase Invoice tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Form No                 : Nomor urut formulir pembelian (nomor voucher pembelian) sesuai dengan penomoran perusahaan anda.
  2. A/P Account          : Field ini berisi akun hutang yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian pada formulir Purchase Invoice. Field ini akan ditampilkan pada formulir Purchase Invoice jika pada Daftar akun anda terdapat lebih dari satu akun dengan tipe account payable dengan currency yang sama, sehingga anda dapat memilih akun yang akan digunakan.
  3. Warehouse            : Field untuk menentukan Gudang tempat barang yang anda beli akan disimpan. Jika nama Gudang yang anda inginkan belum tercatat pada daftar Gudang, maka anda dapat langsung menambahkan Gudang tersebut dari formulir ini dengan cara klik tombol <New Warehouse>.
  4. Vendor                      : Masukkan nama Vendor dari barang yang anda beli. Jika nama Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada daftar vendor maka anda dapat langsung menambahkan nama Vendor tersebut dari formulir Purchase Invoice dengan cara klik tombol <New Vendor>.
  5. Vendor DO No       : Nomor Delivery Order (Surat Jalan) dari Vendor. Jika formulir Purchase Invoice anda catat berdasarkan aktifitas Penerimaan Barang yang telah anda catat sebelmnya, maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan surat jalan dari Vendor atas penerimaan barang tersebut.
  6. Invoice No              : Nomor penagihan dari Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  7. Invoice Date           : Nomor penagihan Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  8. Ship Date                 : Tanggal pengiriman barang. Jika sebelumnya anda telah mencatat aktifitas penerimaan barang, maka kolom ini akan secara otomatis terisi sesuai tanggal ship date yang terdapat pada formulir penerimaan barang yang sebelumnya anda catat (Create PI dengan cara select RI).
  9. Rate                             : Rate terhadap kurs mata uang Vendor. Jika vendor menggunakan base currency rate ini secara otomatis akan menampilkan nilai tukar 1.
  10. FOB                              : Pada kolom ini terdapat dua pililhan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
  11. Term                            : Field ini akan menampilkan pilihan Syarat Pembayaran sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya. Jika ternyata anda belum membuat daftar syarat pembayaran, maka anda dapat langsung membuatnya dari formulir dengan cara klik <New Termint>.
  12. Ship Via                       : Pilihan jenis pengiriman yang digunakan untuk mengirimkan barang yang anda beli. Jika jenis pengiriman yang anda inginkan belum tersedia, anda dapat langsung menambahkannya dari formulir ini dengan cara klik <New Shipment>.
  13. Amount                        : Jumlah tagihan yang anda terima sesuai dengan Bill Vendor, atau isi kolom ini dengan klik tombol Recalc yang tersedia pada formulir Purchase Invoice.

Check Box Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Vendor Is Taxable   : Aktifkan field option box ini jka Vendor dari barang yang dibeli adalah PKP dan pembelian yang dilakukan tersebut dikenakan pajak. Default akan aktif jika di dalam data isian Vendor (List|Vendor) di bagian Purchase Tax.
  2.  Inclusive Tax              : Jika harga beli barang yang anda catat pada formulir Purchase Invoice sudah termsuk pajak, maka anda dapat mengaktifkan field option box ini.

Video Tutorial………