Fitur Retur Pembelian [Purchase Return] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Fitur Retur Pembelian [Purchase Return] pada Accurate 5

Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari vendor/supplier, perusahaan biasanya akan mencocokkan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang diterima ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan retur pembelian (debit demo) tentunya setelah ada kesepakatan dengan vendor/supplier.

Untuk mencatat aktifitas retur pembelian, ACCURATE menyediakan satu form khusus yaitu form Purchase Return (Formulir Retur Pembelian).

Tampilan Formulir Purchase Return

Tombol – Tombol pada Fomulir Purchase Return

  1. Previous          : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return sebelumnya.
  2. Next                   : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan formulir Purchase Return berikutnya.
  3. Tombol       : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Return yang dibuat.
  4. Preview            : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetakan formulir Purchase Return di layar monitor sebelum anda cetak di atas kertas.
  5. Template          : Kolom yang menampilkan pilihan jenis template formulir Purchase Return.
  6. Save & New      : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Formulir Purchase Return yang baru.
  7. Save & Close    : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Return yang tampil dan sekaligus menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.
  8. Help ?                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.

Check Box Pada Formulir Purchase Return

  1.  Vendor Is Taxable  : Field option box ini secara otomatis akan aktif dan tercentang otomatis jika Faktur yang anda retur dikenakan PPN.
  2.  Inclusive Tax             : Field option box ini akan aktif jika option box Vendor is taxable tercentang. Jika field option box ini tercentang berarti nilai barang yang anda retur sudah termasuk PPN.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Return

  1. Vendor Name       : Pada kolom ini, anda dapat memilih nama Vendor dari barang yang akan anda retur.
  2. Receipt/Inv.No.   : Pada kolom ini, anda dapat memilih nomor Purchase Invoice atau nomor Receive Item yang anda retur.
  3. Rate                           : Secara otomatis menampilkan nilai tukar dari Purchase Invoice yang anda retur.
  4. Return No                : Pada kolom ini, anda dapat mengisi nomor formulir Purchase Return sesuai dengan format penomoran yang berlaku di perusahaan anda. Default dari nomor ini adalah menambah satu nomor dari nomor formulir yang terakhir diinput.
  5. Date                            : Pada kolom ini anda dapat mengisi tanggal Retur pembelian. Default kolom ini menmpilkan tanggal yang sama dengan tanggal komputer anda.
  6. Fiscal Rate                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.
  7. Fiscal Date                : Secara otomatis terisi sama dengan tampilan Purchase Invoice yang anda retur.

Detail Tabel Item Pada Formulir Purchase Return

  1. Item                   : Kolom ini menampilkan nomor item yang anda retur. Anda dapat memilih item yang akan anda retur dari kolom ini jika Purchase Invoice dari item yang anda retur tidak dapat ditelusuri (faktur tidak tercatat di ACCURATE). Untuk dapat melakukan aktifitas retur faktur nihil, anda dapat memilih item dari kolom ini, dengan terlebih dahulu mengaktifkan option Can Enter Any Item In Purchase Return dari menu utama Setup – Preference – Purchase.
  2. Description    : Double klik pada kolom ini, untuk mengisi detail barang yang akan anda retur, jika faktur yang anda retur terdapat di ACCURATE. Pemilihan item dari kolom ini akan otomatis menampilkan item-item yang sesuai dengan Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur beserta informasi kuantitas dan unit pricenya.
  3. Qty                      : Pada kolom ini anda dapat mengisi kuantitas barang yang anda retur.
  4. Unit                    : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penujuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa tersiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit Preferensi.
  5. Unit Price         : Jika anda memilih item yang diretur dari kolom Description maka kolom ini akan secara otomatis terisi dengan harga beli yang sesuai dengan harga beli pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur.
  6. Tax                      : Jika pada Formulir Purchase Invoice yang anda retur terdapat kode pajak (tagihan dikenakan pajak), maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan kode pajak (PPN) yang sama dengan yang terdapat pada tampilan Formulir Purchase Invoicce yang diretur tersebut.
  7. Amount            : Kolom ini secara otomatis menampilkan jumlah nilai barang yang anda retur.
  8. Dept                   : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Departement yangberhubungan dengan aktifits retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
  9. Project              : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Project yang berhubungan dengan aktifitas retur pembelian yang anda catat jika dibutuhkan.
  10. Warehouse      : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan nama Gudang yang sama dengan Gudang pada Formulir Purchase Invoice/Receive Item yang anda retur.
  11. Sub Total          : Penjumlahan dari amount di dala tabel isian (detail) formulir retur pembelian.

CARA MEMBUAT FORMULIR PURCHASE RETURN

Anda dapat mencatat Aktifitas pengembalian barang kepada Vendor pada Formulir Purchase Return dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

  1. Buka Formulir Return yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Return (Aktifitas – Pembelian – Retur Pembelian).
  2. Pada tampilan formulir Purchase Return tersebut isi nama vendor barang yang anda retur, lalu isi tanggal retur barang, dan nomor formulir retur.
  3. Pada field ini Invoice/Receip No pilih nomor tagihan (invoice) atau nomor penerimaan barang dari barang yang anda retur.
  4. Perhatikan gambar berikut ini untuk pengisian detail barang yang diretur:
  5. Setelah anda mengisi detail item yang akan diretur langkah selanjutnya klik tombol Save & Close untuk menyimpan aktifitas yang telah anda buat sekaligus untuk menutup tampilan formulir Purchase Return tersebut.

Melihat Daftar Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Semua formulir Purchase Invoice yang telah anda buat akan direkap (dirangkum) dalam sebuah tabel Daftar Purchase Invoice. Daftar Purchase Invoice dapat anda buka dengan cara klik menu utama List [Daftar] – Purchase [Pembelian] – Purchase Invoice [Faktur Pembelian].

Daftar Purchase Invoice Menampilkan Informasi yang Terbagi Menjadi Beberapa Kelompok:

1. Tombol menu Purchase Invoice

a. New                             : Tombol yang berfungsi untuk membuat Faktur Pembelian (PI) yang baru.

b. Edit                              : Tombol yang berfungsi untuk membuka dan mengubah PI yang sedang disorot.

c. Delete                          : Tombol yang berfungsi untuk menghapus PI yang tersorot. Formulir PI dapat dihapus dengan catatan PI tersebut belum diproses menjadi retur pembelian ataupun Pembayaran Pembelian.

d. Filter                            : Tombol yang berfungsi untuk memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan Vendor, Currency, Outstanding Invoice, dan Filter by Date.

e. Refresh                        : Tombol yang berfungsi untuk memperbarui (refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan pengunputan Purchase Invoice yang terakhir.

f. Print                               : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Daftar Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas. Untuk mencetak tampilan ini di atas kertas dapat meng-klik tombol Print yang terdapat pada tampilan preview Daftar Purchase Invoice tersebut.

g. Return(s)                    : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Fomulir Purchase Return yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan return dari Formulir Purchase Invoce yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Return pada tabel Return tersebut.

h. Cheque(s)                   : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi daftar Formulir Purchase Payment yang berhubungan dengan Formulir Purchase Invoice yang tersorot. Untuk melihat tampilan Purchase Payment dari Formulir Purchase Invoice yang tersorot, anda cukup klik baris Purchase Payment yang terdapat pada tabel Purchase Payment tersebut.

i. Export e-Faktur         : Tombol ini berfungsi untuk mengekspor faktor prmbelian yang sudah diinput menjadi file .csv yang siap diimport ke dalam e-faktur.

j. Find                                : Field ini berfungsi untuk mempermudah anda mencari Purchase Invoice yang ingin anda Delete atau Edit. Pencarian cepat dilakukan berdasarkan <Invoice No> atau <Invoice Desc>.

k. Filter                              : Anda dapat memfilter tampilan daftar Purchase Invoice berdasarkan pilihan filter sebagai berikut:

  • Vendor                       : Filter tampilan dafatar Purchase Invoice berdasarkan nama Vendor.
  • Currency                    : Filter tampilan daftar Purchase Invoice bedasarkan nama Mata Uang.
  • Outstanding Only    : Jika option ini dicentang maka tampilan daftar Purchase Invoice hanya akan menampilkan Formulir Purchase Invoice yang masih belum lunas saja, sedangkan Invoice yang sudah lunas tidak ditampilkan. Jika anda ingin menampilkan semua Formulir Purchase Invoice baik yang lunas ataupun belum lunas, anda dapat me-uncentang option ini.
  • Filter by Date              : Dengan filter tanggal anda dapat menampilkan Formulir Purchase Invoice pada daftar Purchase Invoice sesuai dengan periode tanggal yang anda inginkan.
  • Type                               : Filter tipe daftar Purchase Invoice terdiri dari dua tipe yaitu Invoice dan Bill. Filter Invoice hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang tidak berasal dari aktifitas Receive Item sedangkan Filter Bill hanya menampilkan Daftar Purchase Invoice yang berasal dari aktiftas Receive Item. Jika anda ingin menampilkan semua Daftar Purchase Invoice baik yang tipe Invoice maupun tipe Bill, maka anda dapat me-centang kedua option tipe tersebut.

2. Purchase Invoice List Detail

a. Invoice No           : Detail kolom ini menampilkan informasi Nomor Tagihan dari Vendor, yaitu nomor anda isi pada field Invoice No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

b. Date                       : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal Purchase Invoice.

c. Form No               : Detail kolom ini menampilkan informasi nomor urut Formulir Purchase Invoice, yaitu nomor yang anda isi pada field Form No yang terdapat pada formulir Purchase Invoice.

d. Vendor Name     : Detail kolom ini menampilkan informasi nama Vendor.

e. Inv. Amount        : Detail kolom ini menampilkan informasi Total Pembelian yang terdapat pada field total Formulir Purchase Invoice.

f. Down Payment    : Detail kolom ini menampilkan informasi Uang Muka Pembelian dari dari Purchase Invoice dengan catatan Purchase Invoice tersebut anda buat berdasarkan Purchase Order yang mempunyai Uang Muka Pembelian.

g. Paid Amount         : Detail kolom ini manmpilkan informasi jumlah pembayaran yang telah anda bayarkan kepada Vendor, dimana pembayaran tersebut anda catat melalui formulir Purchase Payment.

h. Payment Disc       : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah diskon pembayaran yang anda terima dari Vendor. Pencatatan diskon pembayaran ini dilakukan pada formulir Purchase Payment dengan menggunakan fasilitas diskon info.

i. PPh pasal 23          : Detail kolom ini menampilkan informasi PPh 23 yang anda potong dari tagihan Vendor sehingga mengurangi jumlah pembayaran anda kepada Vendor.

j. Return                      : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah retur yang telah anda lakukan kepada Vendor.

k. Outstanding          : Detail kolom ini menampilkan informasi jumlah terutang dari Purchase Invoice.

l. Due                            : Detail kolom ini menampilkan informasi tanggal jatuh tempo pembayaran Purchase Invoice terutang.

m. Description           : Detail kolom ini menampilkan keterangan Purchase Invoice.

3. Klik Mouse Kanan pada Daftar Purchase Invoice

a. New                               : Membuat Purchase Invoice yang Baru.

b. Edit                                : Membuka tampilan Purchase Invoice yang disorot, sehingga anda dapat mengubah (mengedit) isi tampilan Purchase Invoice tersebut. Pengubahan (Pengeditan) isi Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian (Purchase Payment).

c. Delete                              : Menghapus tampilan Purchase Invoice yang disorot, Penghapusan Purchase Invoice hanya dapat dilakukan jika Purchase Invoice tersebut belum diproses oleh aktifitas Pembayaran Pembelian ataupun aktifitas Retur Pembelian (Purchase Return).

d. Outstanding Only       : Hanya menampilkan Purchase Invoice yang masih belum lunas saja.

e. Sort by                             : Menampilkan daftar Purchase Invoice berdasarkan urutan judul kolom yang terdapat pada detail daftar Purchase Invoice.

f. Filter                                : Menampilkan kolom Filter yang terdapat pada bagian kiri daftar Purchase Invoice.

g. Refresh                           : Memperbarui (Refresh) tampilan daftar Purchase Invoice sesuai dengan data terakhir yangtelah diinput.

h. Email                               : Shortcut untuk mengirimkan hasil cetak PI ke email.

i. Vendor                             : Menampilkan data identitas vendor dari Purchase Invoice yang tersorot.

j. Cheque (s)                      : Menampilkan daftar pembayaran yang telah anda catat atau baris Purchase Invoice yang tersorot.

k. Return (s)                      : Menampilkan daftar retur pembelian atas Purchase Invoice yang tersorot.

Fitur Faktur Pembelian [Purchase Invoice] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Purchase Invoice/Faktur Pembelian (PI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirmkan oleh vendor/supplier atas barang yang telah anda beli/terima (receive item). Jika vendor/supplier mengirimkan barang yang anda beli sekaligus dengan tagihan maka aktifitas tersebut dapat langsung anda catat dengan menggunakan form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) tanpa harus membuat formulir Receive Item (Penerrimaan Barang) terlebih dahulu.

Formulir Purchase Invoice

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Invoice:

  1. Previous                               : Membuka tammpilan Formulir Purchase Invoice sebelumnya.
  2. Next                                        : Membuka tampilan Formulir Purchase Invoice selanjutnya (berikutnya).
  3. Preview                                : Melihat tampilan Formulir Purchase Invoice di layar monitor sebelum dicetak di atas kertas.
  4. Print                                      : Mencetak Fomulir Purchase Invoice di atas kertas.
  5. Select PO                             : Menampilkan daftar Formulir Pesanan Pembelian yang belum diproses atas Vendor yang dipilih.
  6. Select RI                               : Menampilkan daftar Formulir Penerimaan Barang yang belum ditagih atas Vendor yang dipilih.
  7. Get From Memorize        : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
  8. Memorize Transaction   : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
  9. Purchase Payment            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan pembayaran dari aktifitas Purchase Invoice yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Purchase Invoice tersebut.
  10. Select From Project          : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Invoice ini bersumber dari project
  11. Memorize Transaction    : Menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formuir Receive Item berikutnya.
  12. Recurring                              : Membuat Reminder bahwa transaksi pembelian yang anda catat merupakan transaksi recurring (berulang).
  13. Tombol                              : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Purchase Invoice yang dibuat.
  14. Template                               : Kolom ini menampilkan pilihan jenis rancangan formulir yang dapat anda gunakan pada saat mencetak formulir Purchase Invoice. Pilihan jenis rancangan formulir dapat anda tambah dan ubah dari menu Setup | Form Template.
  15. Save & New                          : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase Invoice yang tampil dan sekaligus membuka tampilan Fomulir Purchase Invoice yang baru.
  16. Save & Close                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan Formulir Purchase yang tampil dan sekaligus menutup tampilan Purchase Invoice tersebut.
  17. Help ?                                   : Tombol untuk membuka menu bantuan.
  18. Cancel                                   : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Invoice atau keluar dari Formulir Purchase Invoice tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

Kolom – Kolom Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Form No                 : Nomor urut formulir pembelian (nomor voucher pembelian) sesuai dengan penomoran perusahaan anda.
  2. A/P Account          : Field ini berisi akun hutang yang akan digunakan untuk mencatat transaksi pembelian pada formulir Purchase Invoice. Field ini akan ditampilkan pada formulir Purchase Invoice jika pada Daftar akun anda terdapat lebih dari satu akun dengan tipe account payable dengan currency yang sama, sehingga anda dapat memilih akun yang akan digunakan.
  3. Warehouse            : Field untuk menentukan Gudang tempat barang yang anda beli akan disimpan. Jika nama Gudang yang anda inginkan belum tercatat pada daftar Gudang, maka anda dapat langsung menambahkan Gudang tersebut dari formulir ini dengan cara klik tombol <New Warehouse>.
  4. Vendor                      : Masukkan nama Vendor dari barang yang anda beli. Jika nama Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada daftar vendor maka anda dapat langsung menambahkan nama Vendor tersebut dari formulir Purchase Invoice dengan cara klik tombol <New Vendor>.
  5. Vendor DO No       : Nomor Delivery Order (Surat Jalan) dari Vendor. Jika formulir Purchase Invoice anda catat berdasarkan aktifitas Penerimaan Barang yang telah anda catat sebelmnya, maka kolom ini akan secara otomatis menampilkan surat jalan dari Vendor atas penerimaan barang tersebut.
  6. Invoice No              : Nomor penagihan dari Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  7. Invoice Date           : Nomor penagihan Vendor sesuai dengan Faktur Penjualan yang anda terima dari Vendor.
  8. Ship Date                 : Tanggal pengiriman barang. Jika sebelumnya anda telah mencatat aktifitas penerimaan barang, maka kolom ini akan secara otomatis terisi sesuai tanggal ship date yang terdapat pada formulir penerimaan barang yang sebelumnya anda catat (Create PI dengan cara select RI).
  9. Rate                             : Rate terhadap kurs mata uang Vendor. Jika vendor menggunakan base currency rate ini secara otomatis akan menampilkan nilai tukar 1.
  10. FOB                              : Pada kolom ini terdapat dua pililhan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
  11. Term                            : Field ini akan menampilkan pilihan Syarat Pembayaran sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya. Jika ternyata anda belum membuat daftar syarat pembayaran, maka anda dapat langsung membuatnya dari formulir dengan cara klik <New Termint>.
  12. Ship Via                       : Pilihan jenis pengiriman yang digunakan untuk mengirimkan barang yang anda beli. Jika jenis pengiriman yang anda inginkan belum tersedia, anda dapat langsung menambahkannya dari formulir ini dengan cara klik <New Shipment>.
  13. Amount                        : Jumlah tagihan yang anda terima sesuai dengan Bill Vendor, atau isi kolom ini dengan klik tombol Recalc yang tersedia pada formulir Purchase Invoice.

Check Box Pada Formulir Purchase Invoice

  1. Vendor Is Taxable   : Aktifkan field option box ini jka Vendor dari barang yang dibeli adalah PKP dan pembelian yang dilakukan tersebut dikenakan pajak. Default akan aktif jika di dalam data isian Vendor (List|Vendor) di bagian Purchase Tax.
  2.  Inclusive Tax              : Jika harga beli barang yang anda catat pada formulir Purchase Invoice sudah termsuk pajak, maka anda dapat mengaktifkan field option box ini.

Video Tutorial………

Detail Tabel Formulir Purchase Invoice pada Accurate 5

/0 Comments/in /by

Detail Tabel Item pada Formulir Purchase Invoice

  1. Item                   : Jika formulir Purchase Invoice anda buat berdasarkan Pesanan Pembelian maka untuk mengisi detail item anda dapat klik tombol Select PO. Jika pesanan Purchase Invoice anda buat berdasarkan Penerimaan Barang maka untuk mengisi detail item anda dapat klik tombol Select RI. Jika formulir Purchase Invoice anda buat tidak berdasarkan Pesanan Pembelian atau Penerimaan Barang, maka untuk mengisi kolom item dapat langsung anda lakukan dengan cara mengetikkan nomor dari item yang anda dibeli, atau untuk memilih nomor item dari daftar item yang sudah dapat anda lakukan dengan cara double klik  pada kolom item tersebut atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl+Enter atau dengan klik tombol elipsis yang terdapat pada kolom tersebut.
  2. Description       : Kolom ini akan secara otomatis  menampilkan deskripsi dari  nomor item yang anda pilih. Deskripsi item pada kolom ini dapat anda ubah sesuai dengan yang anda inginkan dengan cara mengetikkan langsung deskripsi yang anda inginkan pada kolom ini.
  3. Qty                         : Isikan kuantitas barang yang anda beli sesuai dengan tagihan yang anda terima dari Vendor.
  4. Unit                        : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
  5. Unit Price             : Nilai per kuantitas satuan dari item yang anda beli sesuai dengan tagihan yang anda terima dari Vendor.
  6. Disc %                     : Pada kolom ini anda dapat mengisikan diskon per-item yang diberikan Vendor atas aktifitas pembelian yang anda lakukan.
  7. Tax                            : Pada kolom ini anda dapat mengisi kode pajak jika aktifitas pembelian tersebut dikenakan PPN.
  8. Amount                   : Kolom ini akan otomatis menampilkan nominal yang merupakan hasil perhitunganari Qty × Unit Price – Disc%.
  9. Department           : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Departement yang berhubungan dengan Purchase Invoice yang anda catat jika diperlukan.
  10. Project                      : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor Project yang berhubungan dengan Purchase Invoice yang anda catat jika diperlukan.
  11. SN                               : Masukan Serial Number barang yang dibeli pada kolom ini.

Detail Tabel Expense pada Formulir Purchase Invoice

  1. Account No               : Isikan nomor akun yang akan menampung beban atas pembelian ini, dengan cara mengetikkan secara langsung atau gunakan tombol elipsis untuk memilihnya dari Daftar Akun.
  2. Account Name         : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan deskripsi dari nomor akun yang anda pilih.
  3. Amount                      : Pada kolom ini anda dapat mengisikan nilai nominal yang dicatat pada akun yang anda pilih.
  4. Catatan                       : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan catatan singkat sehubungan dengan pencatatan akun yang anda lakukan.
  5. Department               : Pada kolom ini anda dapat mengisikan nomor Departement yang berhubungan dengan Aktifitas yang anda catat jika diperlukan.
  6. Project                          : Pada kolom ini anda dapat mengisikan nomor Project  yang berhubungan dengan Aktifitas yang anda catat jika diperlukan.
  7. Apply to Item              : Anda dapat mencentang kolom ini, jika nilai nominal dari akun yang anda catat akan dialokasikan untuk menambah nilai perolehan item (barang) yang anda beli.
  8. To Other Vendor        : Kolom ini untuk memasukkan Vendor lain yang mengenakan biaya lain pada pembelian ini.

Detail Tabel Use DP

Detail tabel Use DP akan menampilkan informasi pembayaran uang muka atas pesanan anda kepada Vendor. Jika anda membuat Purchase Invoice berdasarkan pesanan pembelian (Select PO) dimana pesanan pembelian tersebut disertai dengan pencatatan uang muka pembelian, maka tabel detail Use DP ini akan secara otomatis menampilkan informasi uang muka pembelian sesuai dengan penginputan Uang Muka Pembelian yang telah anda lakukan pada saat pencatatan pesanan pembelian melalui Formulir Purchase Order (PO). Berikut penjelasan detail tabel use DP:

  1. Description       : Kolom ini secara otomatis menampilkan description dari item no -1 yaitu item tipe non inventory part yang digunakan untuk mencatat transaksi uang muka (Down Payment) pada formulir Pesanan Pembelian. Keterangan pada kolom Description ini dapat anda ubah sesuai dengan keterangan yang anda inginkan dengan cara klik tombol F2 pada kolom tersebut kemudian ketikkan keterangan yang anda inginkan.
  2. Tax                        : Jika pesanan pembelian yang mencatat uang muka ini dikenakan PPN maka kolom Tax ini akan secara otomatis menampilkan kode PPN tersebut.
  3. Total DP              : Kolom Total DP menunjukkan jumlah uang muka yang telah anda bayarkan kepada Vendor.
  4. Invoice No          : Kolom ini menampilkan nomor Purchase Invoice yang mencatat pengakuan uang muka pembelian tersebut.
  5. PO No                   : Kolom ini menampilkan nomor Purchase Order yang mencatat pengakuan uang muka pembelian tersebut.
  6. Inclusive Tax     : Jika aktivitas pesanan pembelian yang mencatat uang muka merupakan pesanan pembelian dengan harga per unit sudah termasuk pajak (inclusive tax) maka kolom ini secara otomatis akan terisi dengan keterangan YES.

Informasi Lainnya pada Formulir Purchase Invoice

  1. Sub Total              : Penjumlahan dari amount di dalam detail tabel item + detail tabel expense.
  2. Inv Tax No            : Pada kolom ini anda dapat mengisi informasi nomor seri faktur pajak sesuai dengan penomoran faktur pajak standar yang anda terima dari Vendor (Pemasok)
  3. Description           : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubungan dengan Faktur Pembelian yang anda catat.
  4. Discount                 : Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon dan jumlah diskon.
  5. Purchase Tax        : Nilai pajak dari pembelian akan otomatis muncul apabila pada pembelian ini Vendor dan barang yang dibeli sudah di atur kode pajaknya.
  6. Total                         : Field ini secara otomatis akan menampilkan nilai total pembelian anda kepada Vendor.

Video Tutorial………..

Melihat Daftar Penerimaan Barang (Receive Item) pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Semua transaksi penerimaan barang (receive item) yang telah anda catat akan direkap daam suatu daftar yang dapat dibuka dengan cara:

Klik menu utama List [Daftar] – Purchase [Pembelian] – Receive Item [Penerimaaan Barang].

Daftar Penerimaan Barang menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberpa kelompok:

1. Tombol menu pada Daftar Penerimaan Barang

  • New                : Tombol yang berfungsi untuk membuka formulir Penerimaan Barang yang baru.
  • Edit                 : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang tersorot, sehingga anda dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja. Pengeditan tampilan Receive Item dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Purchase Invoice.
  • Delete             : Tombol ini berfungsi untuk menghapus formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang tersorot. Pengahapusan formulir Receive Item dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Purchase Invoice.
  • Filter               : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Dftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.
  • Refresh         : Tombol ini berfungsi untuk mengupdate tampilan Daftar Receive Item sesuai dengan penginputan data yang terakhir.
  • Print               : Tombol ini berfungsi untuk mencetak Daftar Penerimaan Barang (List Of Receive Item).
  • Return(s)     : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan tabel yang berisi informasi daftar formulir retur atas Receive Item tersebut.
  • Find               : Berfungsi untuk mempermudah anda mencari Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang ingin anda edit, hapus ataupun cek.

2. Detail Daftar Penerimaan Barang

  • Receipt No          : Nomor surat Jalan Vendor (Receipt No)
  • Date                       : Tanggal penerimaan barang
  • Form No               : Nomor urut formulir penerimaan barang
  • Vendor Name     : Nama vendor pengirim barang
  • Due                          : Tanggal jatuh tempo sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati.
  • Description         : Keterangan yang anda ketikkan pada formulir Penerimaan Barang (Receive Item).

3. Klik Kanan Mouse pada Daftar Penerimaan Barang

  • New                              : Membuat Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang baru.
  • Edit                               : Membuka/mengubah Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang tersorot.
  • Delete                          : Menghapus Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang tersorot.
  • Outstanding Only    : Daftar Penerimaan Barang hanya menampilkan formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang belum ditagihi saja (belum diproses menjadi Purchase Invoice).
  • Sort by                          : Pilihan urutan secara acending (klik sekali) atau secara decending (Klik sekali lagi), berdasarkan judul kolom yang telah disediakan.
  • Filter                              : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Penerimaan Barang. Dengan filter ini, anda dapat menampilkan Daftar Penerimaan Barang (Receive Item)  berdasarkan: Filter nama vendor, filter status. dan filter tanggal formulir.
  • Refresh                         : Mengupdate tampilan Daftar Receive Item sesuai dengan penguinputan data yang terakhir.
  • Vendor                          : Membuka informasi detail sehubungan dengan vendor dari Formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang tersorot.
  • Return(s)                     : Menampilkan tabel yang berisi informasi daftar formulir retur dari Formulir Penerimaan Barng (Receive Item) yang tersorot.

 

Untuk video tutorialnya dibawah ini ya……….

Fitur Penerimaan Barang [Receive Item] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Pada saat anda memesan barang kepada vendor/supplier, ada kalanya vendor/supplier terlebih dahulu mengirimkan barang yang anda pesan, sedangkan tagihan (bill) akan dikirimkan setelah barang yang dipesan sampai ke Gudang anda. Dalam kondisi ini anda seharusnya sudah dapat mencatat bertambahnya persediaan barang, tetapi muncul satu masalah yaitu ketidakpastian nilai barang yang anda terima dan nilai hutang atas penerimaan barang tersebut karena masih harus menunggu tagihan dari vendor/suplier.

Agar aktifitas penerimaan barang dari vendor dapat langsung anda catat tanpa harus menunggu tagihan (bill) dari vendor, ACCURATE menyediakan satu form khusus pada modul pembelian yaitu form Received Item (Formulir Penerimaan Barang).

Dengan menggunakan Form Received Item (Formulir Penerimaan Barang), anda dengan leluasa dapat mencatat penerimaan barang dari vendor (DO Vendor) tanpa harus menunggu tagihan (bill) dari vendor.

Form Received Item (Formulir Penerimaan Barang) dapat dibuka dengan cara:

Klik menu utama Activities – Purchase – Received Item (Aktifitas – Pembelian – Penerimaan Barang); atau dapat dibuka dengan cara klik tombol Pembelian (Purchase) yang terdapat pada menu jelajah (Explorer);

Formulir Received Item

Tombol-tombol pada Formulir Receive Item

  1. Previous                                 : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Receive Item sebelumnya.
  2. Next                                          : Tombol yang berfungsi untuk membuka tampilan formulir Receive Item berikutnya.
  3. Preview                                    : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Receive Item di atas kertas.
  4. Print                                          : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan Formulir Item di atas kertas.
  5. Select PO                                  : Tombol yang berfungsi menampilkan daftar Purchase Order dengan status On process atas Vendor yang anda pilih.
  6. Get From Memorize             : Tombol ini berfungsi untuk mengcopy / memuat kembali transaksi Receive Item yang telah dimemorize ke detail Receive Item yang baru.
  7. Memorize Transaction        : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan detail formulir Receive Item, dimana detail yang sudah dimemorize dapat dicopy ke Formulir Receive Item berikutnya.
  8. Make Invoice                            : Tombol ini berfungsi untuk langsung membuatkan tagihan (faktur) dari aktifitas penerimaan barang yang anda catat tanpa harus keluar dari tampilan formulir Receive Item tersebut.
  9. Select From Project               : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Receive Item ini bersumber dari project.
  10. Tombol                                 : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Receive Item yang dibuat.
  11. Template                                   : Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Jenis rancangan formulir dapat anda setting dari menu utama Setup – Form Template.
  12. Save & New                               : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir penerimaan barang yang tampil sekaligus untuk membuka tampilan formulir penerimaan barang yang baru.
  13. Save & Close                              : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan formulir penerimaan barang yang tampil sekaligus untuk menutup tampilan formulir penerimaan barang (keluar dari aktifitas penerimaan barang).

Kolom-kolom pada Formulir Receive Item

  1. Form No              : Nomor urut formulir Receive Item
  2. Warehouse         : Pada kolom ini anda dapat memilih nama Gudang tempat barang yang diterima akan disimpan. Secara default ACCURATE telah menyediakan satu nama Gudang yaitu Centre, nama Gudang ini dapat anda ganti sesuai dengan nama Gudang anda dari menu List – Investory – Warehouse. anda juga dapat langsung menambahkan nama Gudang baru dari Formulir ini dengan cara memilih <New Warehouse>.
  3. Vendor                : Field ini secara otomatis menampilkan daftar nama vendor (pemasok) sesuai dengan Daftar Vendor yang telah anda buat sebelumnya. Klik tombol drop down pada field ini kemudian pilih nama Vendor dari barang yang Anda pesan. Jika vendor yang anda inginkan belum tercatat pada Daftar Vendor, Anda dapat membuatnya langsung pada formulir ini dengan cara klik <New Vendor>.
  4. Receipt No        : Pada kolom ini anda dapat mengisi nomor surat jalan yang anda terima dari Vendor.
  5. FOB                      : Pada feild ini terdapat dua pilihan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point). Jika formulir penerimaan barang anda buat berdasarkan PO (Select PO) maka field ini akan terisi otomatis sesuai dengan yang anda isi pada tampilan formulir Pesanan Pembelian (PO).
  6. Receive Date      : Anda dapat mengisi kolom ini dengan tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan barang dari vendor (tanggal barang tersebut sampai ke Guudang anda).
  7. Ship Date             : Anda dapat mengisi field ini sesuai dengan tanggal Formulir Delivery Order (Surat Jalan) yang anda terima dari Vendor.
  8. Ship Via                : Jika formulir penerimaan barang anda buat berdasarkan formulir pesanan barang (PO) maka field ini secara otomatis akan terisi sesuai dengan informasi Ship Via yang terdapat pada formulir pesanan barang (PO). Jika pada formulir tersebut informasi Ship Via tidak diisi maka informasi tersebut dapat langsung anda isi pada field dengan cara memilih jenis pengiriman barang yang digunakan vendor untuk mengirim barang yang anda terima. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, anda dapat membuatnya langsung dari Formulir ini dengan cara memilih <New Shipment>.
  9. Description        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubung dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat.

Detail Tabel Formulir Receive Item

  1. Item                 : Jika formulir penerimaan barang yang anda catat dibuat berdasarkan Pesanan Pembelian yang telah anda buat sebelumnya, maka detail item yang anda terima dapat anda isi dengan cara klik tombol Select PO yang terdapat pada bagian header formulir. Jika formulir penerimaan barang yang anda catat tidak berdasarkan Pesanan Pembelian, maka untuk mengisi field item anda dapat langsung mengatikkan nomor item yang anda terima pada field item atau anda dapat memilih item dari daftar item dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter (double klik pada field item)
  2. Description  : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan deskripsi dari nomor item yang anda pilih pada field item. Deskripsi item pada kolom ini dapat anda ubah atau tambah secara manual dengan mengetikkan deskripsi yang anda inginkan pada kolom tersebut.
  3. Qty                   : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan jumlah barang yang anda terima dari Vendor. Jika formulir penerimaan barang anda catat berdasarkan Pesanan Penerimaan (Select PO), maka kolom ini secara otomatis menampilkan jumlah barang yang anda pesan, jika jumlah yang diterima lebih kecil dari jumlah yang anda pesan atau sebaliknya maka anda dapat mengedit jumlah pada kolom ini sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya anda terima dari Vendor.
  4. Unit                : Kolom ini akan terisi otomatis dengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihlah jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
  5. Department : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor departemen yang berhubungan dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat jika diperlukan
  6. Project           : Pada kolom ini anda dapat memilih nomor project yang berhubungan dengan aktifitas penerimaan barang yang anda catat jika diperlukan.
  7. SN                    : Pada kolom ini akan ditampilkan serial number dari Item yang anda pilih.
  8. PO No             : Jika formulir penerimaan barang yang anda catat dibuat berdasarkan pesanan pembelian (Select PO) maka kolom ini secara otomatis menampilkan informasi nomor pesanan pembelian yang anda pilih.

Video Tutorial…………………

Menampilkan NIK pada Laporan Daftar Pelanggan

/0 Comments/in , /by

Menampilkan NIK pada Laporan Daftar Pelanggan

Berikut langkah-langkah untuk menampilkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) pelanggan pada Laporan Daftar Pelanggan di Accurate versi 5 :

1. Buka Laporan Daftar Pelanggan, dari menu Laporan | Daftar Laporan | Akun Piutang & Pelanggan.

2. Pada Report Format klik Kolom Tersedia, kemudian cari variable “Kolom Hitungan …” dan klik 2x pada salah satu variable kolom hitungan hingga berpindah ke kolom digunakan. Pada panduan ini, menggunakan variable Kolom Hitungan 1.

3. Kemudian ke Kolom & Filter, pada Kolom dan Filter Terpilih, centang  variable “Kolom Hitungan 1” dan jika ingin mengubah namanya menjadi NIK, bisa dengan klik 2x pada nama kolom atau tekan F2, ubah namanya kemudian Enter. Selanjutnya klik Ok pada Report Format tersebut.

4. Klik “Desain” dan akan tampil FastReport, kemudian klik Tab Data.

5. Pada tab Data, klik 2x pada kotak “IBX” dan akan tampil SQL Editor. Ubah SQL untuk variable Kolom Hitungan, yaitu yang sebelumnya adalah GET_REPORTCUSTOMFIELD.CUSTOMFIELD1 COLUMNVALUE_7,Kemudian ubah menjadi:
CUSTOMER.NIK COLUMNVALUE_7,

6. Selanjutnya simpan SQL yang telah diubah dengan mengklik tanda “checklist” lalu Simpan laporannya dan akan tampil form untuk penyimpanan, silakan simpan file tersebut di komputer Anda. File yang tersimpan format .fr3.

7. Setelah menyimpan file Laporan yang ter-design, untuk membuka-nya dilakukan dari menu Laporan | Daftar Laporan | Laporan Terdesain | klik pada “Nama”, kemudian klik impor lalu pilih file .fr3 yang sebelumnya telah disimpan.

 

Perhitungan Alokasi Diskon Faktur pada Masing-Masing Barang

/0 Comments/in , /by

Perhitungan Alokasi Diskon Faktur pada Masing-Masing Barang

 

Berikut informasi perhitungan Alokasi Diskon Faktur untuk dialokasikan ke masing-masing harga barang :

Illustrasi :
Buat Sales Invoice untuk beberapa item, kemudian dikenakan diskon faktur, contoh :

Kemudian ketika melihat laporan penjualannya hasilnya adalah :

Rumus Perhitungan Diskon untuk dialokasikan ke masing-masing barang :

Jadi dari kasus diatas, nilai diskon per barang dihitung dengan cara berikut ini :

Total Diskon Barang
A. 17.500.000 / 25.000.000 * 5.000.000 = 3.500.000
B. 7.500.000 / 25.000.000 * 5.000.000 = 1.500.000

Total Harga Barang Setelah Diskon
A. 17.500.000 – 3.500.000 = 14.000.000
B. 7.500.000 – 1.500.000 = 6.000.000

Melihat Daftar, Mengedit/Menghapus Purchase Order pada Accurate 5

/0 Comments/in , , /by

Daftar Purchase Order [Pesanan Pembelian]

Semua formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang sudah anda buat akan direkap dalam satu tabel yang disebut Daftar Pesanan Pembelian (List Of Purchase Order).

Daftar Pesanan Pembelian (LIst Of Purchase Order) dapat dibuka dari menu utama List – Purchase – Purchase Orde.

Tampilan daftar Purchase Order terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Tombol menu pada Daftar Purchase Order, terdiri dari:

  • New                         : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang baru.
  • Edit                          : Tombol ini berfungsi untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang tersorot, sehingga anda dapat mengedit/mengubah isi formulir tersebut. Atau membuka formulir tersebut untuk sekedar mengecek saja. Pengeditan tampilan Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
  • Delete                     : Tombol ini berfungsi untuk menghapus Formulir Purchase Order yang tersorot. Penghapusan Formulir Purchase Order dapat dilakukan dengan catatan formulir tersebut belum diproses pada Formulir Received Item atau Formulir Purchase Invoice.
  • Filter                        : Tombol ini berfungsi untuk  menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal, filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.
  • Find                         : Berfungsi untuk mempermudah anda mencari Formulir Purchase Order yang ingin anda edit, hapus ataupun cek. Pencarian formulir dilakukan berdasarkan <Invoice No> dan berdasarkan <Invoice Desc>.
  • Refresh                   : Tombol ini berfungsi untuk mengupdate tampilan Daftar Purchase Order sesuai dengan penginputan data yang terakhir.
  • Print                         : Tombol ini berfungsi untuk mencetak Daftar Purchase Order.
  • Proceeded by         : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.

2. Purchase Order List Detail, terdiri dari:

a. PO No                : Kolom ini menampilkan nomor Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang telah dibuat.

b. Date                   : Kolom ini manampilkan tanggal pembuatan Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order).

c. Status                : Kolom ini menampilkan status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order). Pada daftar ini terdapat tiga status Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order), yaitu:

  • On Process        : Formulir dengan status On Proses adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan belum diterima atau sudah diterima tetapi hanya sebagian dari total pesanan saja.
  • Closed                 : Formulir dengan status Closed adalah formulir pesanan dimana barang yang dipesan dibatalkan seluruhnya atau sebagian saja.
  • Full Received    : Formulir dengan status Full Received adalah formulir pesanan dimana seluruh barang yang dipesan telah diterima.

d. Vendor Name : Kolom ini menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

e. Expected           : Kolom yang menampilkan tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

f. Freight                : Kolom yang menampilkan taksiran biaya angkut.

g. Amount              : Kolom ini menampilkan jumlah nilai pesanan.

h. Deposit               : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka yang telah dibayar dari Purchase Order yang tersorot.

i. Deposit Used     : Kolom ini menampilkan jumlah uang muka dari Purchase Order yang tersorot yang telah dipakai untuk mengurangi hutang Faktur Pembelian.

j. Description        : Kolom ini menampilkan keterangan yang anda ketik pada Formulir Purchase Order.

h. Currency           : Kolom ini menampilkan informasi mata uang (currency) dari Vendor barang.

3. Klik Mouse Kanan

a. New                       : Untuk membuat PO yang baru.

b. Edit                       : Membuka (membuka) PO yang tersorot (aktif)

c. Delete                   : Menghapus PO yang tersorot. PO yang tersorot dapat dihapus dengan catatan PO tersebut belum diproses menjadi RI atau PI.

d. Filter Ctrl + F    : Tombol yang bersungsi untuk menampilkan kolom filter pada sebelah kiri tampilan Daftar Purchase Order. Dengan Filter, anda dapat menampilkan Daftar Purchase Order berdasarkan filter tanggal. filter mata uang, filter nama vendor dan berdasarkan filter status.

e. Sort by                 : Pilihan urutan secara acending (klik sekali) atau secara decending (klik sekali lagi), berdasarkan judul kolom yang telah disediakan.

f. Proceeded by     : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses Formulir yang tersorot. Dalam hal ini ada dua aktifitas yang dimaksud yaitu Aktifitas Received Item dan Aktifitas Purchase Invoice.

Cara Menghapus/Mengubah Formulir Purchase Order

Formulir Purchase Order yang telah anda simpan dapat anda hapus atau uabah pada Daftar Formulir Purchase Order dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Buka Daftar Formulir Purchase Order dengan cara klik menu utama List – Purchase – Purchase Order [Daftar- Pembelian – Pesanan Pembelian];
  2. Pada Daftar Formulir Purchase Order cari Formulir yang ingin anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor Formulir atau description formulir yang ingin anda edit atau hapus pada kolom FIND.
  3. Setelah Formulir yang ingin dihapus atau diedit tersorot langkah selanjutnya klik kanan Delete (klik tombol Delete) untuk menghapus formulir tersebut atau klik kanan Edit (Klik tombol Edit) untuk mengubah Formulir tersebut.

Catatan  : Formulir Purchase Order dapat dihapus/diubah dengan catatan formulir tersebut belum diproses menjadi receive item atau purchase invoice. Jika formulir Purchase Order tersebut telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice, anda harus terlebih dahulu membatalkan transaksi receive item atau purchase invoice tersebut baru kemudian menghapus atau mengedit formulir Purchase Order yang anda inginkan.

Untuk video tutorialnya dibawah ini………..

Fitur Pesanan Pembelian [Purchase Order] pada Accurate 5

/0 Comments/in , , , /by

Purchase Order (PO) merupakan suatu formulir yang dapat anda gunakan untuk mencatat aktifitas pemesanan barang kepada Vendor.

Pencatatan aktifitas Purchase Order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Aktifitas ini hanya mengubah status item yang dipesan menjadi On Purchase.

Meskipun pada dasarnya aktifitas ini tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, tetapi jika aktifitas ini disertai dengan pencatatan pembayaran uang muka kepada vendor, maka aktifitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaan

Formulir Purchase Order

Tombol – tombol pada Formulir Purchase Order :

  1. Previous                             : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order sebelumnya.
  2. Next                                      : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
  3. Preview                               : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan Formulir Purchase Order selanjutnya.
  4. Printer                                 : Tombol yang berfungsi untuk mencetak tampilan formulir Purchase Order di atas kertas.
  5. Down Payment                 : Tombol yang berfungsi untuk membuka Formulir Purchase Invoice untuk pencatatan tagihan uang muka dari Vendor.
  6. Requisition                        : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar Formulir Permintaan Pembelian yang belum diproses menjadi pesanan pembelian.
  7. Receive Item                      : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Receive Item atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
  8. Purchase Invoice             : Tombol yang berfungsi untuk langsung membuat formulir Purchase Invoice atas pesanan yang anda buat tanpa keluar dari formulir Purchase Order.
  9. Get From Memorize      : Tombol ini berfungsi untuk mencopy / memuat kembali Transaction order yang telah dimemorize ke detail purchase order yang baru.
  10. Memorize Transaction : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan detail Purchase Order. Sehingga detail order yang telah disimpan tersebut dapat dicopy di Purchase order berikutnya.
  11. Select From Project       : Tombol ini berfungsi untuk memilih nama project yang membutuhkan item untuk dibeli, sehingga akan ditampilkan item-item yang diinput pada Work Price Analysis dalam RAB project tersebut, bila Purchase Order ini bersumber dari project.
  12. Template                           : Field yang berisi jenis rancangan formulir. Pada kolom ini anda dapat memilih jenis rancangan formulir yang anda inginkan. Secara default kolom ini menampilkan template Purchase Order. Jika anda belum memiliki template khusus untuk formulir ini, anda dapat menggunakan template default untuk mencetak tampilan Purchase Order yang anda buat.
  13. Help ?                                 : Tombol untuk membuka menu bantuan.
  14. Save & New                       : Tombol ini berfungsi untuk menyimpan tampilan Formulir Purchase Order yang telah anda buat sekaligus untuk membuka tampilan Formulir Purchase Order yang baru.
  15. Cancel                                 : Tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan Formulir Purchase Order atau keluar dari Formulir Purchase Order tanpa melakukan penyimpanan.

Kolom – kolom pada Formulir Purchase Order

  1. Kolom Vendor               : Field ini secara otomatis menampilkan daftar nama vendor (pemasok) sesuai dengan Daftar Vendor yang telah anda buat sebelumnya. Klik tombol drop down pada field ini kemudian pilih nama Vendor dari barang yang anda pesan. Jika Vendor yang anda inginkan belum tercatat pada Daftar Vendor, anda dapat membuatnya langsung pada formulir ini dengan cara klik <New Vendor>.
  2. Kolom PO Number       : Pada field ini anda dapat mengisi nomor Formulir Purchase Order sesuai dengan penomoran pada Perusahaan anda.
  3. PO Date                              : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal pemesanan barang kepada Vendor.
  4. FOB                                      : Pada field ini terdapat dua pilihan Syarat Penyerahan Barang, yaitu FOB Shipping Point (Free On Board Shipping Point) dan FOB Destination Point (Free On Board Destination Point).
  5. Terms                                  : Pada field ini, anda dapat memilih syarat pembayaran (Terms). Gunakan tombol drop down untuk memilih syarat pembayaran (Terms) yang anda inginkan. Jika ternyata daftar syarat pembayaran (Terms) belum ada, anda dapat langsung membuatnya dari formulir Purchase Order dengan memilih <New Terms>.
  6. Ship Via                              : Pada field ini anda dapat memilih jenis pengiriman barang yang akan digunakan untuk mengirim barang yang anda pesan. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, anda dapat membuatnya langsung dari Formulir Purchase Order dengan cara memilih <New Shipment>.
  7. Ship To                                : Pada field ini anda dapat mengetikkan alamat pengiriman barang yang dituju. Secara default, field ini akan terisi sesuai dengan alamat perusahaan pada Setup Company Info, anda dapat mengubahnya sesuai dengan alamat pengiriman barang yang anda inginkan.
  8. Rate                                      : Field ini secara otomatis muncul pada saat anda memilih Vendor dengan mata uang Asing. Anda dapat mengisi kolom ini sesuai dengan nilai tukar (rate) yang berlaku pada saat pemesanan barang terjadi.
  9. Expected Date                  : Pada field ini anda dapat mengisi tanggal taksiran barang yang dipesan akan diterima.
  10. Description                        : Pada kolom ini anda dapat mengetikkan keterangan singkat sehubungan dengan aktifitas pesanan pembelian yang anda catat.
  11. DP Account                         : Field ini secara otomatis akan menampilkan akun dengan tipe Account Receivable. Pada field ini anda dapat memilih akun yang akan anda pakai untuk mencatat Uang Muka Pembelian.
  12. Est. Freight                          : Pada kolom ini anda dapat mengisi taksiran biaya angkut yang harus ditanggung perusahaan atas aktifitas pembelian tersebut.
  13. Freight Account                  : Pada kolom ini anda dapat memilih akun tipe Cost Of Good Sold yang nantinya akan digunakan mencatat jumlah biaya angkut yang anda catat (Akun ini akan mencatat biaya angkut pembelian pada saat PO yang anda buat sudah dibuat tagihannya/invoicenya).
  14. Discount                                : Jika discount % diisikan field ini langsung menghitung jumlah potongan, tetapi field ini juga dapat diisi secara manual dengan mengetikkan angka. Biasanya pengetikan manual ini akan menghitung potongan yang sifatnya pembulatan (sulit dipersentasikan).
  15. Total                                       : Menghitung otomatis Subtotal – Discount + Est Freight. Jika Option Inclusive Tax di atas diaktifkan, maka PPn dihitung secara Inclusive, berarti total sudah termasuk PPN, maka di belakang total diberikan kata [Tax Included].

Check Box pada Formulir Purchase Order

  1.  Vendor Is Taxable  : Field option ini akan otomatis tercentang, jika pemasok (vendor) yang anda pilih merupakan PKP (Tax/PPN untuk pemasok tersebut sudah disetting).
  2. Inclusive Tax            : Aktifkan option box ini jika harga pesanan tersebut adalah harga sudah termasuk PPN di dalamnya. Field ini aka terlihat aktif jika field Vendor is Taxable di atasnya aktif.
  3. Closed                         : Jika jumlah kolom Raeceived sudah sama atau melebihi dari kuantitas yang dipesan maka check box Closed akan tercentang otomatis, hal ini menginformasikan bahwa semua barang yang dipesan telah diterima. Tetapi jika ternyata terdapat sebagian barang belum diterima, dan barang yang belum diterima tersebut akan dibatalkan atau anda ingin membatalkan barang yang anda pesan, maka anda dapat mencentang check box secara manual. Mencentang check box Closed secara manual akan mengubah status Purchase Order tersebut menjadi Closed.

Detail Tabel Formulir Purchase Order

  1. Item                  : Pada kolom ini pilih jenis barang yang akan dipesan. Gunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter atau click ikon untuk memilih item dari daftar item.
  2. Description    : Kolom ini secara otomatis menampilkan deskripsi dari nomor barang yang anda pilih. Deskripsi barang pada kolom ini dapat anda ubah dengan keterangan lain yang lebih spesifik.
  3. Qty                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi jumlah item yang dipesan.
  4. Unit                   : Kolom ini akan terisi otomatis sengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
  5. Unit Price       : Pada kolom ini anda dapat mengisi harga pesanan per satuan barang.
  6. Disc %               : Pada kolom ini anda dapat mengisi discount item barang.
  7. Tax                     : Pada kolom ini anda dapat mengisi kode pajak PPN.
  8. Amount            : Kolom ini akan otomatis terisi dengan nilai Qty item yang dipesan dikali dengan unit price.
  9. Received           : Kolom ini menampilkan jumlah item yang telah diterima.
  10. Closed               : Kolom ini akan tercetang otomatis jika Purchase Order yang anda buat telah diproses dalam transaksi receive item atau purchase invoice.

Untuk Video terkait bisa disimak dibawah ini…..